探究企业档案管理工作规范化的路径

张广坤

摘 要：近年来，我国市场经济发展十分迅速，这也推动了我国企业的快速发展，而在企业的发展中，企业的档案管理工作是其发展的基本保障，企业的发展需要以其档案资料数据作为依据。因此，如何做好档案管理是企业发展中的重要内容，但是在实际的企业档案管理中，还不可避免的存在一定的问题，这对其长期的发展也造成了一定的影响。本文就针对其存在的问题进行分析，进而提出相应的档案管理工作规范化的路径，希望为企业的发展提供帮助。

关键词：企业发展 档案管理 工作规范化 路径

中图分类号：F279.23 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2018）07（a）-099-02

档案管理工作包括了企业发展的历程以及资料，其不仅是企业发展历史的储存工作，同时也是企业未来发展的参考依据，因此，良好的企业档案管理工作是促进企业更好发展的必要途径，也是企业可持续性发展所需要重视的管理工作。由于企业发展中涉及到的内容十分复杂，这也导致了其档案管理工作存在一定的难度，为了实现良好的档案管理，就需要管理人员正视其工作中存在的问题，进而进行管理工作规范化的探索和研究。

1 企业档案管理工作规范化的必要性

企业档案是企业在发展过程中的印记以及发展历程，其不仅是企业的发展历史记载，同时也是企业解决企业问题以及应市场挑战的参考依据，对其企业发展战略以及决策的制定具有着重要的作用。对于企业的管理水平来说，企业的档案管理工作是评判其现代化管理水平的依据，企业的档案管理内容，需要企业生产、运营以及后勤等资料信息进行全面的记录，主要包括对企业财政的收入支出财务档案、工作人员的基本信息、人员的流动清单以及相关产品的研究资料研发档案等内容，其每一部分的档案内容虽然都有所不同，针对的管理对象也不同，但是它们都和企业的运营与发展有着密不可分的关系，因此，企业就需要高度重视档案管理工作，对其进行规范化的管理，从而来提高档案的管理水平。

企业档案管理中的人事信息、人才储备信息、会议谈话记录以及财务信息等，都对企业的未来发展有着非常重要作用，它们涉及到企业运营中的方方面面，并能够为企业的各项管理内容决策提供良好的方案资料，进而明确企业的发展方向，比如企业的人事档案管理，能够为企业的用人留人以及人才提升提供重要的依据，企业财务信息管理则可以对企业来年的发展提供良好的财务预算[1]。

2 企业档案管理工作中存在的问题

2.1 档案利用率比较低

随着我国社会市场经济的快速提高，也推动了企业的快速发展，而企业快速的发展和其管理水平之间存在了一定的脱节，就需要企业重视对其企业的管理，这也是其长远发展所必须重视的内容。企业档案管理作为企业重要的管理内容，对企业的发展具有重要的作用，而在很多的企业管理中并没有重视对档案的管理，进而造成了其对档案的利用率比较低，这也是企业管理中比较明显的问题。比如，在企业项目研发以及投产分析的时候，由于其对档案管理的利用率不足，就会导致其没有对以前的项目研究产生的档案进行预留保存，即使进行了保存，但是由于其管理工作的不规范，也可能出现档案查找不方便或者不全面等情况，从而无法从档案中找到完善的方案依据，这也对企业的发展战略以及目标的制定和实现造成了一定的影响，因此，需要企业重视档案管理工作，实现对企业档案的规范化管理，也是企业发展中必须要重视的内容[2]。

2.2 档案收集不完整

在企业的档案管理中，对于档案收集不完整的情况是比较严重的，在一些企业的档案管理中，其档案管理的结构存在不合理，以致于导致档案收集问题，其可能对上级的发文一般比较重视，而对于涉及其企业内部的生产经营资料、经济合同、管理文件以及报表等管理内容则比较疏忽，对于这些资料收集往往存在收集不及时的情况，没有及时的抓住企业管理工作的重点，不仅关于企業的重点科研成果以及重要的生产项目相关资料没有全面收集，而在新环境下对电子版的信息收集也存在漏洞，另外，企业在发展和管理的过程中，其管理人员也存在一定的流动性，在其人员的流动中也不可避免的会出现工作交接的漏洞，因此会造成其资料归档的混乱，进而导致了档案收集问题的出现。

