谈清代军机处的档案管理工作

王越

摘 要：清代档案是反映我国17世纪初至20世纪初社会历史状况的重要史料，是我国历史上封建政权遗留下来的档案中数量最多的部分。清王朝非常重视档案管理工作，使我国封建社会后期的档案工作达到一个新的高度。其中以军机处的档案管理最能体现清王朝的档案管理特色，最具创新性。了解军机处的沿革、职掌与其档案管理情况，对于我们研究清代历史与研究档案管理工作，具有重要意义。本文结合有关资料对清代军机处档案管理制度作以浅析。

关键词：军机处 档案 档案管理制度

清代的军机处设立于雍正初年，是辅助皇帝处理日常政务的最为重要的机构。军机处的设立不仅沟通了君臣上下的联系，提高了办事效率，而且削弱了内阁权利，强化了皇权政治。在此基础上形成的军机处档案管理制度呈现出专业性的特色，提高了档案的调阅效率，创新了档案的保存方法，极大地提高了档案的利用价值，使我国封建社会后期的档案工作达到一个新的水平。

一、清代军机处的历史沿革

军机处全称“办理军机事务处” ， 设立之初称“军机房” ， 雍正初年为办理西北军需而设。根据清人王昶所著《军机处题名记》所记：“雍正七年，青海军兴，始设军机房，领以亲王大臣”的记载，认为始于雍正七年，因西北两路用兵初设“军机房” 。十年改为军机处。十三年八月清世宗胤祯去世，清高宗弘历继皇帝位，守丧期间，将军机处改名总理事务处。乾隆二年（1737），高宗服满亲政，总理事务王大臣等自请罢职。高宗恢复军机处名称，自此遂成定制，直至宣统三年（1911）四月初十清廷宣布成立“责任内阁”时废止。在长达180多年的执政史中，军机处职掌主要是：掌书谕旨，参赞军国机务，参议重要政务及刑狱；用兵时则考其山川道里、兵马钱粮之数，以备顾问；文武官员的简放、换防、引见、记名、赐与，以及拟定对外藩朝觐者的颁赐等。军机处的设立使内阁成为只是办理例行事务的机构，一切军政大事均归于军机处处理。

二、军机处档案的总体整理情况

清代内阁大库中的档案非常混乱，“尘封插架，灰堆积土中。随意抽阅，皆典故也”是那时内阁大库中档案整理情况的真实写照。与之相反，军机处的档案管理工作却出奇的有序。“凡档案皆依年月编存。如其为何年何月所发上谕，再检是月之明发档中，则其件斯得。故检档从无积滞。然一事而数见明发，则需一一考其年月而分检之，又不如各衙门案卷之一线衔接矣。”据史料记载清代档案调阅失败的情况最大多数发生于顺治、康熙两朝。最让人诟病的是内阁的红本卷宗以及保存在六部的记录的管理情况。自雍正或乾隆时期的档案研究，是可以作得非常完整的。

三、军机处档案的管理制度

1、军机处档案的汇抄制度

汇抄制度，称为清档。据《枢垣记略》载：“凡本日所奉谕旨及所递片单，抄订成册，按日递添，按月一换，谓之清档”。“清档”是军机处“按日常行之事” 抄录，如凡军机处拟订的谕旨，经送交皇帝审定之后，均发回军机处，由值日章京逐日逐条地誊录在特备的薄册之上，每月一册，名曰：“现月档”；每年现月档都要另修一副本，按季分为“四季档” 。可见，“清档”为军机处例行公事，以备日后查考，与档案缮写制度并不同。后来“清档”范围扩大，出现了按问题或事件来汇抄档案。

2、军机处档案的副本制度

军机处每日都将皇帝朱批后的奏折抄录一份存案， 然后将原折封发具折人。录副的奏折一般为草写， 无须正楷。抄录时奏折的内容及朱批谕旨一律用墨笔。抄录的奏折与原折在内容上是一致的，因此， 录副奏折也是可靠的档案材料。到了乾隆朝， 清代的文书档案副本制度达到了最完备的时期。同时也使得我国封建社会后期的档案工作达到了一个新的水平。清代的副本制度在世界的档案管理史与中国的档案管理史上都是前所未有的创举。

3、军机处档案的缮写制度

所谓档案缮写制度，就是将已归档的档案文件重新抄写一份或若干份，另存他处以便在档案原件丢失、损毁或被篡改时进行核查、校对等。军机处档案分为汉字档、清字档两类，其缮写也依次分类。“清字档令方略馆译汉官缮写， 汉字档令内阁中书缮写。” 乾隆二十五年，首次将少数军机处档册交付誊抄。嘉庆十年起，军机处汉字档为五年一缮（ 有时以十年为期， 最多不超过十年） ，咸丰四年以后改为四年一缮； 清字档为五年一缮， 始终未变。

4、军机处档案的修缮制度

清代军机处档案缮写制度与修缮制度是紧密联系在一起的，缮写档案的同时，往往将原来破损的档案加以修补。因军机处档册使用频繁，易磨损或丢失，乾隆时期特规定每5年修缮一次。后因汉文档案使用率增加，损坏较快，咸丰四年（1854）改为满文档每5年、汉文档每3年修缮一次，遂为定制。修档包括两项内容：一是添修新档；二是修补旧档。其修就之正、副本档册，一存于宫内方略馆大库，一存于圆明园。

5、军机处檔案的检索目录----随手薄

随手簿又称随手档， 也称随手登记档， 是军机处每日处理的奏折及所奉谕旨等的摘由总目， 相当于现今的机关收发文登记总簿。随手簿起于乾隆七年 ， 迄于宣统三年， 最初是一年二册， 后因折奏增多，道光以后改为一季一册。它是一种索引以协助从军机处录副折中提调文件。随手登记不但可以用为军机处录副奏折的索引，而且可以当作一个用以检查指示是否被执行的记录文件。这样使得常见的伴随官僚作业而来的散漫与敷衍，在军机处是不可能的。

清代军机处的档案管理制度运用了专业性与科学性的创新，以改进档案文件的利用。它的管理办法包括了有秩序的整理、密集化的奏折及档册的誊录与扩大化并同时用作通讯管理工具的目录，以及建立专门的清单与索引。这些都有助于对档案材料的收集和保管，以及利用档案材料从事历史写作。

参考文献：

[1] 蔡美彪：《中国通史》（第九册）第五节 清朝封建专制统治的加强 人民出版社，1994年10月第1版，1999年12月第7次印刷。

[2] [清] 梁章钜， 朱智撰， 何英芳点校.枢垣记略（卷22） .北京： 中华书局， 1984.10

[3] 魏新 《 浅谈清代军机处的档案及档案工作 》 理论界 2007 （1）

[4] [清] 梁章钜， 朱智撰， 何英芳点校.枢垣记略（卷3） .北京： 中华书局， 1984.10