论事业单位档案管理数字化的应用

袁淑娟

摘 要：时代的进步，促进了我国经济的发展，也加快了我国事业单位的档案管理工作的数字化转型的步伐，为我国事业单位的发展带来了极大的动力。身处瞬息万变的时代，事业单位的档案管理工作数字化转型是具有重要意义的也是非常必要的，传统的档案管理方式早已无法适应时代的发展和需求，必须要作出足够的改变。档案是事业单位实施人事管理与工作安排的重要工具，与事业单位的顺利发展有着重要的意义。本文通过对我国事业单位的档案管理工作在数字化转型过程中出现的诸多问题进行分析，寻找有效的措施进行改进，进而促进我国事业单位的数字化转型，为我国事业单位的发展作出更大的贡献。

关键词：事业单位；档案管理；数字化

时代的进步，催生了一系列的资源形式，我国事业单位的档案管理也出现了多种多样的方式。传统的档案管理方式主要是以图表和视频为主，而新兴的档案管理方式需要借助计算机技术实现档案的使用和调取，这是顺应当今时代而作出的一大改变。众所周知，档案管理工作作为事业单位的日常工作，是事业单位中极为重要的一部分，以资料的保存和搜集以及其他工作有着重要的联系。由此可知，时代的发展，势必会带动我国工作方式的转变和转型。因而在改革的大时代背景下，促进我国事业单位的档案管理数字化转型必须要给予充分的重视，为我国事业单位的发展注入更多的动力，进而推动我国的现代化。

1.我国事业单位档案管理数字化应用中出现的问题

1.1档案管理的方式太过老套

事业单位作为我国众多单位的一种，与我国时代的发展有着重要的作用，而档案管理方式同事业单位的工作效能具有十分密切的联系。然而，在事业单位的实际运行过程中，其领导人并没有对档案管理工作给予充分的重视，导致其档案管理工作的进步十分缓慢。在实际工作的过程中，许多人都将档案管理工作作为普通的工作对待，在档案的存档工作中使用纸质留存的方式，与其数字化的转型过程相悖，为档案管理的发展带来众多的阻碍。另外，我国事业单位没有设立具体的档案管理制度，导致档案管理工作难以实现其快速转型。以人员安排为例，目前事业单位中并没有安排专业的人员进行档案挂历工作，只是粗略地任用其他部门的人员兼职档案管理工作，这些人没有档案管理工作的专业技能，按照自己的经验对档案进行整理和归类，缺乏科学的管理方式，造成事业单位的档案管理狗年工作在查询、建立档案等方面存在着许多问题。上级对档案管理工作的不重视直接导致下级也主观地将档案管理工作置于不重要的境地，在实际工作时处于散漫、懒惰的状态，难以准确地完成上级安排的档案整理工作，无法有效地实现对档案管理工作的创新，对于在工作过程中出现的问题也无法及时地得到发现和改正，难以将档案管理工作合理地完成。

1.2档案管理工作中的资源分类不清

时代中的进步，带来了事业单位档案管理工作的进步，促进了其资源形式与数量的进步，带来了纷杂多样的资源形式，使档案管理人员在工作过程中的难度得到了极大的提升，难以准确地做好归档工作，在工作过程中极易出现档案丢失的状况，并且其他部门的员工在使用档案的过程中也会出现较多问题，需要耗费大量的实践进行查找，难以及时地完成与档案相关的工作，甚至带来机密文件的损坏和丢失，造成不可设想的后果。另外，档案管理工作的内容本身就十分复杂，在进行分类时容易出现无法区分的情况，难以准确地查找出想要的结果，为档案管理工作的进步带来极大的阻碍，导致其对事业單位人力和物力的浪费。

2.我国事业单位档案管理数字化的具体措施

2.1提升档案管理人员的工作效率

对于我国现存的事业单位档案管理数字化中的问题，事业单位应当有效地提升工作人员的实际工作效率，为我国事业单位的工作进程带来更大的帮助。数字化管理是我国新时代发展的产物，提升了我国事业单位工作的效率，为事业单位的档案管理工作带来了技术上的保障。数字化进程的加快为我国事业单位的工作效率提升带来了更大的帮助，为事业单位档案工作的转型步伐得到了加快。另外，信息技术在事业单位档案管理工作的使用使工作人员的工作量得到了极大的减少，使事业单位的档案查询和管理进程成为轻松便捷的工作。事实上，数字化管理在实际工作中的最大特点便是有效性，事业单位档案管理人员在实际的档案管理进程中可以便捷地对音频和视频等工作内容进行全方位处理，并且可以将档案中的具体内容有效编号，使搜索工作可以得到更加直观地进行处理，也可以将一些具有关联性的内容得到检索，进而极大地增大事业档案管理工作人员的实际工作效率，使工作人员的实际工作状态变得更加轻松自在。

2.2便捷事业单位档案管理工作的信息检索

档案作为我国众多信息的庞大收容物，包含内容往往是繁杂众多的，在进行信息检索工作时的需要给予更多的人员投入。传统的档案内容录入与查阅对于工作人员是一个极易出现差错、工作强度非常大的过程，投入大量的人力和物力之后得到的档案内容不一定是正确无误的，因而增强档案管理工作的信息检索是一件势在必行的工作。对事业单位的档案管理数字化进程的推进可以可以帮助档案管理工作拥有完整的检索功能，将需要使用的信息可以轻松地搜索出来，录入与进行修改时也可以直接找到需要的位置，进而使复杂且繁杂的检索工作成为快捷且简单的工作，并且可以提高档案管理工作的有效性和准确性，为事业单位其他部门的工作带来更大的支持。便捷事业单位档案管理工作的信息检索可以将事业单位的档案管理工作成为人人负责的工作，任何一部分出现差错时都可以找到具体的工作人员承担责任，避免他们在工作过程中心存侥幸，敷衍地进行档案管理和整理，为档案数字化管理的进程带来极大的推动租用，为我国事业单位的快速转型带来更大的帮助，从而促进我国社会主义现代化经济的快速发展。

3.结语

在实际工作中，档案管理的条理性和时效性对于事业单位的档案管理工作有着重大的意义，关系到其在实际运转和创新工作的聚义开展。当代的信息技术为档案管理的快速转型带来了技术上的帮助和支持，从而使更多的单位可以从中寻找经验。此外，伴随着音频和图表资料的快速丰富，档案管理数字化在事业单位中的要求也得到了极大的提升。因而事业单位在进行转型的同时，必须要对档案管理数字化的进程给予更加充分的重视，促进档案管理工作效率的提升和发展，进而促进档案管理工作为事业单位的发展作出更大的贡献。

参考文献

[1]尚雪蕾 浅析事业单位档案管理创新及档案管理数字化问题[J] 档案管理2017

[2]张璐 浅议事业单位人事档案管理数字化建设 [J] 科技与创新2017