跨媒体的高校历史档案数字信息资源合作储存模式研究

文 / 徐桂荣

跨媒体的高校历史档案数字信息资源合作储存模式研究

文 / 徐桂荣

当前我国高校历史档案数字信息资源存储模式依然存在着一些问题，如重视程度不足、技术支持不力以及存储能力难以满足实际需求等。高校图书馆必须明确历史档案数字信息资源合作存储模式建设的必要性，推动管理理念的现代化，通过大力宣传以促进资源聚合，强化制度建设以保障资源应用价值的充分发挥。

跨媒体；高校；历史档案数字信息资源；合作存储模式

在经济发展和科技进步的双重推动下，高校图书馆在工作范围、工作职能、服务水平等方面都有了明显的进步，尤其是档案管理方面更取得了不俗的成绩。但高校档案管理工作多集中在档案的编辑和开发方面，并没有予档案资源存储工作以足够的重视，导致信息化背景下高校档案存储工作暴露出诸多弊端。在实际工作过程中，高校应高度重视档案存储工作，在跨媒体理念的支持下，建设并完善历史档案数字信息资源的合作存储模式，在保障资源安全性的同时，节约存储空间，降低存储成本，提高利用效率。

一、推进高校历史档案数字信息资源合作存储的必要性

（一）降低存储成本，优化存储空间

高校历史档案数字信息存储空间的拓展成为信息化背景下的大势所趋。这需要人力、资金和技术等的支持。目前我国绝大多数高校图书馆普遍存在资金不足、人员紧张、技术发展迟滞等方面的问题。尤其在跨媒体发展的今天，全新的传播方式和交流模式更提升了高校历史档案管理的要求：除了要做好实体档案存储外，还要做好数字信息资源的存储，确保数字信息资源保护的有效性，并扩大储存和传播的范围。合作模式建设的核心理念就是对存储资源的整合配置，将有限的存储资源发挥出最大的作用，通过合作的方式缓解高校档案存储工作压力，节约高校运营、管理等方面的成本支出，有利于在提升高校档案存储质量的同时，把更多精力放在推动图书档案馆的现代化建设中[1]。

（二）提升利用效率，聚合优质资源

历史档案信息具有一定的特殊性，相对来说，此类档案的利用率整体偏低，查找和使用受到多方面因素的影响而存在诸多的不便。这些因素主要与档案本身的开放性、存储方式的合理性以及档案获取的便捷性等有直接的关系。在合作存储模式的支持下，高校可以将利用率较低的历史档案从传统的存储管理工作中分离出来，利用合作存储平台对这部分历史档案数据信息进行管理。这样就能够将大量的历史档案资源汇聚到一起，利用跨媒体优势打破空间的限制，提升高校历史档案资源的利用效率，同时降低读者查找历史档案资料的难度，对于提升图书档案馆知识服务水平具有着重要的驱动作用。

（三）保障档案安全，提升服务效益

跨媒体背景下，保证高校档案资源的安全性越来越重要。只有全力维护档案信息的安全，才能为服务效益的提升打好基础。为此，高校有必要对档案资源进行有效分类和整合，强化对历史档案资源的把控力度，维护存储管理系统的安全，减少对历史档案资料的破坏。由于管理上的缺失，很多图书档案馆对闲置资源关注过少，降低了历史档案资料在存储过程中的安全性，信息失真或缺失等问题时有发生。而应用合作存储模式后，这种问题将得到有效的解决，合作存储平台将对历史档案资料给予应有重视，通过针对性的存储策略保证存储工作的实效性，并在跨媒体的辅助下实现实体和数字档案资料存储的永久性，弥补传统内部存储模式的不足[2]。

二、高校历史档案数字信息资源存储中的主要问题

（一）存储压力较大，工作重视偏低

高校内部存有大量的历史档案资料。这些历史档案资料包括重要的历史文献、文物典籍、书画资料、善本图谱等。在存储管理的过程中往往存在着较多问题。首先，历史档案资源的数字化转换缺乏足够的技术支持，很多破损程度严重的、濒危的历史档案资料很难通过一般手段实现数字化转换。其次，历史资料众多，图书档案馆传统存储模式存在着巨大的工作压力，在尚未架构起完整合作模式的情况下很难满足现代存储的需要。再次，缺乏专业人才，现有馆员很多对存储工作认识不到位，难以将现代化跨媒体思维应用到实际工作中。此外，高校本身对该项工作也缺乏重视，缺乏长远视角，致使高校历史档案数字信息资源存储难以获得应有保障，风险不断提升。

（二）存储条件不足，缺乏技术支持

在传统存储模式下，高校在历史档案资源存储过程中应当高度重视存储场馆的建设。而随着跨媒体理念的深化和信息技术的不断发展，档案资源数字化建设已经成为图书档案管理工作的特定趋势。因此，在历史档案资料存储管理的过程中，应兼顾实体和网络，基于现实环境提升对线上存储环境的重视程度，以更好地满足线上存储需求。然而，当前我国绝大多数高校不仅实体存储空间紧张，线上存储环境建设也存在诸多不足。首先，缺乏对历史档案数字信息资源存储科学性的分析，难以与时俱进融入跨媒体思维，导致档案信息的分类、检索等方面都存在短板。其次，缺乏技术支持，很多高校图书档案馆馆员年龄偏大，受到传统工作思维与模式的惯性影响而难以正确认识到跨媒体思维养成的意义，信息化知识水平有限，阻碍了历史档案数字信息资源合作存储模式的高效建设，信息资源存储工作升级与转型所面临的困难也就难以避免。

