英文商务电子邮件称呼语和签名的典型误区与使用策略

龚知鹏

（石油化工管理干部学院，北京 100012）

电子邮件在现今的商业社会扮演着越来越重要的角色,并已成为全球使用最频繁的商务通信工具。根据一项统计，全球每天发送约840亿封电子邮件。

商务人士每天花大量时间阅读，撰写和管理电子邮件。美国管理协会（American Management Association）和电子政策研究所（The e-Policy Institute）进行的调查表明：商务人士每天花30分钟到4个小时,甚至更多的时间来处理电子邮件。根据笔者的一项调查，某大型中央企业的国际业务从业人员每个工作日平均处理约30封工作电邮。

可以说，电邮对建立、巩固和加强海外业务关系起着越来越大的作用。良好的电邮写作技巧不仅能够改善沟通品质，提高工作效率，而且能够增加个人和公司的竞争力。这一点在如今的商务领域中已经得到了广泛的认同。能用结构清晰、措辞准确、语气得体的电子邮件进行有效商务沟通已经成为海外业务人员必备的素质和技能。

称呼语和签名（Salutation and Sign-off）是电子邮件的重要组成部分。称呼语，即对邮件收件方的称呼，是对方点开邮件后首先看到的部分，而签名位于邮件的最后，二者构成了电邮的“首”和“尾”。称呼语和签名是一封商务电子邮件的门面，而撰写称呼语和签名的惯例和规则构成了商务电子邮件的礼仪。电子邮件的商务礼仪能够看出个人为人处事的态度，熟练掌握相应使用技巧和礼仪十分重要。

本文基于作者10余年的商务沟通教学和研究经验，梳理分析国内企业国际业务从业人员在书写电子邮件称呼语（Email Salutation）和签名（Email Sign-off）时的常见误区，并总结出若干黄金书写准则，以期对广大国际化业务从业人员的实践有指导和借鉴意义。

1 电子邮件称呼语的典型误区

笔者基于多年的教学和研究经验，总结梳理了以下电子邮件称呼语的典型错误写法。

Dear Mr. Jack：——众所周知，Jack是英语为官方语言的国家人士的常用名，而Mr.后不能直接加某人的名字，正确的写法应是Mr. + 姓，如Dear Mr. Gong, 或者在十分正式严肃的邮件中用Mr.+ 名+ 姓，如Dear Mr. Jack Gong。 这类错误在国内企业国际业务人员中非常常见，要特别注意。

Dear Miss/Mrs. Wang：——Miss表示未婚，Mrs.表示已婚，且后面应加其夫姓，这种写法已经过时。在现代商业世界沿用这种写法非常危险，因为在对方读邮件之前你就很可能已经冒犯了她，而且你是如何知道人家未婚还是已婚的呢？正确的写法应统一用Dear Ms. Wang，尊敬的王女士。

Dear Dr. Wang/ Dear Professor Wang：——在明确对方学历、职位、职称的情况下，可以如上例所示用Dr.（博士）或Professor（教授）+姓的写法，以示对对方地位、学识的尊重。问题是，很多人并不清楚对方的学位职称，一味往高了写，反而弄巧成拙，造成对方不快或误解。正所谓，not all teachers are professors, and not all professors have a PhD degree（不是所有的老师都是教授，也不是所有的教授都有博士学位），称一位没有博士学位的教授为Dr., 极易引起对方的误会与不适。

Hello Jack，——这种写法本身没有什么问题，但多用于熟悉的业务伙伴、同级同事之间。较为正式的商务信函一般用Dear开头。这类涉及正式程度的错误，各类学习者都会犯，关键要看对方跟你的熟悉程度以及信函的内容。表1是分场合从“非常正式”到“非常不正式”（very formal,formal, neutral, informal, very informal）五个正式性量表中称呼语写法的归纳：

表1 称呼语正式性量表

需要注意的是，在商务实践中，很多商业人士会“自来熟”：就是说，见过一两面或者有过一两次通信之后，就会套近乎，用Dear + 名，或Hello/Hi作称呼语。因此，从商务实践来看，用Dear Jack和Hello/Hi Jack等“中性”和“非正式”的表达方式为称呼语的商务邮件比To whom it may concern和Dear Mr. Gong等“非常正式”和“正式”的邮件绝对数量要多。可以说，大多数的商务电子邮件从正式性角度衡量是“中性”或“非正式”的。

Dear Mr. Jack Gong, ——这类错误属于称呼语后的标点符号错误，很多人不清楚正式公函的称呼语应以冒号结尾，而是一律点逗号。根据从非常正式到非常不正式五个正式性量表，对应表1，称呼语的标点符号使用归纳见表2：

