声像档案管理浅析

邓昱 满曼 葛松琰 董启明

摘要：随着社会的日新月异，特别是多媒体技术的持续更新换代，声像档案作为档案管理的重要组成部分，凭借其生动、真实地反映历史的鲜明特性，发挥的作用日趋壮大。当然，我们也要意识到当前声像档案的管理仍存在许多问题和不足，这对于档案管理者来说是无疑是亟需解决的命题。

关键词：声像档案；管理现状；管理建议

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案作为一种新型档案形式，不再局限于文字和纸张，而通过音频、视频和图像的形式最大化的再现和记录活动事件，突显直观性、纪实性和时效性，带给人逼真、形象化的感受。从19世纪第一张纸质照片的产生，到20世纪50、60年代磁带、录像带的出现，再到当下数码照片和Mp3、rmvb等格式的音、视频的广泛应用，声像档案的种类日趋丰富和多样化，也越来越多地在经济、政治、医疗、文化等各个行业中发挥着举足轻重的作用。当然，我们也清晰地意识到，声像档案在逐渐得到社会重视和认可的同时，管理过程中也不断暴露出许多问题和不足，亟待解决和完善。

一、声像档案管理现状

（一）归档管理意识不强

文书档案作为最基本的档案管理内容，经过多年的梳理和运行，各项管理工作都日趋系统化和规范化，而声像档案作为新生事物，形成时间较晚，很多单位对其重视程度明显不足，归档和管理意识不强。声像档案的原始素材主要来源于大型活动或者会议，其重要程度不言而喻，为最大化的保留历史资料，许多单位都配备了高端数码装备和专业人员来完成数码影像的采集，但影像档案未能及时交与单位档案管理部门进行集中统一管理，一旦出现人员工作调动、离职等情况，极易导致声像资料的遗失、损坏，从而造成珍贵历史资料的永久性缺失，带来不可估量的损失。

（二）规范性制度缺失

档案管理作为一项系统性的工作，管理流程必须依据规范化的制度予以保证，特别是对保存和管理条件较高的声像档案尤甚。目前，有许多单位虽然制定了《通用档案管理办法》，但内容大多较为宽泛，未针对音像档案的特殊要求进行详尽的规定，因此建立《声像档案管理办法》势在必行。一是依制度管人，声像档案由于构成体系复杂，涉及内容广泛，必须依靠完善的制度来统一思想认识，增强档案管理的大局观。二是依制度办事，声像档案存储和管理的特殊性，决定了在管理过程中必须建立严格的制度，做到操作流程规范，归档手续完备，切实保证声像档案的完整保存。

（三）专业能力不过硬

当前数码、影音设备更新换代速度快，必然要求档案管理人员的职业素养不断提高，然而现有档案管理人员大多并非档案管理等相关专业出身，存在档案管理水平不扎实、不过硬的弊端。同时，由于声像档案管理普及工作不到位，其他工作人员在调阅、利用声像档案的过程中，极易出现人为损坏、修改、删除等问题，造成声像档案不可逆转的损害。

（四）存儲条件欠改善

囿于重视程度不足和场地限制等问题，目前许多单位采取的都是将声像档案与文书档案混放在普通文件储存柜里，基本不具备恒温、恒湿、防磁等保存要求，在永久性保存过程中，不可避免的会产生一定程度的化学的、物理的、生物的变化，导致照片发黄、黏连，录像带无法正常读取等损坏，引起影像档案的衰变，严重破坏了档案的永久保存和利用。

二、声像档案管理建议

（一）增强管理意识

声像档案作为数码信息化的产物，见证着时代前进的坚定步伐，也必将在档案管理中占据愈加重要的位置。因此，各个单位要从思想上高度重视声像档案的管理，充分认识到声像档案在单位发展乃至社会进步中所发挥的重要作用。

（二）健全制度规范

结合单位自身特点，制定切实可行的《声像档案管理办法》，明确细化声像档案各项规定，强化档案管理的科学性和合理性。加大对《档案法》和《声像档案管理办法》的宣传推广力度，组织相关部门做好宣贯、培训。真正做到有章可循、权责清晰，切实增强领导干部和档案管理人员的法律意识和档案法制观念。

（三）提升人员素养

全媒体时代下，数码设备正在以惊人的速度推陈出新，这就要求声像档案管理员必须紧跟时代发展的脉搏，定期进行数码影像、声像管理系统、档案管理等相关内容的培训和考核，不断提升专业能力和素养，提升档案管理队伍的整体水平，推动档案管理专业化、规范化和系统化。

（四）改善存储条件

针对声像档案保存所需的恒温、恒湿、防磁、防震、防光等特殊要求，建议各单位设立专门的声像档案室，购置专业防磁柜、影像柜或密闭铁柜，远离光线、磁场，确保档案室保持适宜的温湿度，并定期开展防火、防盗等安全检查，严格确保声像档案安全，延长其使用寿命。

三、结束语

声像档案管理任重道远，是我们每个档案管理者义不容辞的责任和义务，愿我们充分运用科技和智慧，使声像档案在人类历史的轨迹中记录浓墨重彩的一笔，在社会发展的长河中散发耀眼夺目的光芒。

参考文献：

[1]雷文娟.档案载体的历史演变[J].办公室业务，2013 （10）.

[2]黄松，杜高峰.创新档案管理理念实现档案管理信息化探讨[J].速读旬刊，2017 （5）.