（三）转型需求加剧，存储职能弱化

在新媒体时代，跨媒体思维的普及应用已成定势，为了顺应形势的发展和现实需要，当前各大高校图书馆都在积极转型，很多高校都将重点放在了知识服务职能拓展上，借助网络技术在跨媒体平台上不断拓展知识服务范围，以便为读者提供更广阔的阅读路径。这不仅有利于图书馆内部闲置资源的高效利用，而且有利于凸显高校图书馆的知识服务价值。与此同时，高校图书馆存储工作的地位却急转直下，为了迎合社会需求而过多地将重心放在了转型建设层面。这样，高校图书馆档案信息存储职能势必被边缘化，存储方面由此出现巨大隐患[3]。

三、跨媒体的高校历史档案数字信息资源合作存储模式的优化路径

（一）注重经验学习，引入现代理念

关于图书馆档案存储问题，学界早有研究，生成了大量具有针对性的存储模式建设构想。其中合作存储模式概念的提出始于哈佛大学。其初衷是用于解决实体文献存储方面的问题。随着后来理论和实践的同步发展，此模式一直处于不断完善的进程中，意在缓解图书馆存储压力，实现资源的集约化管理。当前，很多发达国家的图书馆已经应用了合作存储模式，以哈佛为首的几大知名院校也都将合作存储模式作为主要方式。相比之下，我国图书馆合作存储的理论和实践仍处于探索阶段，合作存储经验严重不足。为此，我国图书馆应适当借鉴国外经验，注重现代化跨媒体理念的融合并以此指导实践。首先，高校应正确定位合作存储模式的发展趋势，并对该模式形成全面而深刻的理解，明确优势劣势，进而结合实际情况加以应用。其次，要对合作存储模式进行本土化创新。不同国家的文化背景与图书馆运营模式的差异客观存在，我国图书馆对发达国家图书馆先进运营模式的借鉴不能完全照搬，而要重视观念引导，并在合作存储模式推行的过程中切实结合我国实际情况，通过不断的摸索和尝试循序渐进，逐步建设与完善各项制度。再次，国外合作存储模式并不相同，应根据不同情况选择不同类型的合作存储模式。因此，我国高校图书馆在合作存储模式建设过程中也应增强灵活性，将跨媒体与合作存储深度结合，通过线下与线上的联动扩大合作存储模式的应用范围[4]。

（二）扩大宣传反馈，强化资源聚合

做好高校历史档案数字信息资源存储工作，不仅是历史档案资料保密性的必然要求，而且是提高历史档案数字信息利用率的重要途径。在高校图书馆数字化转型的今天，做好宣传工作并以此为契机强化资源聚合的必要性逐渐明晰。首先，国家有关部门应介入该工作，充分发挥统筹协调能力，成为各大高校联合的媒介，借助政府力量推动合作关系的快速建立；应加强实践调查研究，深入各高校内部了解历史档案资料存储现状，以更清晰地了解实际情况从而辅助高校制定行之有效且有针对性的档案信息保护机制。在此过程中，官方应秉着“共享、共赢”的理念切实保障跨媒体传播渠道的流畅性和约束性。其次，高校图书馆内部要做好合作存储的准备。一方面要做好历史档案资源的分类与转换，明确历史档案资料合作存储的类型和等级等，保障共享平台的有效性；另一方面要扩大宣传范围，重点针对跨媒体思想和合作存储模式组织工作人员展开学习，全面提高馆员的综合素质与职业能力。

（三）完善制度建设，灵活应用资源

在传统档案管理工作中，存储与应用之间存在较大矛盾，做好存储工作往往就会降低历史档案资料的利用率，甚至于因过分保密而妨碍读者的查阅。因此，在合作存储模式建立的过程中，高校图书馆应通过化解存储与应用之间的矛盾对历史档案资源的利用率给予必要支持。首先，要丰富高校历史档案资源的存储形式，通过数字化转换和线上存储的推行来降低高校历史档案资源的耗损率。其次，对电子档案进行严格把关，在合作存储模式下，可以倡导各合作院校采取统一化标准，实现档案资源数字化转换，不仅便于历史档案数字信息资源管理，而且能保证档案转换的规范性，为利用开发工作打下良好基础。最后，要针对合作存储模式完善制度建设，以发挥出制度应有的约束功能，保障各项工作平稳有序开展。制度的制定应包括三个主要方面：一是对档案的编辑、上传加以规范，便于管理工作的展开；二是对各项操作行为进行约束，减少人为因素对合作存储模式运行的负面影响；三是做好安全制度的建设，细化账号管理、操作规章和安全技术等各项涉及到安全性的内容，最大程度降低线上风险，为合作存储模式的稳定运营提供可靠保障[5]。

[1]史枚翎.数字图书馆可持续发展下的知识管理与知识服务创[J].山西档案,2015(3).

[2]杜鹃.场景化:移动互联时代传播模式创新的新途径——兼论场景+媒体的基本运作形态[J].出版广角,2017(18).

[3]黄丹瑜.跨媒体信息素养的概念,特点及对图书馆的意义[J].图书情报工作,2013(14).

[4]李爱明.数字图书馆中基于语义关联挖掘的跨媒体检索研究:模型设计与实验分析[J].情报科学,2014(1).

[5]王宁.高校图书馆低利用率文献合作存储库的构建研究——以安徽省合肥市大学为例[J].中国科技投资,2013(20).

（责任编辑：虞志坚）

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1005-9652（2017）05-0089-03

徐桂荣（1973-），男，江苏泰州人，泰州学院馆员，研究方向：高校档案管理。