浅析档案安全管理

黄淑芬

摘 要：档案是人们在社会实践活动中形成的原始记录，其内容真实地反映了客观事物发展变化的历史原貌，是维护国家、集体、个人权益的重要法律信证。档案安全是档案管理的核心内容，无论是最初的实体档案、随网络技术发展应运而生的电子档案、还是以后可能形成的其它形式档案，安全管理的重要性不可小视。

关键词：档案；安全管理；问题；对策

一、档案安全管理概述

档案安全管理是指是指建立档案的有关单位或者专门的档案馆、档案室对保管的档案实体和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作。当前档案安全管理工作形势出现了新的变化，除了要预防传统纸质档案的损坏风险，还要预防电子档案的安全风险，同时管理方式上应用现代信息化技术在带来便捷高效的基础上，也存在著很大的安全隐患。

二、当前档案管理中存在的安全问题

随着当前档案形式内容的多样化以及管理的多元化，档案安全管理也受到了更多不安全因素的影响，包括档案管理人员主观认识上的问题、客观方面档案管理设备设施的不完善，安全管理制度的不完善等，使得档案在安全管理方面产生了一些较为突出的问题。

2.1.对档案安全管理的重视程度不够

无论是在机关、事业单位或者是在企业，档案管理工作虽然一直作为管理工作的组成部分，但是并不受到重视，同时档案管理人员自身也认为档案管理不重视，更不用说档案的安全管理了。有些专门的档案馆在档案管理问题上会比较重视，但是在具体的安全管理上也存在着不足，缺乏安全风险防范意识，也缺乏应对处理能力。由于思想上的不重视，使得档案安全管理具体工作存在着很多落实不到位甚至根本没有进行安全防范的问题。

2.2.档案存放场所和设备设施方面存在的安全问题严重

从档案管理对象上来看主要有纸质档案和电子档案两种，在安全管理上所面临的风险也是不同的。首先，在传统纸质档案的安全管理问题上，主要包括档案存放场所存在的安全隐患，场所所处地在地形地势上或高或低；档案存放场所温度湿度也有可能造成档案的损坏，尤其是温湿度变化较大的地区。档案存放场所安保措施的不健全也是档案安全管理的隐患，例如缺少防盗门窗设计、电路老化等问题。其次，电子档案的安全管理面临的潜在威胁严重，包括计算机本身的存储没有进行加密处理、缺少对计算机病毒、黑客攻击的防范措施。

2.3.档案安全管理制度不健全

目前在大多数的档案管理部门都有相应的规章制度，但是制度中存在着不完善的问题，从目前档案安全管理制度来看，主要存在两方面的问题，一是现有制度规范框架化严重，缺乏具体明确的岗位职责、安全管理措施责任人不明确，导致工作中缺少分工，出了事没有人负责，相互推脱；二是制度中缺乏监管内容，工作人员在工作中缺乏监督，工作落实中很多疏忽、错误得不到纠正。

2.4.档案安全管理人员能力素质有待提高

在机关、事业单位的档案管理人员都是体制内的人员，对档案安全管理工作不够重视，工作中得过且过，防范意识差。档案安全管理人员的素质能力不足体现在日常工作中安全管理工作落实不到位，例如定期的检查工作只进行表面检查，不细致，甚至有的根本不按照检查要求进行定期检查，导致一些档案损坏而不知。

三、加强档案安全管理的对策

3.1.提高档案专业人员的知识素质以加强安全管理

档案专业人员的知识素质指的是一个档案专业人员从事本职工作应该具有一定广度和深度的知识面。相关科学文化知识。档案工作涉及工作面广，知识门类繁多，特别是在各门学科相互渗透的今天，仅有档案专业知识是远远不够的，还要有比较全面系统的文史知识、科学技术知识，才能更好的胜任档案工作。

3.1.1掌握文史知識。语言文字与档案管理和服务是不可分割的，具有较强的语言表达能力，对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。书写水平也很重要，因为档案工作的各个环节，如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的。

3.1.2掌握相关学科知识。现代档案学与相关学科的渗透日益加强，档案专业人员应有重点的学习和掌握相关学科知识。如法律知识等。

3.1.3掌握现代化管理知识。随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用，要求档案专业人员必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识，才能适应档案工作发展的需要。

3.1.4掌握宣传知识。档案部门要借助各种媒介宣传档案工作，提高社会档案意识，促进档案事业的发展。同时，还要注意相关知识的学习，加强档案专业与其他相邻专业的渗透与联合，培养自己的信息编研、开发能力。综上所述，政治理论知识扎实，档案专业知识深厚，科学文化知识广博，是一个档案专业人员比较理想的知识结构。

3.2采取有效措施强化档案安全意识，确保档案安全

3.2.1领导重视，强化档案安全意识。领导高度重视，始终把档案安全工作作为一个单位的大事来抓，牢固树立档案利用服从档案安全的意识，实行安全领导负责制，并建立完善档案管理负责制，明确各项职责，将档案安全工作落到实位，切实保障了档案安全工作的顺利开展。

3.2.2控制纸制档案使用，提高档案安全防范意识。档案柜一般都要上锁，档案员不在时，档案柜要锁住以保护纸制档案。档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，应及时放入专用的柜子中锁好，档案不准擅自带离规定的场所如阅览室等。对档案的使用权限要做出明确规定，谁可以接触哪些纸制档案，但无论是谁有权利使用，也只有档案人员才能进到档案室去取资料。查阅不同档案的人员未经允许不准私自交换阅览所查阅的档案，未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印。

3.2.3规范操作，强化档案信息系统安全管理。建立科学的电子归档制度和文件管理记录系统，并严格执行保管制度，落实专人负责，做到规范操作软件，有序利用档案；在软件的技术利用上，设立系统防火墙，不断完善档案安全管理制度，这样从技术要求和管理措施两方面有效地保证了档案的安全管理。电子档案的存放，不同的软盘要放在专门设计的盒子、圆盘内，保持软盘干净并不受损害，不要触摸磁盘的表面，要防尘、防油渍，且远离磁场。

3.2.4严防泄密，强化档案人员岗位职责意识。严格执行《档案法》以及国家有关档案工作的各项方针政策，定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作，切实加强全体人员的档案意识。

3.2.5依照相关法规，加强了对文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、检查和管理。使档案管理更趋合理化、规范化、科学化。严格按照保密法和档案法管理档案，保证档案的安全和利用。

3.2.6落实制度，提高档案安全保管能力。加强对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实，实行档案专人保管，专人查阅，集中归档，认真执行《档案保管保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等相关制度，并按照各项规章制度的要求认真落实整改。

四、结束语

档案资源不但能够作为历史资料起到依据性作用，同时档案也是重要的文化资源，但是许多单位的档案管理尤其是安全管理没有被重视，档案安全管理问题突出，从基础设施、设备到制度规范、管理人员能力素质等都存在着一定的欠缺，本文在问题分析的基础上提出了改进的建议。实际上档案管理中不只安全问题，还有许多其他问题需要我们进行系统研究。

参考文献

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