表2 称呼语标点符号的正式性量表

2 电子邮件签名的典型误区

签名位于电子邮件的最后，一般包括三个部分：1）邮件结尾敬语（Email Complimentary Close），即写信人在邮件结束时对收信人表达礼节性的尊敬2）写信人姓名 3）写信人职位、联系方式等信息。电子邮件签名部分的典型误区有：

2.1 用BR做结尾敬语

BR是Best regards的缩写，意为“最大的敬意”。多位国际友人曾对笔者抱怨，要向对方致“最大的敬意”，却连Best regards这样简单的两个词都要简写，这能表达最大的敬意吗？Best regards是商务电邮的经典结尾敬语，可以用，但请书写完整，以示礼貌。

2.2 商务电邮用Love等做结尾敬语

商务电邮一般不用Love、Cheers等做结尾敬语，因为这些用法非常不正式，仅限于跟亲人和朋友之间的交流。这类错误属于结尾敬语的正式性用法错误。不同的结尾敬语也有正式与非正式之分，一般来说，结尾敬语应与称呼语的正式性一致，以保持邮件风格的统一。按照“非常正式”到“非常不正式”五个正式性量表，对应表1和表2，结尾敬语的使用归纳见表3：

需要指出的是，表3所列是笔者根据研究和实践归纳得出的常用结尾敬语，现实商务活动还会出现其他用语，国际化业务人员可以根据电函内容、使用场合及与对方熟悉程度等实际情况选择选用。

2.3 签名信息过载（Information Overload）

签名可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，不需要信息过载，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。引用一个短语作为签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2.4 没有签名

有些人或许会觉得跟对方关系已经很熟了，不需要每封邮件都签名。事实上，每封邮件签名正是为对方考虑的职业做法，因为这样做能节省对方时间，提高沟通效率。每封邮件在结尾签名并留下联系方式，对方可以清楚知道发件人信息，并能第一时间通过留下的联系方式跟进业务，简单清晰高效。

2.5 大小写等格式错误

签名中结尾敬语部分的第一个词首字母应大写，其他均小写，其后点逗号，如“Best regards,”。对中国公司雇员来说，写信人姓名、职位和联系方式等最好中英双语显示，职位、单位每一个词首字母应大写。结尾敬语和姓名职位部分应隔空一行，如有座右铭等，也应放在姓名联系方式下方，并隔空一行。签名文字应选择与正文文字匹配，字号一般选择比正文字体小一些。图1是笔者签名栏的示例：

表3 结尾敬语的正式性量表

图1 笔者签名栏示例

2.6 只用一个签名档

对内、对熟悉的合作伙伴等群体的邮件往来，签名（Sign-off）可以进行简化，如就写：Thanks,Jack + 联系方式。过于正式的签名档会显得与对方疏远，可以在OUTLOOK（微软电子邮件软件）或相似软件中设置多个签名档，根据具体情况灵活调用。

3 电子邮件称呼语和签名书写的黄金准则

这样看来，小小的电子邮件称呼语和签名的雷区和书写惯例还不少，应该多加注意。以下是笔者总结的英文商务电子邮件称呼语和签名书写的两大黄金准则：

其一，如果是首次联系（first contact），第一次给对方写邮件，应采取“正装”（Dress-up）原则。就是说，尽可能用更加正式的称呼语和结尾敬语，如称呼语用Dear Mr. Gong，结尾敬语用Sincerely，邮件措辞和语气也相应更加正式和礼貌。

其二，如果已有过电邮、电话、会面等接触，黄金法则是“对等”（Reciprocate）原则，即观察对方给你写的电子邮件的正式程度和语气，进行对等回应。例如，收到合作伙伴的电子邮件用Dear Mr. Gong, 你就可以相应的回复Dear Mr.+对方姓氏；如果哪一天对方改变了语气，用更加友好、日常的Hello Jack开头，你就可以回复Hello+对方名字，以表示对这种更加亲密的沟通方式的认可。

总之，国际化业务人员在日常工作中如何用电子邮件跟外方做好沟通，是一门深奥且实践性很强的学问。首先，企业国际化从业人员应该从思想上重视起来，思想上重视是行动上落实的先决条件。国际化业务人员应提高思想认识，重视电子邮件称呼语、签名等各个部分的撰写，有意识遵循商务电子邮件基本礼仪和国际惯例，这对提高个人业务素养和职业形象，促进企业国际业务，提升企业的国际形象，打造企业世界一流的国际品牌都具有不可忽视的辅助和推动效应。其次，国际化业务人员应加强在日常工作中的学习，在通晓基本礼仪和法则的基础上注意积累，勤于实践，才能更快地成长为国际业务的精英和骨干，为企业的国际化事业做出应有贡献。