信息时代下船舶运输行业的档案电子化管理研究

李宪

摘要：文章先简要描述了电子化档案的概念，基于对概念的了解后，阐明信息时代将档案进行电子化管理（船舶运输行业）的作用，又分析了现如今将船舶运输行业档案电子化管理会存在的问题以及如何应对存在的问题。

关键词：信息时代；档案；电子化管理

引言

无论是我国还是全球其他发达国家，随着其社会的发展与进步，在经济水平逐渐提高的同时，信息时代已经到来，使传统的档案管理办法已经被信息时代新兴方法所取代。在信息技术不断发展进步的同时，档案管理的基础设施也越来越齐全，我国档案电子化管理也取得了卓越成就。可以存储档案的网站越来越多，使传统的手工管理逐渐走向电子信息化管理模式。就现如今的技术水平来讲，档案室信息服务功能也逐渐被人民群众认可。所以，在这个信息时代我们一定要高度重视对档案电子化管理的探索与研究。

一、信息时代电子化档案管理概述

所谓电子化档案管理，实际上就是将纸质档案、信息，用计算机对其进行收集、选择，或者是进行加工，使这些档案可以被更多人进行多次查找使用的过程。船舶运输行业档案电子化管理并不像表面看起来那样简单，需要专业的技术和知识要求，多个环节、多个部门协调配合。在社会的发展与进步中，计算机已经进入到千家万户，无纸化、信息化办公已经是常态。在对船舶运输行业档案的建立、使用与管理方面，也朝着电子信息化前进，并且也有了一定的成果。由传统的纸质文件变成了现在的电子文件，原来需要查找一份文件，需要大量的时间和精力，现在利用计算机，可以直接合理进行下载、复制，打印等。船舶运输行业档案信息的电子化管理已经成为一种必然趋势。

二、档案电子化管理作用

船舶运输行业档案信息电子化管理的作用可以归纳为三点，第一，最大限度的利用计算机，使其充分发挥重要作用。计算机对大家来讲并不陌生，但是现在大多数档案室对计算机的使用，仅停留在表面，用计算机进行简单的打字、记录储存文件，利用效率低，造成很多不必要的浪费，使支出成本变大，计算机也没有很好的被利用。第二，使船舶运输行业文献信息再次被使用时，加工其内容的时间变短，提高工作效率。最原始的手工管理模式是：选题--选材--加工--出版。这样的工作方式耗费时间比较多，需要大量的人力物力，信息容易失效。但是船舶运输行业档案信息实现电子化管理后，作者直接利用计算机就可以机读相关文献，利用计算机功能直接修改和加工，便形成可再次出版的文献。第三，一次投入，反复使用。手工超级的出版信息需要较多的经费，利用档案电子化管理的方式，可以投入一次，以后多次利用。

三、档案电子化管理存在的问题

（一）重开发轻利用

一些船舶运输行业档案馆比较重视资源数量，没有经过任何调研就进行数字化开发。一方面使有限的人力物力被分散，造成了不必要的成本浪费。另一方面过多的船舶运输行业档案数据，使计算机储存的压力变大，增加了计算机等基础设施的承受负担。除此之外，有些档案馆对系统的选择标准不严格，对档案信息的整合与管理存在一定程度的影响，也在某些方面降低了档案的利用率。

（二）资金投入有限

要想实现船舶运输行业档案电子化管理，就需要完善档案室的基础设施，还需要具备一定条件的通信网络配置，储存配置一定要具备安全性高，稳定性强的特点。在这些前提下，才能达到档案的安全性，以达到信息共享、快速存储转移的目的。比如要购买高配置的服务器、高速扫描仪、缩微影像等数字化设备。这些资产的价格比较贵，需要投入大量的资金，然而船舶运输单位档案信息化建设资金有限，很难满足这些要求。

（三）推广软件种类繁多

种类繁多的档案管理软件没有办法进行统一管理和人员的培训，严重影响了档案信息资源的开发与利用，也很难达到信息共享的目的。现在我们所熟知的档案管理软件大多数都是单机版，虽然价格比较便宜，也能满足现在档案室的需求，但是，却满足不了未来的发展需求，这样单机版的软件一定会在未来某一天被淘汰，因为现在的技术就已经远远超越它。特别是早期的管理软件，会缺少相应的网络接口和网络拓展功能。

（四）档案电子信息化管理者素质偏低

船舶运输行业 档案管理者虽然经历过系统的培训，掌握了一定的电子化管理知识，但是管理者还是缺乏专业且系统的训练，在技能方面特别欠缺，更严重的甚至不会使用电脑操作进行操作。这个问题严重影响且滞后了信息时代档案电子化管理的进步。

四、信息时代档案电子化管理应对措施

（一）提高信息化建设意识

建设信息化的档案管理室需要投入大量的资金，相关部门及政府工作人员没有相应的意识，对档案信息化建设不理解，认为建设是没有必要的。所以，一定要增大宣传力度，使船舶运输行业档案电子化管理深入人心，从而提高公众对信息化档案电子管理的认识。在思想上和大家起到共鸣，从而船舶运输行业档案信息化建设才能够被支持。

（二）加大资金投入

有了资金投入，才会完善档案室的基础设施，才能够满足信息时代档案电子化管理的需求。首先，船舶行业的财务部门应该做好充足的预算，政府也应该对此进行资金投入，表示支持。其次，还可以动用社会力量，动员群众。在网络方面，可以和大企业进行合作，利用自己的便利条件，和企业做等价兑换，或者是再补充一定的资金。总之，要利用一切可以利用的资源，使资金更加充足。

（三）推广规范化管理软件

要选择一款適用性好且稳定性强的软件，在随着技术进步的同时，软件也要不断的更新。不需要考虑软件的品牌，要注重性能以及设计的规范化，在随着网络不断改善的同时，软件也要跟得上网络的发展，还要具备OA系统与单机版之间衔接的接口。为了使以后档案管理更加信息化，一定要加大力度推广网络版管理软件。

（四）加强档案人才队伍建设

随着计算机信息化难度加大，对于档案管理者的要求也越来越严格，需要素质高且专业技能强的管理人员。要做到可以根据需求者的要求，快速提供准确的档案信息。所以一定要加大对档案人才队伍的培训力度，多学习、多接触计算机，从而使船舶运输行业档案管理人员的专业能力得到有效提高。也能在一定程度上加快档案管理信息化的转型。

结语

综上所述，在信息化时代将档案信息进行电子化管理，可能成为未来的档案管理的新趋势。我们一定要紧跟时代的步伐，对于可能存在的问题，一定要避免或者及时解决。加强新技术的学习与利用，从自我做起，大家一起提高档案信息电子化管理水平。

参考文献：

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[2]于柏云.浅议信息时代的档案电子化管理[J].兰台世界，2012（S4）：127-128

[3]赵弋戈.信息时代的档案电子化管理初探[J].北京档案，2010（10）：34-35