基于OA系统的财务报销流程设计与实现研究——以K医院为例

（福建医科大学附属口腔医院 福建福州350002福建农林大学管理学院（旅游学院）福建福州350001）

办公自动化系统（OA系统）是面向组织的、在日常运作与管理过程中用于公文审批和归档处理的应用系统，该系统推行的是一种无纸化的办公模式，可以起到信息通道的作用。

现有文献大多是关于OA系统在医院信息化管理中实现办公自动化的研究应用，对利用OA系统科学设计财务报销流程，进而提高单位内控和预算管理水平的研究较少。宋杰（2013）和程志伟（2014）从不同角度对医院行政办公自动化系统的建设和应用进行了分析研究，提出医院行政办公自动化系统建设的改进建议。彭生 （2017）和张拥军（2011）分析了行政事业单位传统报销与网上报销的差异，探索实施网上报销的模式。本文以K医院为例，具体介绍如何利用OA系统对财务报销流程进行科学设计，帮助财务管理者提高财务服务实时效率，促进单位价值创造，进而提出通过深化流程设计，优化单位内控和预算管理的建议。

一、基于OA系统的报销流程的设计背景

员工是医院最重要、最具有创造力的资本。财务工作不应该以报销为手段来考虑如何管控员工，而是应该使员工在报销中有更好的体验。财务部门需要关注员工在报销中花费了多少时间，如贴票、提交、审批、与财务部门交流等花费了多少时间，这些时间对于医院来说都是应该控制的成本。

K医院是一家集口腔医疗、教学、科研、预防于一体的三级甲等专科医院，设有近二十个口腔临床二级诊疗科目，口腔重点专业技术水平和质量位于全国前列。医院设有一个院区、四个分门诊部，几十个科室、部门，管理层次分为四级，设有医生、护士、教学、科研、预防保健及行政后勤专兼职管理人员等不同专业类别。K医院的报销业务涉及面广、业务沟通复杂、票据流转环节多、审批流程长，在以提供技术劳务为主要服务方式的K医院，压缩员工在报销中花费的时间成本显得尤为重要。

二、K医院原有的报销流程及缺陷

（一）原有的报销流程。K医院原有的报销模式采用手工流转报销的方式。经办人在报销时必须预先填写纸质的单据，由各级领导在纸质单据上审批签字，在多个部门间流转，最终由经办人凭审批后的单据到财务部门进行审核报销。在原有的报销流程下，无论是否是课题经费，均采用统一的报销流程。具体流程为：经办人填写报销单→经办科室负责人签字→财务科长签字→业务分管领导签字→院长签字→出纳审核付款。

（二）原有报销流程的缺陷。

1.纸面传递时间长，报销困难。K医院设有几十个科室部门，报销业务繁杂，手工流转环节多，随附单据多，对于普通员工来说，要基于纸面传递的要求把所有的票据一张张粘贴好，填好报销单据，找相关领导签字，最后拿给财务部门，并回答财务部门提出的诸多问题，员工体验较差。

2.填报单据经常出错，财务部门工作量大。纸面传递很难完全避免手工作业的先天缺陷，在工作过程中容易出现疏忽与意外，造成报销延误与单据遗失，纸质单据上经常出现金额大小写不一致等问题，单据涂改现象比较严重。财务人员需要当面询问经办人所提交的原始单据、告知其下一个操作步骤以及报销的进展情况等，增加了财务人员的工作量，影响了财务部门的日常工作。

3.报销效率低下，责任不清。医院组织机构庞大，日常业务流程复杂，领导事务繁忙，一旦遇到领导开会、出差等情况，会影响报销的效率，延长报销周期，难以掌控财务工作进度。手工报销流程效率低下，难以分清流程不畅的原因和责任。

4.审批缺少归口环节，信息化程度低。手工流转的审批流程无法进行数据的收集、归纳、抽取，无法实行信息化管理，流转无痕迹。原有的报销流程没有设计财务预算执行记录和归口职能科室审批环节，预算执行实时记录不能前移至报销环节，没有利用信息化技术嵌入内控管理。

三、K医院基于OA系统的报销流程设计

由于原有的手工流转报销模式存在上述诸多缺陷，K医院利用现有的OA系统，针对财务报销流程进行了开发与建设。在设计的相关流程中，很好地将规范的单据填制格式和内控要求及预算归口等进行固化，高效利用OA系统的信息通道，科学地解决了手工流转报销模式存在的诸多问题，同时对相应的数据信息进行了收集、分类和归口管理，有助于医院的预算和内控管理。现以K医院在OA系统中设计的八类报销审批单之一——费用类支出转账（现金）付款审批单为例，介绍如何利用OA系统设计与实现医院的财务报销流程。

（一）OA系统报销流程的设计逻辑。费用类支出转账（现金）付款审批单适用于年初科室有预算，医院某项经济事项的所有证明材料已完整提交，根据业务开展符合医院转账付款（或支付现金）的事项；也适用于医院某项经济事项所有证明材料已完整提交，根据业务开展确实需要医院先付款，收款单位后提供发票的事项，该类事项应通知收款单位将发票寄送至经办人，发票由经办人签名，科室负责人审核，并送交财务审核人。经办人在提交该审批单时一并提交经济事项发生的所有证明材料（除有明确规定外，包括但不限于发票、各类申请表、委托书、业务经费测算表、相关管理方案或文件资料、各类合同、零星修缮决算书等）。该审批单由经办人发起，由财务审核人负责打印；财务审核人审核时应把关经办人提交的发生经济事项的所有纸质证明材料是否完整。该审批单用于非课题经费报销时，在OA系统上走完相应的报销签批流程后，由财务审核人打印并送财务科长手工签字，再送院长签字。

