浅谈企业声像档案管理的现状及建议

党芳霞

【摘要】企业声像档案是企业各部门或个人在从事各种活动中直接形成的对国家、社会及企业有保存价值的照片、底片、录音、录像等不同材料为载体并辅以文字说明的历史记录。企业在经营决策、生产建设中形成大量的声像档案，为更好的保护、利用好这些生动形象的特殊载体档案，应规范声像档案的管理，加强宣传，建立相关制度，加强监督，注重业务培训，创造妥善的保管条件，疏通收集渠道，本文通过分析了企业声像档案管理工作的现状及存在的问题，结合企业档案管理的实际，并提出相关的建议。

【关键词】企业;声像档案;管理;建议

一、企业档案管理现状

1、管理意识不强，收集渠道不畅

声像档案有较强的时较性和特殊的归档要求。目前大部分企业不重视档案管理，声像档案大多数保存在形成单位或部门手中，不能按照档案管理规范、标准进行及时整理归档，没有集中统一管理，久而久之，许多声像档案时间、地点、内容说不清，甚至很多重要珍贵的声像档案资料丢失，致使档案不齐全、不完整;更有甚者不向档案部门移交或档案部门去收集时，一拖再拖等现象，收集困难。究其原因是档案管理意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

2、管理制度不健全，执行力不强

通过调查，部分企业制定了相应的声像档案管理制度，但在执行力上没有相关考核机制，对档案工作重视程度不够，造成档案上交不及时、收集不完整，使声像档案处于有章不循的自由形成、自由处理状态，缺乏有效的保障措施。

3、保管条件差，减短档案寿命

声像档案的保管条件比纸质档案要求更加严格。许多企业设备设施陈旧，声像档案存放在五节柜、文件柜与其它资料一同存放，保管条件上达不到档案“八防”标准，更不具备恒湿、恒温、防磁等保管要求。致使许多声像档案照片褪色、底片粘连、磁带消磁等，损坏了声像档案，缩短了声像档案的寿命。

二、加强企业声像档案管理工作的几点建议

1、规范管理，制度先行

制度是一切管理的基石和保障，以制度建设为着力点，对现有的档案管理制度进行修改、完善，围绕声像档案的收集、整理、保管、利用、统计等工作环节，制定的规章制度，形成了一套较为完整的档案管理制度，抓好制度落实，树立制度的权威。在实际工作中贯彻执行，避免一纸空文和摆设。

2、加强管理，收集齐全

坚持收集是档案的第一要务。因此，加强企业各单位、各部门联系，依据各单位、各部门基本职能以及业务流程，确定声像归档范围与保管期限表，形成双向制约机制，确保声像档案全部归档。

3、突出利用，提高服务

始终把声像档案利用摆在首位，通过多种形式，提供档案信息资源，采取分发目录、局域网系统预约、电话查询、上网发布等方式，提供大量的声像档案。通过利用为企业提供了强有力的信息支持，实现档案的最终目的。

4、有效监督，加强培训

一方面采用不同形式举办档案管理培训班，强化档案管理教育，提高企业员工对档案的了解;另一方面通过采取有效的监督和检查来落实，将档案工作纳入到企业各单位、各部门责任制大检查中，纳入各单位和人员业绩考核中，硬考核硬兑现，每季度对各单位进行档案管理的考核，有效发挥监督指导职能，提高企业档案工作的整体水平。

5、积极开展宣传，增强法制意识

深入贯彻落实国家《档案法》及上级档案部门有关规定，组织开展学习宣传活动，依法管理档案。举办档案法律、法规等宣传活动，通过网站、板报、《档案法》知识有奖竞赛答题等方式，提高企业员工对档案的认识，有力促进企业员工档案法制观念，促进了档案工作的健康发展。

6、加大设备设施投入，改善声像档案保管环境

持续改善档案管理硬件环境和软件环境，加大档案管理设施设备投入，根据声像档案安全保管的要求，按照标准配备相关的消防、安防、温湿控制等设备设施，档案保管条件达到“八防”要求，做到了专人、专库，控制库房温湿度，改善声像保管环境，延长声像档案的寿命。

7、加强声像管理，确保安全完整

一是建立健全档案安全应急预案，制定完善《档案库房管理制度》、《档案安全管理制度》、《温湿度记录台帐》等制度，使安全防范工作有章可循。二是抓整改、防隐患。对电器线路、温湿度测控设备及防盗、防火系统等进行定期检查，按时填写各种检查记录，将保管、检查、维护责任到人，使防盗、防光、防磁、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”工作落到实处。