外事出访项目间知识转移研究

李宗浩 白桦 王敏

[摘 要]新的历史时期下，随着我国国际地位的提升和中国特色大国外交的推进，外事出访工作被赋予了更高的使命和意义。外事（因公）出访工作作为各单位的重点工作，管理水平和精细化程度不断提高，但是由于外事工作知识量大，过程繁杂，往往在办结之后得不到制度性的总结归纳，造成项目健忘症。文章旨在分析外事出访项目间的知识和经验的转移，提出相关的合理建议，为外事管理提出新角度、新方法。

[关键词]外事工作；外事出访项目；知识转移

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.36.065

1 知识管理和知识转移相关理论

1.1 知识管理基本理论

“知识”起源于拉丁语“知道”、“noscere”和“边缘”，最初可能意味着“过程”或“行动”。知识管理的概念比较丰富，各国学者科研机构有着相似或不同的界定。著名管理学家阿肖克·贾夏帕拉认为，知识管理是利用适当的技术和文化环境，开发、利用和共享人类的知识，以增加组织智力资本，提高绩效的过程。

1.2 知识转移理论

1.2.1 基础理论

管理学家Davenport认为，知识转移是知识由知识发送方传递给知识接收方，知识接收方对接收的知识要加以吸收：一是知识转移是知识从知识源到知识受体的传递过程；二是知识转移包括知识受体对知识的吸收以及对知识源的反馈过程；三是知识转移的目的是使知识受体掌握知识源的知识。

1.2.2 知识转移影响因素

Teece认为影响因素包括源单元知识存量价值、源单元的激励水平、传输渠道、目标单元的激励水平和目标单元的吸收能力。

2 外事出访工作

2.1 外事的概念

夏书章指出外事管理就是中央非外交部门、地方政府以及国家其他社团机构依法与境外的机构和个人所进行的一切和平交往的活动。广义外事指在狭义外事的基础上增加外交事务。

2.2 外事出访项目管理是典型的项目管理工作

外事出访项目是国家机关及其附属单位、机构、组织因公出外活动的统称。外事出访项目可分为外交出访活动和一般出访活动。外交出访活动是一国国家元首和政府首脑、重要领导人为参与国际关系、维护国家利益，对其他国家、地区或国际组织进行的访问活动。一般外事出访活动是指政府机关、国有企事业单位以拓展业务关系、促进对外交流为目的对其他国家、地区或社会组织进行的访问活动。外事出访管理是指在外事工作中运用外事政策、外事知识和项目管理方法，在计划的时限内完成办理工作，达到拟定期望和目标的管理工作。因此，外事出访工作属于项目管理工作，符合项目间知识转移研究的要求。

2.3 外事出访全过程知识转移分析

2.3.1 出访全过程的图表

2.3.2 出访前期准备

此阶段工作是依照当年本单位外事计划安排，结合本单位工作实际或结合与外方相关协议和约定，与外方邀请单位联络赴外出国具体的邀请事宜，包括出具邀请信和拟定公务安排等工作。

2.3.3 申报和护照签证办理

此阶段工作是依照上级外事主管单位要求，上报申请因公出国团组任务，申请得到批复后再依照出访国的相关要求办理赴该国签证。

2.3.4 执行出访任务

此阶段工作是根据上级外事主管部门的批复和办理完结的签证，结合前期与外方约定的公务内容赴外执行公务。具体包括以下几种类型：洽商合作事项，签订合作协议；参加国际会议，执行大会发言或领取相关奖项；学习先进管理经验，执行管理对标；输出先进经验，进行项目指导或建议；参加上级主管单位培训。

2.3.5 成果转化

此阶段工作是按照上级外事主管要求，按时、按期公示团组出访成果，按照单位具体规定，召开团组经验分享会，或依照与外方的约定执行团组后续工作。

2.4 现状和问题分析——出访项目管理的“健忘症”现象

外事出访项目在办理过程中所需要的知识密集庞杂，主要包括中央外事政策和法规、地方外事政策和办理规定、拟出访国法律和文化、拟出访国签证相关知识，所在单位主业知识、语言知识、项目管理和财务管理等内容。避免项目“健忘症”，制度化地从每个项目中学习总结问题，吸取收获知识和经验是外事工作管理上的重要环节，但由于一些实际情况和问题，在此环节往往不尽如人意。