3 企业档案管理工作规范化的路径

3.1 健全档案归档制度规范

企业档案的规范化管理需要得到企业重视，想要实现企业档案管理工作的规范化，就需要健全档案归档制度规范，在进行档案管理制度制定的过程中，需要对企业的实际情况进行充分的了解，进而根据企业的实际需求进行分析和制定，并对企业各部门和各受众利益进行保障。比如，对于档案归档制度的制定，需要对企业档案管理中每一个工作环节进行明确分工和指引，制定相应的具体工作细则、详细管理内容规定、有效的奖惩措施以及应急预案，另外，在企业归档管理中还需要对其档案复印以及备份等内容做好严格的保密措施，从而尽可能地避免其管理失误以及风险的出现[3]。

3.2 提高档案管理人员的素质与能力

企业档案管理人员是进行档案管理的主要参与者和执行者，他们综合素质的水平直接就影响到了档案管理相关工作的有效性，因此，想要促进企业档案管理工作的规范化发展，就需要提高相关档案管理人员的管理水平。对于提高档案管理人员的素质与能力来说，可以通过人才定期培训的方式，来将一些先进的管理知识以及管理技巧进行收集和传授，还可以将其外派到相应的管理机构进行在职学习和对外交流，从而来提高他们的知识水平和技能水平，在培训的过程中，其不仅要涉及到档案管理业务知识内容，同时还要对相关的法律法规标准进行掌握，来丰富其档案管理人员的知识面以及技术水平，另外，企业还可以从企业外部引进一些专业档案管理人才加入到企业中，从而加强其人才队伍的建设和培养，使企业档案管理人才结构更加合理。

3.3 加强档案管理的规范化

对于企业档案管理工作规范化发展来说，企业需要采取相应的措施来加强管理的力度，比如，企业可以加强其档案移交和审批工作的流程化管理和制度化管理，对其审批的权限和移交的明细进行确定，从而保证所有的档案文件都可以能及时有效的可查找，实现对企业档案的动态化管理，另外，在档案资料发生变动时，需要对其进行及时的修正，并要求档案管理人员定期的对其档案信息的资料进行检查，保证档案内容的准确性和时效性，同时还需要加强档案管理的考核工作，对其管理工作中的问题进行及时的发现并进行有效的纠正，从而保证档案管理工程的规范化[4]。

3.4 提高企业档案管理的信息化程度

在新时期环境下，信息科技技术发展十分迅速，这也为企业档案管理工作提供了良好的条件，因此，企业就可以从提高档案管理的信息化程度，来加强其档案管理硬件以及软件的建设，可以建立相应的电子阅览室以及档案网站的信息共享平台软件系统，来实现对企业档案的实时管理，同时也方便企业用户对档案信息检索和查找，利用这种资源共享平台，就可以有效地提高企业档案的利用率，同时也能不断的完善其电子档案的内容，并采用相应的现代档案网络化管理方法，改变了传统的档案管理方式，实现了档案信息化管理。

4 结语

企业档案管理工作对于企业的发展具有着重要的意义，想要实现档案管理工作的规范化，就需要企业正视其档案管理中存在的问题，进而采取相应的措施来加强档案管理，这也是企业长远发展必须要重视和研究的重点内容。

参考文献

[1] 冯兰.浅谈提高档案管理科学化水平的路径选择[J].办公室业务，2017（2）.

[2] 滕丽.关于我国国有企业档案管理的现实审视与解决路径探究[J].办公室业务，2017（23）.

[3] 李学艳.新形势下档案管理工作的规范化路径研究[J].卷宗， 2016，6（8）.

[4] 律宝文.新时期企业档案管理面临的现实困境与优化路径探究[J].管理学家，2014（7）.