（二）OA系统下报销流程的具体签批流程。如右上图表所示。

四、K医院基于OA系统实施报销流程的主要成效

（一）固化报销格式，确保凭据质量。财务人员与计算机专业技术人员共同对系统进行开发，将规范的报销单据格式、所需提交的原始单据、下一个操作步骤以及报销的进展情况等固化嵌入OA系统，避免手工作业的先天缺陷，确保了报销凭据的质量。

（二）提高信息流通速度，加快办事效率。对于OA系统下报销流程的设计和实施，经办人只需在系统中提交审批单，即可将庞大复杂的医院日常经济业务相关信息在各个环节中签批流转，减少替代了原手工流转报销的中间环节，降低了员工在报销中花费的人力成本。

（三）规范报销流程，加强内部控制。基于OA系统的报销流程使全院员工角色分配明确，职责、权利划分明确，报销流程清晰、可控，各级签批权限规范、明确，具体事务责任到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象，工作流程的设计固化、约束、加强了医院的内部会计控制。

费用类支出转账（现金）付款审批单流程表

费用类支出转账（现金）付款审批单流程图

（四）整合医院资源，实施预算管理。基于OA系统的报销流程，将医院的各类资源集成在一个统一的平台上，对各类报销事项进行分类归口管理，便于预算执行动态监控与反馈报告，定期对系统统计的数据进行预算执行差异分析，研究、解决预算执行中存在的问题，提出改进措施，协助财务人员做好经费管理调配，同时协助管理者做出合理的资源分配与利用。

五、K医院实施基于OA系统的报销流程后存在的问题及优化建议

（一）存在的问题。

1.在实施基于OA系统的报销流程中，经办人在提交审批单的同时没有在线上传必要的原始凭证。在OA系统的签批流程结束后，经办人有时不能及时提交纸质证明材料，导致财务人员打印审批单后，不能及时提交主要领导签字。

2.院内员工以往的传统手工报销观念尚未转变，在OA系统下的报销流程的实施初期还面临着许多阻碍。例如：经办人对操作流程不熟悉、填写审批单不完整、不知如何区分各类审批单、经常忽略区分是否是课题经费等。

3.建立网上报销系统对安全性提出了更高要求，整个流程涉及到网络安全、数据安全、操作系统安全，进一步关系到医院的资金安全及会计信息安全。

4.计算机系统所采用的技术、实现方法日新月异，财务人员在未来需要根据业务的发展不断优化流程，这就要求办公自动化系统不断完善、改进，以适应时代的发展需求。

（二）优化建议。

1.强化人员培训。基于OA系统的报销流程的推进应当循序渐进，在此过程中，人员培训必不可少。网上报销是现代信息社会的新事物，由原有的手工报销流程转变为网上报销流程，需要员工在观念上逐步跟进。网上报销实现了跨部门的业务流程运作，可以使更多的部门和人员参与到网上报销工作流程中，因而培养参与人员的理念和操作能力，定期进行操作经验的积累和推广，对于保障网上报销系统的顺利实施有很大帮助。可以采取现场讲解与模拟演练相结合的培训方式，也可以采取“走出去，请进来”的办法，到办公自动化开展情况较好的兄弟医院考察学习，还可以邀请专业人士来院介绍经验、传授知识等。

2.落实岗位职责。在基于OA系统的报销流程的设计与实现过程中，财务部门要与各环节人员进行充分交流，了解医院的运营模式及流程中的关键节点，明确各岗位的职责和审核要素，明确各环节人员的责任权限，这种工作流程的约束机制，将带来科学化、规范化和制度化的管理理念，减少工作中的人为失误。平时应注意对每一步的质量处理进行量化分析，及时找出延误处理的症结，加快办事进度，避免推卸责任。

3.深化内控设计。办公自动化的技术含量较高，需要专业技术人员不断地对系统进行开发、升级和维护，因此，财务人员在强化落实内部会计控制制度的基础上，应分析研究业务层面和单位层面内控制度的嵌入，在与计算机专业技术人员共同保障医院办公自动化系统安全性的同时，深化对单位全面内控业务和技术信息系统的设计更新，并做出相应调整，促进单位内控由内部会计控制向业务层面和单位层面不断拓展和完善，进而实现单位内控制度的全面落地。

4.促进预算管理。确保所收集数据的格式、口径一致是开展全面预算的基础。在预算管理系统没有上线之前，可以利用现有的OA系统，研究开发高效的汇总、审核、分析和数据挖掘功能，实现与Excel的无缝衔接，实现各种数据都可以文本的方式导出和引入，满足数据共享需求，初步形成对财务与业务的执行情况实现动态控制、对资金和费用预算的实时控制和对业务预算的动态查询工作机制。