3 出访项目间知识转移影响因素研究

3.1 項目间知识转移影响因素

文章认为转移影响因素包括知识源、知识受体、知识特性、转移媒介。知识源指上一个出访项目的项目文件（显性知识）及参与人员经验（隐性知识），知识源的受益程度及知识传授能力对转移效果影响较大。知识受体是出访项目间知识转移的受体与知识源是一个相对概念，指其知识吸收能力和检索运用对转移效果的影响较大。转移知识特性是待转移知识的性质，出访项目知识的隐性只是比例较高。转移媒介是指项目的组织形式与信息技术手段。

3.2 外事出访项目间知识转移影响因素

根据文献研究和外事工作实践，列出了以下4个方面、14个小项的转移影响因素。

（1）转移主体对外事出访项目知识转移的影响。知识源的转移意愿正向影响转移效果，知识源的转移能力正向影响转移效果，知识受体接受能力正向影响转移效果，知识受体学习动机正向影响转移效果，外事工作团队的稳定性正向影响转移效果。

（2）任务特征对外事出访项目知识转移的影响。出访团组项目的复杂性负向影响转移效果，出访团组的相似性正向影响转移效果，出访团组的紧迫性负向影响转移效果。

（3）出访团组知识特征。出访团组隐性知识较多时负向影响转移效果，出访团组办理过程或公务复杂程度高时影响转移效果。

（4）转移环境。外事管理部门的信息技术平台（官方网站、微信公众号）正向影响转移效果，外事管理部门定期的外事工作人员培训正向影响转移效果，团组总结会制度正向影响转移效果，善于分享的组织文化正向影响转移效果，网络社交模式（QQ群组、微信群组）正向影响转移效果。

4 外事出访项目知识转移对策建议

4.1 加强制度建设，提高知识转移绩效

总结是知识转移工作的起点，完善的总结制度是科学转移外事出访项目知识的基础。首先，建立外事出访工作总结制度，对出访全过程进行项目后评价，总结成功或失败的因素。与以往团组总结和报告不同，此总结评价更侧重在對外事项目办理环节的评价。其次，在外事项目后评价的基础上，建立外事知识库。知识库应该基于此单位的OA系统，集中了外事出访项目全过程、多环节的知识内容，包括办理过程中各节点文件、会议纪要、出访成果等因素，特别是相关的制度性文件都应该分类储存，方便查询索引。最后，加强引导，充分利用激励制度，对善于总结、善于转移的人员和团队给予精神和物质层面的奖励。

4.2 完善信息化技术，提高知识转移效率

信息化技术是当前管理工作中重要的环节，合理组织运用相关方法是高效及时实现知识转移的手段。首先，加强外事部门的知识平台建设，充分运用官方网站和微信公众号等手段和途径及时发布出访相关知识。其次，外事主管部门引导建立新型网络社交平台，在平台基础上不同项目团队（个人）交流外事相关知识。最后，加强相似业务单位间的外事交流，出访项目相似性有助于知识转移，如水务局、北京市自来水集团、北控水务就可以共享出访资源和出访成果。

4.3 加强人才培养，提高知识转移主体能力

外事管理队伍是我国外事工作的载体，在上有外事管理部门（中央外办、外交部、各省市外办），在下有各单位的外事管理部门或专职外事人员，如何建立一支专业化的外事队伍，对整个外事系统的知识转移有着无可取代的重要性。首先，明确外事人员的待遇和培养（晋职）方向，建立稳定的外事工作团队；其次，加强外事人员相关知识培训，包含国家外事方针、地方外事工作政策、各国外事政策和规定、法律文化等要素；再次，加强对项目管理和项目后评价工作的学习，培养外事团队和个人的项目学习能力；最后，加强语言学习，语言是交流沟通的基础。

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