基于原始凭证影像化的烟草行业电子会计档案工作探究

陈强

[摘 要] 会计档案管理是烟草行业财务会计管理工作的一个重要环节。在财务会计各领域信息化建设从单一模块到系统间融合的大背景下，会计原始凭证的信息化成为制约全流程电子档案管理的节点。本文从烟草行业凭证管理实践出发，对原始凭证影像化的操作及流程进行了积极探究，对于推动电子档案管理的应用，以及提高财务会计基础管理水平具有一定的现实意义。

[关键词] 原始凭证；影像化；电子会计档案

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 05. 029

[中图分类号] F231.3；G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）05- 0068- 03

1 烟草行业会计档案电子化的背景

1.1 政策背景

2016年1月1日起修订施行的《会计档案管理办法》（国家财政部、国家档案局令79号），明确了电子会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面规定，肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计档案有了合法的身份。

1.2 信息化背景

多年來，烟草行业财务会计信息化建设已基本覆盖了资金、资产、预算、核算、账簿、报表等各领域，较为完善的信息化建设为实现全面会计档案电子化奠定了良好基础。

在互联网+的新时代，大数据、云计算、OCR等技术的日渐成熟，推动着企业的会计档案管理从以纸质为载体的传统管理储存方式到数据形态的电子化管理的转变。同时技术的成熟带来了软硬件应用价格的降低，良好的性价比是实现会计原始凭证影像化的最佳保障。

1.3 烟草行业应用需求背景

烟草行业每年财务、审计等检查数量和内容都逐渐加大，各项检查工作调阅原始凭证频率较高。但调阅原始凭证不仅费时费力，而且存在安全隐患，有时还会发生需求冲突，急需一种高效便捷的会计档案解决方案。

新时代，财务工作不能仅满足于报销、记账、报表等基础核算工作，还要向数据分析和决策支持转型。这就需要大量财务数据有效转化为方便快捷的财务语言，以满足大批量多维度的数据分析。

2 单纯纸质原始凭证的弊端

现阶段，原始凭证的信息化成为制约烟草行业全流程电子档案管理的节点，纸质原始凭证存在如下弊端。

2.1 数据采集效率低下

原始凭证是会计核算的起点和基础，它不仅能用来记录经济业务发生或完成情况，还可以明确经济责任，是进行会计核算工作的原始资料和重要依据。烟草行业现行核算模式，主要是通过辅助核算的方式人工收集指定的原始凭证信息，该方式信息收集不完整、速度慢、易出现人为操作失误，无法为后续财务分析与管理提供全面的多维度的数据资源。

2.2 归档原始凭证查询消耗大量人力物力及时间成本

按照《会计档案管理办法》第六条第一款的规定“会计凭证，包括原始凭证、记账凭证应当进行归档”；第十一条的规定“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管”。烟草行业一般由办公室对会计档案进行集中统一保管，会计档案的查询需进行部门间协调审批方可进行，具体操作时，需要对原始凭证进行准确定位、下架、搬运、重新上架，消耗大量人力成本；档案库受保管条件、容量等限制，往往远离日常办公地点，甚至进行异地保管，导致查询的时间成本大幅增加。一般原始凭证查询后均要进行复制，需要消耗大量复印资源。烟草行业作为大型国有企业，常年面对不同角度多维度的检查，且检查内容在不断细化，对原始凭证的查阅需求与日俱增，原始凭证的查询日渐常态化。

2.3 归档原始凭证信息质量不高

原始凭证的装订一般采用单侧打孔的方式进行，这必然会导致原始凭证产生一定程度的破损，甚至会影响关键信息的记载。同时为了美观及防止掉页，原始凭证的装订方式不便于翻阅和复制，信息质量受到限制。

2.4 归档原始凭证信息查询效率低下

归档原始凭证查询过程中，受会计凭证记载信息的限制，往往只能通过凭证号进行概略查询，再通过人工检索进行精确定位。对以费用类型或者部门为检索信息时尚能满足需要，但对于无法准确提供检索信息或者以具体事项进行检索时，更多需要依靠经办人员的回忆提供辅助信息以尝试缩小检索范围。而且，原始凭证大小不一，为保证会计凭证的规范整齐，大多需要折叠保存，查询时需要一张张打开再折叠。这都会使得归档原始凭证信息查询效率低下。

2.5 归档原始凭证保管难度加大

归档纸质原始凭证在搬运、调阅过程中容易受到损伤，高频次的使用过程加大了损伤概率。而且，凭证所附各类发票、单据、附件受时间、材质等因素的影响，变得易碎易脱落，存在遗失、损毁甚至被篡改的风险，损害事项发生后无法及时察觉，使得原始凭证的完整性、准确性大打折扣。

3 原始凭证影像化建设思路

由于原始凭证所记载信息，无法全面高效转化成为财务会计所需数据。可以通过OCR识别技术转化为会计数据和数字图像文件的方式进行采集，进而分类、存储、管理以及检索使用。这种凭证管理模式即是原始凭证影像化的管理模式，影像化过程中所形成的数据及电子图像成为电子会计档案的重要组成部分。

3.1 原始凭证影像化建设实施原则

按照规范性、完整性、及时性、保密性原则，建设“规则统一、精准索引、高效运用、方便快捷”的原始凭证影像化系统。

3.2 原始凭证影像化的数据采集

烟草行业现行原始凭证处理一般按照以下流程进行，经办人粘贴处理票据—填制签字报销单并签批—财务报销—制作记账凭证—完成凭证装订—归档。为满足原始凭证影像化的要求需要对工作流程及操作方式进行调整。

