原始凭证的电子化与规范化探讨

2015-03-19国电长源荆州热电有限公司肖玲

财经界(学术版) 2015年22期

国电长源荆州热电有限公司肖玲

现阶段，我国很多企业中的会计信息存在比较严重的失真问题，近年来频发的会计信息造假事件也印证了这一问题，因此，相关领域一直着眼于对财务会计工作的研究。随着信息技术的不断发展，运用信息技术让会计信息电子化能够让信息更加准确与真实，已经成为当前发展的重要趋势。但从另一个角度来看，会计凭证的规范化也会在很大程度上影响会计领域的发展。因此，总结发展问题，探讨会计原始凭证的电子化与规范化，是非常有必要的。

一、原始凭证电子化进程

早在上个世纪八十年代末，我国财政部就颁布了对会计凭证输入的相关要求，对计算机记账、输入、评审、处理、输出、保密等方面，都做出了比较全面的规定[1]。发展到2010年左右，计算机技术的发展日渐迅速，很多企业都开始运用计算机技术进行会计财务事务的处理，随着时代的发展与科学技术的进步，随着国家相关标准的逐步实施，会计领域中记账凭证的相关数据元素也在逐步规范，从而在一定程度上使会计凭证结构实现了标准化，虽然我国企业众多，企业的经营情况也各不相同，但很多大集团都开始按照相关的会计准则逐步统一与规范企业会计核算。

而随着科学技术的不断发展，国家也推出了与当前发展形势相对应的相关规范[2]。我国现阶段存在的相关制度与规范虽然能够对会计原始凭证的输入与生成有所保证，但仍需要人工进行参与与控制，没有真正意义上脱离人工会计模式，限制了原始凭证电子化与规范化发展[3]。而使原始凭证电子化，能够实现对原始凭证的规范化管理，让原始凭证中的电子文件自动归集与集中整理，从而达到财务业务可视化的在线审批，实现原始凭证全程在线可控，对原始凭证的规范化管理有很大意义。所以，构建起一个规范化制度，更有利于会计原始凭证的管理。

二、原始凭证的电子化

(一)原始凭证的概念

所谓原始凭证，指的是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的文字凭据。按照来源不同分类：第一，外来原始凭证，是指在同外单位发生经济往来事项时，从外单位取得的凭证。如发票、飞机和火车的票据、银行收付款通知单、企业购买商品、材料时，从供货单位取得的发货票等。第二，自制原始凭证，是指在经济业务事项发生或完成时，由本单位内部经办部门或人员填制的凭证。如收料单、签报单、领料单、开工单、成本计算单、出库单等。而原始凭证电子文件指的是原始凭证（外来、自制原始凭证）经过原始凭证电子化系统上传附件后，扫描自动生成的电子文件。

(二)影像扫描技术

通过影像扫描技术对原始凭证进行处理时，需要先对录入平台进行合理设置，以业务量为基础，选择摄像、平板扫描或中高速扫描等方式，对纸质的原始凭证进行严格审核之后，便可以将其通过扫描或摄像的形式录入到计算机中[2]。上传至账务信息系统的原始凭证电子文件应支持文本、图片、影像及各类电子文件格式，如：.jpg，.bmp，.tif，.txt，.doc，.xls，.ceb，.pdf，.wps等。在扫描过程中，不同的费用需要扫描的原始凭证内容也有所差异，如差旅费（正常出差），需要扫描出差申请单、交通费票据、住宿票、其他差旅费发票等原始凭证；燃煤结算，需要扫描燃煤采购合同、发票、燃煤结算单、煤质煤量对账单、收料单等原始凭证；电费收入，需要扫描电费业务确认单据、发票等原始凭证。

(三)注意事项

在将原始凭证电子化的过程中，需要注意以下几方面：第一，一般管理费用中的差旅费、招待费，过路费等报销时，需要业务经办人按照金额大小按顺序粘贴完毕后，通过扫描仪进行扫描后，上传到财务信息系统。第二，单张发票金额超过两千，或重要票据、合同及会议文件、红头文件等必须用扫描仪逐页扫描上传至财务信息系统。第三，各部门可安排一名人员，专门负责原始单据电子化相关工作。第四，除出租车发票、司机报销过路（桥）费及停车费发票可在一张粘贴单上粘贴15张以上外（以贴满粘贴单为准），其他费用报销，一张原始单据粘贴单上要求粘贴原始票据不得超过10张。第五，要求所有原始凭证粘贴平整,字迹书写清晰。扫描时必须平铺扫描，不允许重叠扫描。第六，保持发票完整性。所有原始凭证统一用公司统一印制的“原始凭证粘贴单”粘贴，不允许将空白A4纸充当粘贴单，如有发现一律退回重新规范粘贴。第七，除工资、奖金、铁路大票、材料领用单、其他涉及重大商业机密的文件等5类原始凭证不需扫描外，其他所有原始凭证均需扫描上传。

(四)原始凭证电子文件的保管及使用

首先，除月度结账涉及的损益等会计结转业务外，记账凭证均需附原始凭证进行存档保管。其次，一张原始凭证涉及几张记账凭证的，应把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证编号并附原始凭证复印件。再次，一张原始凭证所列支出需由几个单位共同负担的，应由保存该原始凭证的单位向其他单位出具原始凭证复印件，其他单位在记账凭证上注明附有该原始凭证的单位和记账凭证编号并附原始凭证复印件。之后，对于频繁使用的原始凭证，可以单独装订成册保管，财务信息系统内流转的电子单据应当作为原始凭证与记账凭证一同打印、装订。最后，原始凭证原则上不得外借，如因特殊原因需要提供原始凭证时，经本单位会计机构负责人批准，可以提供复印件，并在专设的登记簿上登记。

(五)财务业务一体化

财务业务一体化指的是在网络环境下，将企业中的业务、财务、管理等三个主要流程进行有机融合，构建起的一体化财务信息处理流程，能够让企业业务与财务数据融合到一起，更方便与企业处理业务，在很大程度上实现了数据共享以及经济业务的实施监测，能够将会计在企业中的控制职能充分发挥出来，也是当前会计领域电子化的一个主要表现方式。

(六)相关人员的培训

原始凭证电子化的规范操作财务人员还得做好对业务人员的培训和指导，企业可以对相关人员进行定期培训，以适应原始凭证电子化的发展，提升相关操作人员的综合素质与业务能力，更好的为企业发展而服务。

三、原始凭证电子化的作用

账户记录是会计信息最原始的形式，也是会计报告中信息的主要来源，而记账凭证便是账户信息的主要载体，所以，记账凭证是不可或缺的。原始凭证的电子化可以为记账凭证的自动生成打下良好的基础，也能够在很大程度上保证记账凭证的规范性。数据输入模块是当前凭证规范化的一种有效方式，将其连接到会计软件中，能够实现对凭证的有效控制。当前，很多国外的公司都在运用这一技术，运用通用程序，对公司中的相关数据进行管理。数据输入模块的优势在于：它可以运用公共系统实现对数据的检验与处理，还能够确保在整个数据校验过程中，会计信息系统使用一个相对一致的标准。因为会计信息系统之间在数据校验方面存在很大程度的共通性，所以系统不用针对每一个新交易都重新创建程序。原始凭证电子化能够在很大程度上提升会计信息的质量，从而保证企业经济活动的科学性与准确性。