用友ERP-U8V 10.1财务软件教学常见问题探析

（华南农业大学经济管理学院 广东广州510642）

一、开展信息化教学的背景

信息技术的迅猛发展使人们的工作方式、学习方式、生活方式乃至思维方式发生了改变，也带来了企业管理手段和方法的巨大变化。企业资源计划（ERP）是建立在信息技术基础上，并将先进的管理思想与信息技术相结合，以系统化的管理思想，为企业员工及决策层提供决策信息的管理平台。ERP财务管理软件将人财物集中于平台上进行管理与控制，学习ERP财务软件可以掌握如何利用信息化手段开展会计核算，了解采购、库存、生产、销售、人事、财务等方面的综合信息化管理方法，全面理解企业资源调配与管控的手段，对于管理学科素养的培养及形成具有重要意义。本文针对用友U8V 10.1财务软件教学中高频率出现的一些常见问题进行梳理与探讨。

二、教学中的常见问题诊断及解决办法

在教学过程中，学生因为不熟悉软件功能和业务处理细节，经常会碰到一些困难，下面将常见问题进行梳理，希望能为教师和学生提供一些常见问题的诊断方法和处理方法。

（一）系统设置的问题诊断及处理。

问题1：无法修改账套。

原因诊断：学生以系统管理员身份登录建立账套后，没有改换账套主管身份登录，导致无法修改账套。此外，也可能因为账套已经启用并进行了一些核算，导致账套中的一些会计科目名称、编码长度等无法再被修改。

解决方法：在第一种情况下，应执行“系统|注销”命令，退出系统管理员身份，然后再以账套主管身份登录，并执行“账套|修改”，进行账套修改。在第二种情况下，建议按照实验要求重新建立一个账套。

问题2：想分类录入供应商档案时却无法进行供应商分类。

原因诊断：建立账套时忘记在“供应商是否分类”处进行勾选。

解决方法：在未录入任何供应商档案时，返回“系统管理”中，以账套主管身份登录，执行“账套|修改”命令，以修改账套的方式在“供应商是否分类”处重新进行勾选。需要注意的是：若已经添加录入了供应商档案，则无法修改。

问题3：出纳登录后无法处理业务，任务栏全部呈现灰色。

原因诊断：设置了出纳这一用户后，忘记为这个用户在账套中授权。

解决方法：系统操作员或账套主管登录到系统管理中，执行“权限|权限”命令，打开“操作员权限”对话框，选中目标账套，选中出纳这一用户，点击“修改”按钮，勾选出纳赋权栏目。

（二）企业应用平台日常业务处理的问题诊断及处理。

问题1：录入客户档案时，选择企业联系人时无法显示某业务员，从而无法勾选。

原因诊断：本企业人员档案录入时，忘记为业务员身份的员工勾选“业务员”选项。

解决方法：账套主管返回“基础设置”选项卡，执行“基础档案|机构人员|人员档案”命令，进入“人员列表”窗口，找到需要修改的员工档案，重新勾选“业务员”选项。

问题2：填制记账凭证时系统弹出提示框“凭证日期应大于等于启用日期”，无法保存凭证。

原因诊断：账套启用时，没有仔细选择启用日期设定在月初，导致错误启用日期之前的业务都无法填制凭证。例如启用日期若设定在本月20日，则导致1—19日发生的业务都无法按实际发生日期录入。

解决方法：建议按照实验要求重新建立账套，并正确点选账套启用日期在期初。

问题3：录入银行存款结算方式后无法弹出银行账辅助核算项。

原因诊断：在做“银行存款”科目设置时，没有指定“银行存款”科目，或者没有勾选辅助账类型为“银行账”。

解决办法：删除与“银行存款”相关的记账凭证，重新指定“银行存款”科目，并勾选辅助账类型为“日记账”“银行账”。

问题4：在分设收付转凭证种类的情况下，在录入了转账凭证以后，总是无法保存。

原因诊断：在制单员填制转账凭证时，没有留意点选凭证类别为“转账凭证”，而在填制凭证时因系统默认凭证类别为收款凭证，意味着要求借方必须有库存现金或银行存款，所以没牵涉到现金类科目的转账凭证是无法被系统保存的。

解决办法：将凭证类型正确点选为“转账凭证”类别。

问题5：制单员填制记账凭证后出纳无法签字。

原因诊断：有可能是因为系统设置时没有授权出纳签字权限，也有可能是总账模块参数设置时没有勾选“出纳凭证必须经出纳签字”，还有可能是因为没有指定库存现金、银行存款科目。