3.2.1 票据处理方式的调整

传统票据的粘贴一般是层叠的鱼鳞状方式，造成票据部分信息被遮挡。为满足影像化要求，一方面，需要进行票据分类，将可通过ORC系统直接识别、采集、验证的增值税专用发票单独处理形成数据；另一方面，发票按类别采用平铺无遮挡的方式进行粘贴，确保影像采集的全面性。

3.2.2 原始凭证影像化采集的具体方式

原始凭证影像化的信息采集，一般可以采用三种方式进行，即经办人事前采集、出纳报销同步采集和记账后集中采集。

（1）经办人事前采集。一般在报销前，由经办人利用统一设备或自有便携式数据采集设备进行采集上传。优点是可以有效降低财务部门工作负荷；不足之处在于对统一的采集设备需求较大，或者采集的图像格式、效果参差不齐，需要加工甚至重新采集，并且会降低对财务部门服务的评价。

（2）出纳报销同步采集。由出纳在报销时，同步完成影像的采集工作。优点是数据质量可以得到保障，通过OCR系统可以实时完成对增值税专用发票的验证，不增加经办人的工作负担；不足之处在于增加的操作程序會加大出纳岗位工作负荷，出错概率增加。

（3）记账后集中采集：不改变报销流程，记账后审核由专人集中进行数据采集。优点是不增加各操作节点工作负荷，而且凭证经过审核，准确性得到保障，减少因原始凭证错误等问题导致重新进行数据采集的概率，同时由采集人完成影像化数据与记账凭证的关联与索引；不足之处在于财务部门需要付出更多的人力成本。

三种方式各有利弊，企业可以根据自身业务量、员工素质、人力成本等因素自行选取，但从数据采集质量角度来看，无疑第三种方式效果最佳。

3.2.3 原始凭证影像化数据采集后的索引关联

原始凭证影像化数据采集后应做好与记账凭证的索引关联。影像化采集过程中由系统自动赋予每份原始凭证唯一的编码，并建立记账凭证与编码间的关联关系。依托于不同的采集形式，编码规则存在一定差异。记账后集中采集的方式可以在编码规则中加上凭证号信息，编码与记账凭证关联性更强，尤其对于多附件的记账凭证，更加高效便捷。

3.3 原始凭证影像化数据的储存与安全

以图片形式储存的影像化的原始凭证，对系统储存空间的要求较高，而且随着时间推移，积累的大量数据对储存、调用、安全都会造成巨大压力，应该更好地应用云端技术，在硬件的配置及软件架构方面必须具有一定的前瞻性。为确保数据安全，一方面可以按照月、季、年的方式进行单独物理备份，有条件的单位可以同时做好异地备份；另一方面可以利用新的非关系型数据库技术，将影像化信息以安全连接和加密签名编码进行储存，并确保归档影像化数据的不可修改性。

3.4 影像化信息的大数据分析使用

打通原始凭证影像化这一节点，烟草行业财务会计管理各领域基本实现信息化全覆盖，进而可以实现会计档案电子化全覆盖，为大数据时代更好进行数据分析与利用奠定了良好技术基础，沉淀下来的海量财务数据可以焕发新的生机。

3.5 原始凭证影像化系统需求

为实现原始凭证影像化，需要系统的支撑，具体需求包括：系统管理功能、权限管理功能、影像采集功能、质量校验功能、影像补录功能、索引对照功能、统计汇总功能、查询日志功能、异常使用自动预警功能等，并建立与核算系统的数据交换通道。

4 原始凭证影像化需要注意的问题

4.1 权限的设定与分配

不同于纸质原始凭证的集中统一保管与物理距离分割，影像化数据通过网络大幅度提高了调阅、复制效率，带来便捷性的同时，信息安全问题愈加凸显。为有效降低信息安全隐患，在权限的设置与分配上应该更加谨慎，限定并缩小使用人群，减少长期权限账户的分配。由系统定期生成不同账户使用清单日志，发送管理员权限账户进行审核。

4.2 原始凭证的规范性

影像化对原始凭证的规范性提出了更高的要求，无论是对票据本身完整、清晰、可辨识的要求，还是对粘贴方式整齐无遮挡的要求，均需要企业具有较为良好的核算基础。

4.3 影像化信息的复核

从发展趋势看，随着电子档案管理的高速发展，今后对影像化原始凭证的调阅将会慢慢取代对纸质凭证的使用，这就需要影像化的资料是完整无误的。无论是何种信息采集方式，均需要对采集的影像信息的数量、质量以及凭证关联情况等进行复核。

5 结 语

综上所述，基于原始凭证影像化的电子档案管理方式，将会有效降低企业各项管理成本，提高基础管理工作水平，加大财务数据分析与使用的深度与广度，进而促进烟草行业财务管理工作再上新水平。全流程电子档案管理也为烟草行业财务工作转型，实施财务共享服务等新模式新方法，提高行业财务会计水平奠定了扎实的基础。

主要参考文献

[1]巩慧.电子会计档案或将正式“登台”——企业电子发票及电子会计档案综合试点取得阶段性进展[J].中国档案，2015（2）：22-24.

[2]解云霞.基于大数据背景下财务共享模式的电子会计档案管理研究[J].中国乡镇企业会计，2016（10）：193-194.

[3]杨茜雅.会计档案电子化助力财务管理转型——中国联通在全国率先推行会计档案电子化管理试点工作[J].中国档案，2015（2）：25-27.