办公档案现代化管理的研究与探讨

许芸

摘 要：新形势下，急救中心档案资源建设，事关我国医疗事业的全面发展和创新，事关人民生产生活和人民身体健康，是规范紧急医疗救援中心管理工作和服务工作的重要保障。急救中心办公档案管理，归根到底就是对单位内部的人和物进行依法管理，优化单位内部的组织结构，为单位各项建设提供参考。急救中心办公档案完整、真实和连续，可以使其他部门放心大胆的进行决策，省去很多不必要的干扰因素，实事求是的开展各项工作。笔者结合急救中心实际工作情况，综合自身档案管理工作经验，指出目前急救中心办公档案中存在的不足并提出相关建议，以期对我国急救中心档案管理有所助益。

关键词：档案 急救中心 现代化管理

一、办公档案现代化管理的必要性

（一）急救中心办公档案现代化管理是充分挖掘其效能的重要手段。一方面，急救中心各项信息都沉淀在档案资源当中，其价值具有潜在性与隐蔽性，如果不利用现代化手段对其进行管理，其还不能成为现代管理学上所称的“档案”[1]。只有对其进行相应的管理并利用，才可以体现其在急救中心各项工作中的地位，引起领导的重视，充分发挥其社会效益和经济效益。特别是在科技迅猛发达的今天，为急救中心办公档案现代化管理提供了一条可行性较强的路径，各个急救中心档案管理部门开始充分利用信息化工具挖掘档案价值。另一方面，如果不能对急救中心办公档案进行现代化管理，就会使一些重要的信息资源流失在历史的长河中，白白浪费急救中心的财力、人力和物力。（二）急救中心办公档案现代化管理是整合急救中心信息资源的有效路径。随着社会环境的不断变迁以及时代的更迭，急救中心对信息资源重要性的认识日益清晰，也愈发得到领导层和档案管理工作人员的重视和关注。同时，急救中心的信息资源涵盖范围广，如果零散的对其进行管理，势必会影响办公工作效率。因此，这就要求档案管理工作人员利用现代化手段，从本中心实际情况出发，对信息资源进行合理的规划和分析，进而最大限度的发挥现代化技术对急救中心各项工作业务的支持。

二、办公档案现代化管理存在的弊病

（一）急救中心档案现代化管理基础条件薄弱。急救中心办公档案现代化发展的基础条件是否良好会直接影响到急救中心档案建设成果。现阶段急救中心档案现代化管理基础条件薄弱主要体现在以下几个方面：第一，急救中心档案现代化建设起步较晚，发展速度缓慢，在发展的初期缺乏成熟的技术和优良的基础设施。虽然现在单位内部工作人员都拥有计算机，工作人员都可以顺利使用狐狸王。但急救中心档案现代化建设仅仅依赖这些还不够，其还需要依赖物联网和高端信息处理设备等方方面面的支持。第二，一些急救中心没有合理的对人力、财力和物力等进行合理配置，资源配置结构和效率不高，一定程度上阻碍了急救中心档案现代化管理。（二）急救中心档案管理工作人员综合素质有待提高。急救中心档案管理工作人员的每项工作活动都会对中心的日常管理产生影响。现阶段很多急救中心的档案管理工作人员素质与急救中心档案管理工作现实需求不匹配[2]。一方面，随着网络技术的革新升级以及办公自动化的广泛运用，产生了大量的电子化档案和数据化档案，对于急救中心档案管理工作人员的知识结构和综合素质提出了更高的要求，很多学习接受能力较差的工作人员不能跟上档案现代化管理的步伐。另一方面，一些急救中心没有构建一套科学高效的培养体系，致使急救中心档案管理工作人员的知识结构老化，档案开发利用效率不高，档案开发利用与急救中心其他工作无法顺利衔接，十分不利于急救中心档案管理現代化发展。

三、办公档案现代化管理的路径

（一）改善急救中心档案现代化管理基础条件。虽然很多急救中心虽然意识到了现代化管理是未来办公档案的发展趋势，但是对于如何系统高效的落实这一项工作，都比较生疏[3]。笔者认为，只有从改善基础条件入手，优化急救中心的软硬件设施，方能以不变应万变，才能切实推动急救中心档案现代化管理步伐。在硬件方面，不同的急救中心要根据自身单位实际情况以及实际需要，配置高速扫描仪、电子化交换机以及高运行速度的计算机处理器。在软件方面，有条件的急救中心可以在市场上购买相应的档案管理软件，实现对财会档案、人事档案、医疗档案和文书档案分类的自动化管理。需要注意的是，急救中心要逐渐加大资金投入力度，探索与社会公益机构合作的档案管理模式，缓解自身资金压力，为软硬件的更新续航提供资金支撑。（二）培养高素质急救中心档案管理人才。急救中心要构建适合本单位档案管理工作人员的培养体系，力求打造一支永立兰台的复合型的人才队伍。第一，急救中心可以加深与当地的高等院校的合作，建立相应的联合培养机制，定期选派信息技术基础薄弱的工作人员到高等院校进行学习，提升这部分工作人员的档案管理理论水平和实践操作水平。第二，急救中心要提高招聘条件。在招聘档案管理工作人员时，要设置相应的门槛，适当提高在计算机技术水平、学历和专业背景等方面的要求，进而为急救中心注入新鲜的血液和活力。第三，急救中心要积极开展线上线下交流活动，加强与本地档案馆或者其他档案管理机构的沟通协调，通过举办交流论坛的形式，学习其他档案管理机构的现代化管理理念，汲取营养，吸取经验教训。第四，急救中心要鼓励本单位档案管理工作人员进行深造，并给予一定政策、资金上的支持，从而激发急救中心档案管理工作人员的学习积极性。

四、结语

在医疗体制改革大潮滚滚到来之际，充分开发急救中心档案信息资源已经成为一个非常现实和迫切的问题被提上了急救中心的议事日程。由于我国急救中心档案资源建设起步较晚，加之缺乏相应模式的借鉴，导致其内在动力不足，一直阻碍着急救中心档案资源建设的步伐，急救中心办公档案开发利用效率与国际水平仍有较大的差距。因此，加强急救中心办公档案现代化管理成为了广受社会各界关注的重大命题。笔者相应，随着科学技术的不断飞跃，档案管理工作人员素质的不断提升，急救中心办公档案管理工作必将踏着时代的脚步日新月异，它对急救中心工作的巨大作用也会逐渐凸显出来。

参考文献：

[1] 刘宁.关于新形势下档案管理现代化的思考[J].办公室业务，2018（10）：117.

[2] 张宏伟，刘爽，何金辉.档案管理现代化探究[J].纳税，2018（14）：113.

[3] 罗世云.医院档案管理现代化面临的问题及对策[J].办公室业务，2018（09）：184.