解决方法：如果系统设置时没有授权出纳签字权限，可以账套主管的身份登录系统设置，执行“权限|权限”命令，为出纳用户赋权；如果总账模块参数设置时没有勾选“出纳凭证必须经出纳签字”，可执行“总账|设置|选项|权限|编辑”命令，勾选“出纳凭证必须经由出纳签字”；如果是因为没有指定库存现金、银行存款科目，则可执行“基础档案|财务|会计科目”命令进入“会计科目”窗口，再执行“编辑|指定科目”命令，打开“指定科目”对话框，将“库存现金”和“银行存款”从“待选科目”窗口选入“已选科目”。

问题6：发现凭证有错却无法修改。

原因诊断：已经记账或者审核了的凭证不允许修改。

解决方法：先执行取消记账和取消审核，然后再修改。取消记账时，需要在“对账”窗口按下“Ctrl+H”，系统提示“恢复记账前状态”，退出“对账”窗口，执行“凭证|恢复记账前状态”命令，然后在“恢复记账前状态”窗口中点选该凭证，指定恢复该凭证的记账前状态。取消审核则需在取消记账后，由会计主管执行“总账|凭证|审核凭证”命令，点击“取消”，实现取消审核。

问题7：作废的凭证仍然占用着凭证号。

原因诊断：（1）可能是因为还没有执行“整理凭证”命令；（2）可能是因为全部的凭证已经执行月末记账，所以凭证号无法再整理重新排号；（3）可能是因为该凭证生成于业务子系统而传递到总账系统，因此在总账系统中无法删除并整理。

解决方法：第一种情况下，直接在总账系统中执行“整理凭证”命令即可；第二种情况下，需要像上面问题6所述的方法，指定恢复该凭证的记账前状态，然后再执行“整理凭证”命令删除作废凭证，并在系统弹出“是否还需整理凭证断号”信息提示框中选择“按凭证号重排”即可；第三种情况下，需要进入业务子系统中进行凭证删除，例如，如果是来自于应付账款子模块，则进入应付款管理子系统，在“单据查询”中删除该凭证。

（三）企业应用平台期末账务处理的问题诊断及处理。

问题1：期间损益结转数额比正确数字少。

原因诊断：在进行期间损益结转以前，还没有将本月之前做的所有记账凭证进行记账。

解决方法：以会计主管身份登录，执行“财务会计|总账|凭证”命令，进行“审核凭证”“主管签字”“记账”等步骤，完成记账，然后再重新结转一次期间损益。

问题2：月末记账后发现之前的记账凭证有错。在这种情况下，可以在“总账|期末|对账”窗口下，执行“Ctrl+H”，激活“恢复记账前状态”，然后点选“选择凭证范围”，指定需要消除记账的凭证号，实现反记账。

三、教学建议

（一）教师应对系统管理员和账套主管的权限重点进行梳理与区分。很多学生分不清系统管理员与账套主管的职责和权限，例如，系统管理员负责账套的输出与引入，账套主管才能修改账套，等等，教师应让学生仔细进行梳理，并在课堂上做总结交流。

（二）帮助学生厘清业务数据流转的逻辑主线。例如在启用总账与应收、应付系统的情况下，销售形成的应收款数据和采购形成的应付款数据都是从应收应付系统流转至总账系统，所以相应业务凭证的修改都应该进入应收、应付系统中。又如，企业人员档案的类别信息录入会影响到后面薪酬业务处理的计算和归集。

（三）教师可以引导学生自行设计不同的实验操作，适当增加一些业务障碍，不断试错和纠错，从而更好地理解软件系统内账务数据间的逻辑关联。例如可以让学生自行设计12月份的简单业务处理，可以涉及到一般教材没有提及的年末结转处理。值得一提的是，在U8V 10.1版本下，取消了年度结转，能够进行多年的业务持续处理和分析。即支持在新建账套时，参照一个已有账套的某个年度来建新一年的账套，被参照账套所选年度的基础档案、基础设置可以自动复制到新账套，同时被参照账套所选年度中的12月期末数据可以选择性结转到新账套。

（四）教师可结合实验业务操作，适当进行案例数据分析，提升学生对企业财务信息化应用的理解。例如，在编制财务分析表以后，结合实验案例的行业，分析其主要财务指标以及产品毛利率等指标的优劣。