论用友U8基础档案的建立

黄辉+郑毅

摘要：文章介绍了用友U8中总账工具的使用步骤及注意事项，以帮助使用者提高基础档案的输入效率。

关键词：U8 总账工具

中图分类号：F233 文献标识码：A 文章编号：1002-5812（2017）11-0096-02

在使用用友U8的各项功能之前，首先需要建立账套（含一个默认的账套库），这是一项必不可少的操作。该项操作由系统管理员（Admin）使用“系统管理”功能可以很快地完成。然而，这个刚建好的账套，实际上只是一个空容器，在计算机中是以数据库文件的形式存在，它主要用来存放业务处理所需要的初始数据以及将来发生的各项经济业务数据。此后，需要由具备“公用目录设置”权限的操作员将事先整理好的基础档案输入到账套中，作为后续业务处理的起点。通常，基础档案包括部门档案、职员档案、会计科目、存货档案、往来单位档案等，涉及的内容较多。基础档案的输入是一项繁杂的工作，输入的工作量很大。为了减轻该项工作的工作量，U8提供了一些基础档案设置的工具，如果能够很好地利用这些工具，则可以大大减少该部分输入的工作量，从而极大提高工作效率。

一、参照已有账套建账方式

系统提供建立全新空白账套和参照已有账套建账两种方式，满足新用户全新使用和老用户扩展使用的要求。如果由于扩展分支机构等其他原因，需要建立一个与已有账套相似的账套，包含相同的基础档案和某些期初数据，可以选择“参照已有账套”方式建账。从而在建立账套的同时顺便完成基础档案的输入。

具体操作如下：

1.选择某个账套作为本次建账的来源账套。系统将现有的账套以下拉框的形式在此欄目中表示出来，只能选择不能输入或修改。

2.选择所选来源账套的所有会计年度，表示要参照这个账套该年度的档案和产品信息进行建账。

3.结转档案必选，不可取消，表示参照建账时来源账套的基础档案自动复制到新建账套中。

4.如果需要把来源账套中某些模块的期初数据结转到新账套，勾选此项，后续还将选择具体产品结转；如果不勾选，新账套中可以手工录入各种业务期初数据。

5.在选择结转内容时分别选择需要结转的业务产品，包括各子产品的产品档案和期初数据，系统将在建账后按照勾选从来源账套结转相应产品数据。

6.根据前面选择的内容进行建账检查，分别检查来源账套的数据是否满足各项结转要求，并列出详细检查结果。如果有产品不满足结转要求，则不允许继续建账。

参照已有账套建账方式如图1。

二、利用总账工具

利用总账工具可以实现两个账套之间基础档案的快速复制，如果两个账套的会计年度一致，还可以实现账套中记账凭证的复制。

基本操作方法如下：

1.首先要准备好一个提供基础档案数据的账套，称为数据源；还要新建一个账套，称为目的数据，以接收数据源提供的基础档案，要求新建账套的相关档案编码方案与提供数据的账套档案编码方案一致，并且新建的账套中准备接受的档案内容是空的。比如提供数据的账套会计科目的编码方案是4-2-2，则要求接收数据的账套中会计科目的编码方案也应该是4-2-2，并且接收数据的账套中会计科目库应该是空的。

2.启动总账工具，首先在数据源选项中注册提供数据的账套，可以有两种数据源供选择，一种是文本文件或者Access文件，另外一种是SQL Server数据库文件，具体要看提供数据的账套是用哪一种数据文件，用友U821以上的版本都是选择SQL Server数据库。如图2所示。

3.注册数据源时需要输入SQL Server服务器名称（默认为本地计算机名），SQL Server服务器超级用户名称（默认为sa），SQL Server服务器超级用户密码，提供数据的账套号及会计年度。如图3所示。

4.完成数据源注册以后还需要注册目的数据，与登录系统的其他模块一样，输入正确的账套号、会计年度、操作日期等信息。如图4所示。

5.数据源以及目的数据注册成功以后，就可以开始基础档案的复制了。在需要复制的基础档案图标上双击即可完成。值得注意的是，基础档案的复制是有一定操作顺序的，应先从最基本信息开始，否则将无法正确完成。比如个人目录复制应在部门目录复制完成以后才能开始，凭证的复制应该在会计科目、凭证类别、外币币种等内容复制完成以后才能开始。如图5所示。

6.各部分档案复制成功以后系统会有相应的提示信息，例如会计科目复制成功以后的提示信息。如图6所示。

参考文献：

黄辉.会计信息系统理论与实践[M].大连：东北财经大学出版社，2017.

作者简介：

黄辉，男，华东交通大学经管学院教师；研究方向：会计信息化。