浅谈汇报类PPT的特点与设计思路

摘要：PPT 作为一款广为人知的演示文稿制作软件，其在教育、商务、政府机关等各种场合广泛应用。不同类型的场合，PPT的设计思路、呈现方式等不尽相同。本文重点围绕汇报类PPT的特点进行分析，对设计思路和相关注意事项进行探讨，以更好地发挥汇报类PPT的作用。

关键词：汇报类PPT，特点，设计思路

随着互联网的不断发展，PPT 在各行各业的汇报中得到了广泛应用。PPT制作的质量，直接影响到了演讲者的发挥和受众接收信息的程度。因此，如何制作一份高质量的PPT，在规定的时间内高效地、清晰地传递给受众显得尤为重要。

一、汇报类PPT 的特点

与其他类型的PPT相比，汇报类PPT 有着以下几个典型的特点：

1.风格以简洁为主

汇报类PPT其主要的使用场合是在汇报场合中，无论汇报的内容或汇报对象，汇报最终目的是让在场的观众听得懂看得懂。因此，此类PPT大多数都是以简洁的风格为主。背景色为蓝色、红色的居多，一部分情况以汇报行业的代表色出现，少有多种颜色的搭配。

2.内容框架清晰

一般情况下，不管是商务汇报，还是政府机关的汇报，汇报的内容结构是相对清晰的。例如在机关里经常出现的现状分析、主要成绩与不足、未来规划等几个固定的模块。不像其他类型的PPT，存在多变的模糊的内容框架。

3.页面文字较多

通常情况下，当汇报的内容较为重要，且为引用的内容时，大段文字会出现在页面上。有时，制作PPT 的人不一定是汇报的人，由于汇报人对内容不熟悉，会要求将提示性的文字直接呈现在汇报内容页上。因此，汇报类PPT 会不可避免的出现一些引用的文字或提示性的文字，使得页面的文字偏多。

4.图表出现频繁

为了给受众带来更加直观具体的印象，通常汇报类的PPT会大量运用图片来辅助说明汇报的内容，用表格数据来说明发展趋势。

二、汇报类PPT 设计思路

当前，层出不穷的PPT网站，免费的或者付费的模板，无疑为PPT制作者解决了版面设计这一大难题。但模板始终无法百分之百贴合汇报的主题。设计一份符合汇报主题的PPT，还需要制作者有着清晰的设计思路。

1.梳理内容的逻辑关系

在开始制作PPT前，制作者首先要对汇报的内容进行系统地梳理，整理出内容的整体框架。可以用纸和笔列出提纲，也可以用思维导图辅助整理出框架。这一方面有利于制作者对汇报内容有系统地深入地了解，另一方面使得PPT 的结构框架更加的清晰有条理。除此之外，每部分内容之间的逻辑关系，比如常见的并列关系，对比关系，循环关系等，也可以通过梳理大概构建出逻辑框架。这样一来，制作者可以根据梳理出的框架预估幻灯片的数量，页与页之间的对应关系等。有些制作者会将梳理好的提纲直接转化为PPT格式进行制作，有的则是根据提纲进行依次创作。制作时用smartart或者各类PPT 网站上的图示库素材以辅助表达这些关系。

2.设计符合主题的版式

根据汇报的主题，设计一个符合主题的版式，包括背景、配色方案、字体等的设计。如今各类PPT 模板下载的网站，无疑为制作者提供了参考价值。但一个精美设计的版式离不开制作者的专业定制。专业的制作者会根据汇报的内容，汇报的行业等因素，设计出一个既贴合主题，又能迎合受众审美的版式。例如汇报行业若是航空行业，一般会采用飞机或空乘人员等能代表行業特征的图片元素来作为主题背景。在配色方案上，商务类的近几年流行商务蓝，商务黑等较为沉稳的颜色作为主色调。一些具有鲜明行业特色的，例如环保行业的一般采用绿色为主色调。

3.关注受众的体验

PPT最终是呈现给受众的，受众的体验是不能忽略的。因此，制作者除了考虑汇报内容之外，还应该考虑到汇报的对象，既受众。很多关于制作PPT 的课程中都提到设计的四大原则，源自于美国Robin Williams在《写给大家看的设计书》里提到的“对比、重复、对齐、亲密性”。这四个原则，运用到PPT 中，都是非常符合受众阅读习惯和审美心理的。因此，在制作PPT 时，很有必要站在受众的角度，用受众的眼光去安放每一段文字，每一张图片及每一份图表。

三、几点注意事项

1. 运用适当适量的动画

适当适时适度的动画极其重要。一方面可以缓解受众对于静态画面的审美疲劳，另一方面可以辅助汇报者更好地演示其内容。比如说在汇报数量增长时，一般会用从下方飞入的动画，以辅助说明增长的动作。但是过于复杂的动画，一方面会让受众觉得眼花缭乱，有种喧宾夺主的感觉，另一方面，由于汇报时间有限，更易耽误汇报时间，影响汇报进度。

2.提前了解汇报者的演讲习惯

有时，PPT 制作者和汇报者不一定是同一个人。当汇报者另有其人时，制作者有必要了解汇报者的演讲习惯，比如关键点是逐一呈现在页面上还是全部出现，是否需要背景音乐烘托气氛等。提前掌握这些习惯，在设计和制作时都可以少走不少弯路。

3.提前了解汇报场地的设备状况

汇报场地的设备状况会直接影响PPT 的呈现效果。如果用高级版本的软件制作PPT，在一台低配版的设备上播放，那么呈现效果将会大打折扣。因此，制作者需要考虑PPT 保存格式的兼容问题及字体嵌入的问题，以确保PPT 在会场能正常呈现。此外，汇报场地的投影屏幕尺寸，是另外一个需要考虑的因素。目前PPT最为常见的两个尺寸为16：9 和 4：3。如果制作者用16：9的尺寸制作PPT，在4：3 的屏幕上原有的扁平化效果就无法很好的呈现。相反4：3 的尺寸投放在16：9的屏幕上，屏幕两侧会出现黑边。也许在现场可以进行临时的尺寸修改，但仍无法避免原尺寸页面上的一些元素在改后发生变化。因此，应尽可能避免发生这种情况。

参考文献：

[1]黄锦程.汇报型PPT制作规范[J]信息通信，2017（7）：265-267

[2]李君.汇报型PPT的设计与制作[J]电脑开发与应用，2012（12）：44-46

[3]Robin Williams.写给大家看的设计书[M].北京： 人民邮电出版社，2009.

作者简介：

林玫贝（1990年11月—），性别：女，民族：汉族，职称：研究实习员，学历：硕士研究生，研究方向：成人教育，单位：上海海关学院。