浅谈职工档案集中统一管理的利弊及其应对措施

王岗

摘 要：本文通过笔者十几年档案管理经验，阐述了对档案实行集中统一管理的规范性和必要性，并对目前国内大部分地区集中统一档案管理中存在的现实问题提出相应的改进措施，希望对我国完善档案管理体制有所帮助。

关键词：职工档案；集中；管理

《中华人民共和国档案法》总则第五条规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用；第三章第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。由此可见，实行档案的集中统一管理是非常必要的。

一、职工档案集中统一管理的意义

职工档案是用人单位、社会保障、人事组织部门在招聘、社会保险转移、技能提升培训、考核奖惩、选拔任用中组建的有关职工本人经历、政治思想、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是公民在工作以后足迹的记录簿。做好职工档案统一管理工作，是保障职工合法权益和促进社会发展的必然要求。

1.促进档案管理进一步规范化。档案实行集中统一管理，改变了原来职工档案由各单位自行保管、各自为政的现象，统一了档案管理分类、组卷、编目和排列等，使其案卷管理、存放都符合管理要求。原来单位档案管理人员大多为兼职人员，对档案管理认识不到位，致使本单位档案散、乱存放，甚至没有专门的档案库房，档案材料随便乱放，加上人员变动频繁，有些老旧档案都无从查起。集中统一管理，配备专职档案管理人员，能够使本区域企业的档案实现规范化、标准化，科学化管理，改变了分散保管时档案分类不统一，案卷不符合规范要求的现象，能使企业的档案管理工作走上制度化管理轨道上来。

2.有利于改善档案的保护条件。由于档案管理对库房等硬件要求较高，单位在分散管理档案时，为了档案存放达标，要投入很大的物力和财力来进行库房改造建设，而大部分单位又因财力和物力不足而不能为档案提供较好的保管条件，采用简单的普通办公室或档案橱柜甚至纸箱进行档案存放，很容易受潮、霉烂、虫咬，从而使档案得不到很好的保护。实行档案集中管理后，大型综合档案室建设标准和管理应用方面无疑使管理更加规范有效，对管理的档案实行统一编排和统筹规划，解决了档案经费、档案库房、档案设备和人员配制以及一系列的安全防护设施等问题，大大延长了档案的使用寿命，而且为单位和社会各项工作保存了更完善的档案资料。

3.极大節约档案应用管理成本。首先，解决了工作人员队伍庞大且业务水平参差不齐的现象，集中统一档案管理只需配备少量专职档案管理人员，通过信息化手段就可实现档案的有效管理控制。通过档案管理软件进行编制案卷目录、全引目录等档案管理的各种检索工具，确保了在日常提供档案利用时，做到检索准确、及时。其次，硬件建设方面节省了大量的人力、物力、财力，目前大部分地区公共就业服务部门已经对企业职工档案实行免费管理，这就使的企业有更多的人员和资金投入到企业发展中去。最后，由于集中管理，在本区域内职工流动时，减少了档案调转环节，在档案室内就可以实现材料的转移和信息变更，避免了档案多次外流，信息重复审核登记的过程。

二、职工档案集中统一管理的弊端

档案的集中管理充分发挥了档案集中化、专业化、精细化的管理优势，体现了“整合资源、统一管理、规范利用、信息共享”的原则。但是在档案管理体系不完善的情况下，也有它的不足之处。

1.单位和部门对职工信息管理难度大。职工档案集中移交到上级档案管理部门档案库房管理，单位在今后的职工管理中，职工的一些信息不能动态掌握，且个人材料报送归档麻烦。如果单位人力资源部门人员变动频繁，对档案业务了解不透，无法及时将归档材料进行分类，档案管理人员在接收材料时也不清楚，势必造成档案材料的不完整。作为档案管理部门，几十万份档案统一存放管理，出现同名同姓人员非常普遍，如果档案信息没有明显区分，工作人员稍有疏忽，难免出现归档材料错乱、调错档案的现象。

2.档案库房建设应用要求标准严格。档案保管环境直接关系到档案的保存质量和应用效果，随着档案载体的不断丰富，如何妥善保管档案成为集中统一档案管理工作中的新挑战。集中统一管理的档案，库房要求面积大、安全性强、人员素质高，同时还需标准化的软件系统来规范管理档案。防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫这档案库房的“八防”要求，尤其对场所建设和人员业务水平提出了严峻的考验。

3.档案信息安全保密性有待提高。档案实现集中统一管理从整体说安全性有了明显提高，但从管理层面上讲，工作人员的职业道德和职业素养参差不齐，除去工作失误造成的影响外，档案材料在接收入库以及管理的过程中，信息增减、涂改、伪造、信息泄露等安全性问题，也摆在了管理者的面前。

三、加强职工档案集中统一管理的有效措施

档案实行集中统一管理初期，由于需要收集汇总、审核编排档案，基础工作量大且业务繁锁，但规范建成统一的档案管理系统后，在后期的档案管理应用中会达到事办功倍的效果。

1.加强工作人员职业道德修养。设立专职档案管理岗位，配备专业档案管理人员，定期组织学习有关档案管理的政策、规定，采取多种方式加强档案知识培训学习，强化档案管理服务能力，使档案管理工作逐步规范化、标准化。同时要加强工作人员的职业道德教育，既要有较高的政治素质，还要有埋头苦干、无私奉献的道德情操和坚持原则、从严把关工作的态度。健全责任落实和监督机制，实行双人双岗互相监督机制，强化保密意识，防止里外串通搞破坏。

2.信息化促进档案管理规范化。档案接收后应立即进行数字化信息转换，组建信息完备的职工档案信息库，有条件的可以在管理系统加入数码照片管理模块，对档案进行全面数字化扫描，确保档案内容的真实性和安全性，为维护档案真实面貌提供可靠凭证。档案管理应坚持纸质档案与电子档案并行管理的双轨制原则，对档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、借阅、利用、安全、保密等环节进行同步记录，确保各类档案收集齐全、整理规范、保管有序。

3.提高档案管理工作的安全性。一要把好档案入库审核关。严格按照档案管理的要求，认真细致的收集归档的材料，对于涂改、缺页等不符合质量要求的档案材料坚决不予接收入库。二要把好材料整理归档关。在全面整理档案的基础上，把职工的“三龄一历”核定作为职工档案的重点，逐项审核审查，并做确认记录。三要把好档案出库关。档案的借阅、外借或调转业务，在出库前要认真对照档案目录核对档案材料，无误后与接收人员做好记录交接，封存转档，归还档案要与调出记录逐一核对，与原始记录不一致的退回补全，切实维护档案管理的严肃性。

四、结束语

档案集中统一管理并不仅仅是简单的档案实物集中存放，而是要进行规范有序的管理应用。随着经济社会不断发展，人们对档案信息的依赖和档案管理的要求越来越高，档案管理部门应紧跟时代步伐，对档案管理工作中出现的问题及时改进和处理。只有加强对档案管理工作的重视，才能更好地满足人们对档案管理工作日益增长的现实要求，才能更好的服务于各项工作。

参考文献

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