实施电子文件的有效管理确保电子档案的真实完整

梁鸿雁

摘 要：随着我国经济的快速发展，科技水平也在不断提高，尤其是信息电子技术的应用已经渗透到各行各业中。有关的档案管理部门也已经建立了电子档案的管理模式和方法，这是由社会的发展所决定的，而在电子档案的资料归档中，大多数资料也开始逐渐向电子文件方向转变，与以前的传统纸质档案文件形式不一样，电子文件的管理更为高效、便捷，具有很大的优势，极大的方便工作人员对其进行管理。但是要保持电子档案的真实完整性，还是要对电子文件进行有效的管理，这种管理就和纸质的文件有着较大的区别。

关键词：电子文件；档案管理；真实完整

与纸质的文件资料管理方法不一样，不用分类搬进仓库中，如今的电子文件可以直接储存在电子档案的管理系统中，这对提高档案资源的利用率以及档案的管理水平具有重要的作用，同时也利于为人们服务，有效的实现资源共享。但是和电子档案和纸质档案的要求是一样的，那就是要保证档案真实完整性的原则，不能弄虚作假，缺页少内容，这就要求有关的档案管理人员能够充分认识到加强电子文件管理的重要性，明确其管理原则、意义等，这样才能真正实现电子文件的有效管理，进而保证电子档案的真实完整。

1 电子文件

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 电子文件还包括对其生成、运转的环境信息的记录，产生、修改的过程记录、修改内容及操作者的记录等信息。

2 电子文件的管理职责

2.1 档案行政管理部门

首先，档案行政管理部门要与信息化主管部门进行沟通交流，共同对本区域内的电子文件归档工作进行管理与监督。并且，由于电子文件的发展时间不长，电子文件管理工作也正处于摸索中的阶段，在实际工作过程中，难免会出现问题。因此，这就需要档案行政管理部门要对电子文件档案管理工作进行正确的指导，通过与信息化主管部门的合作，对电子文件进行有效的管理，并从一定程度上，大大提高了档案归档工作的效率。

2.2 电子文件形成单位

2.2.1 档案部门的职责档案部门

该部门主要是与信息化工作部门、电子文件形成部门一同商议之后，建立出相应的电子文件归档制度，其中，主要内容包括了电子文件归档要求、保管期限、内容、形式等等。其次，还要加强与本单位信息化工作部门的协调交流，从而确保办公系统与业务系统真正满足于档案管理需求。另外，档案部门要结合当前本单位的档案现代化管理情况，充分了解系统的开发程度，积极与信息化部门沟通，同时从确保电子文件真实完整性以及有效管理的方面提出具体的功能要求。

2.2.2 信息化工作部门的职责

要为确保电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性提供必要的技术支持。具体包括：成为档案部门与系统开发公司之问的桥梁，将档案部门提出的功能需求转为技术语言，并与系统开发的公司进行沟通，使其理解这些需求并在系统中得以实施；在系统日常运行中进行维护，确保安全；对系统内的电子文件进行备份；在系统软硬件环境发生变化时对电子文件进行迁移，并记录电子文件的格式，其所依赖的硬件环境、软件、操作系统、数据库系统等信息。

3 电子文件的有效管理

电子档案的形成是由社会的发展所决定的，目前这种档案管理方式已经逐渐取代了传统的纸质档案的管理方式，人们能够对于电子档案有一个基本的认识，这也间接的提高了电子档案的管理水平，而在电子档案的归档过程中，和纸质档案是一样的，也要保证档案的真实完整性，不仅如此，安全性以及有效性等也是必然的要求，这和档案的性质有一定的关系，这就要求有关的管理人员能够加强电子文件的有效管理，从而确保电子档案的管理原则不被破坏，文件不会受损，避免更所问题的发生。而如何加强电子文件的有效管理，这就显得至关重要。

首先，要求档案信息的管理人员能够认识到提高电子档案管理水平的重要性，对自己的工作有一个深刻的认识，具有一定的责任感，能够对电子文件的内容、结构等关键信息进行鉴定后再归档。需要注意的是，电子文件里的内容要具有真实性和完整性，不能失真，所有数据都要和原始材料一样，禁止有非法涂改的内容，因为这是保障电子文件具有有效性的基础，為将来档案资料的利用打下一个良好的基础，这是可以作为法律证据的有效材料。

其次，要求电子档案的信息管理系统能够及时的进行更新。这是为了保障电子文件的完整性以及安全性。现阶段，社会的发展已经进入了大数据时代，信息量不断增多的同时，各种科技也在不断的进步，基于网络的病毒以及黑客等都能对电子信息档案的管理系统构成威胁，一个小小的漏洞都有可能导致信息的泄露和缺失。所以这就要求电子档案的管理人员能够提升自己的技能，经常对电子档案系统进行更新维护，发现补丁就要及时进行修复，这样才能加强对于电子文件的有效管理，进而保证电子档案的完整和安全，这是新时代发展下的必然要求，这种现象也是可观存在的，因此，有关人员应该对此问题加以重视。

4 结语

计算机的应用给人们掀开了世界的崭新的一角，这充满了未知的世界值得人们继续进行探索，果然不负众望，技术的发展是不断创新和改进的，计算机技术已经得到应用和发展，在技术上也有创新应用，极大的改变了人们的生活和工作方式。在档案管理部门，由于技术的应用和管理，储存的资料形式都已经变为了电子文件，这是时代发展的要求，只有做到与时俱进，才能提高工作效率，保障工作的质量。电子档案也就因此形成，但是保持档案资料的真实完整性依然是对档案管理人员的基本要求，这就和电子文件的有效管理有着极为紧密的联系，现阶段，只有加强电子文件的有效管理，才能确保资料的可靠性以及完整性，从而有利于归档工作的顺利进行。

参考文献

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