档案开发利用的跨界合作机制研究<br/>——以British Steel Archive Project为例

档案开发利用的跨界合作机制研究
——以British Steel Archive Project为例

2017-12-11聂勇浩刘碧盈

山西档案 2017年5期

文 / 聂勇浩刘碧盈

档案开发利用的跨界合作机制研究
——以British Steel Archive Project为例

文 / 聂勇浩刘碧盈

资源有限是公共档案馆利用服务创新的重要障碍。英国钢铁档案项目（British Steel Archive Project，简称BSAP）的成功经验为动员和整合外部资源提供了有益借鉴。这一项目从治理结构、资金募集、人力资源管理和社会资本四个维度促进跨界合作的实现。它的具体机制包括：搭建“决策执行—督导—顾问”三足并立式的治理结构；采取伙伴式融资策略，重视宣传和品牌建设工作；实施灵活和成长导向的人员任用和管理机制；建立以代理人为中心的社会资本积累机制，推动档案服务活动融入社区。

档案；跨界合作；开发利用

一、研究背景与问题

资源不足是阻碍档案有效开发和利用的重要瓶颈。正如肖秋会、张欣[1]以及张庆莉[2]等研究者指出的，资金缺乏和人力不足是阻碍档案开发和利用服务长足发展的主要资源困境。面对困境，公共档案馆可以通过哪些方式动员并整合社会资源以助力档案的深度开发及利用呢？对此，我国档案界已经在跨界合作上展开了初步的探索。“跨界”指不同领域间的合作，让原本没有关联的元素互相渗透，突破传统行为模式的固有界限。例如，2012年起北京市档案馆与首都博物馆合作陆续举办了“北京的胡同四合院”和“享誉京城的老字号”展览，既丰富了展览内容，又扩大了传播效应[3]。对于跨界合作的具体形式，则有研究者陆续提出了协同合作开发模式[4]、商业性（产业性）开发利用模式[5]和多主体协作的市场化运作模式[6]等思路，强调多样化、异质性主体共同参与，实现资源引入和优势互补。

然而，对于跨界合作的实现机制，现在还缺乏相应的研究。英国钢铁档案项目（the British Steel Archive Project，以下简称BSAP）是通过跨界合作实现档案深度开发利用的典型案例。对这一案例的深入研究，有助于深化学界对档案开发利用中跨界合作实现机制的认识，从而为实践创新提供理论参照，帮助档案工作者更加有效地动员和整合社会资源。为此，本文将深入审视BSAP在档案开发利用中实现跨界合作的成功经验，并且尝试从治理结构、资金募集、人力资源管理和社会资本积累四个维度归纳其实现机制。

二、BSAP的案例描述及分析框架

英国钢铁档案（British Steel Collection）由Tata钢铁公司在20世纪90年代赠予提赛德档案馆（Teesside Archive）。这批档案反映了1840年至20世纪70年代提赛德工业区的变迁史。囿于资金缺乏、馆员不足和库房空间有限，它的内容不为人所知，亟待修复与保护。

提赛德大学一直希望将这批档案用于研究和教学。2007年，它与提赛德档案馆合作，设立了英国钢铁档案项目，计划以三年的时间（2008年4月至2010年12月）开发利用这批档案。项目组成功向10个外部组织募集资金，招募了96名档案志愿者，与37所中小学和105个教科文组织建立合作关系，有效整合了各界资源。项目的内部评估报告[7]和专业人士Yvonne Hardman[8]的评估结果均表明，项目超额完成既定指标。编目索引和重要档案的数字化工作全部完成，修复保护措施到位，网络查询服务已开通；档案服务活动顺利开展，项目组设计了超过20 种服务形式，开展活动203场，5500余人从中受惠。评估报告指出，项目的成功主要得益于公共档案馆能够与公共部门、其他文化服务机构、民间社团、学术机构乃至公民个人建立平等共赢的跨界合作关系，动员并整合各方的优势资源。

在分析BSAP中跨界合作的实现机制时，Robin Yeates和Damon Guy[9]的研究提供了重要的参照。他们曾经针对英国数字化项目Sense of Place South East，以欧盟委员会2002年提出的数字化策略标杆模型[10]（Digitization Policies Benchmarking Model）为框架，从项目治理、人力资源管理和资金募集等维度总结了跨界合作的实践经验。不过，他们采用的框架没有提及社会资本的作用，即能促进社会活动有效开展的社会关系和社会网络[11]的作用。然而正如Ronald Burt所言，“通过它（社会资本）你得到了使用其他形式资本的机会”[12]。胡洪彬也谈到，档案馆社会资本具体表现为信任、规范和参与网络，社会资本缺失是档案公共服务能力不足的重要原因，为此他呼吁更多的社会组织关注档案事业，构成不断扩大的普遍参与网络[13]。

可见，对于BSAP中跨界合作的成功，有必要从治理结构、资金募集、人力资源管理和社会资本积累四个维度展开分析。首先，“决策执行—督导—顾问”三足并立式的治理结构提供了强有力的组织前提。其次，伙伴式的融资策略，即强调发展多元融资伙伴和做好品牌建设工作，构成了项目融资的基础。再次，灵活和成长导向的人员任用和管理机制，为招募合适的人员并激发其积极性提供了条件。最后，以代理人为中心的社会资本积累机制，既促进了档案服务活动融入社区，扩大项目的辐射范围；又固化了代理人网络，促进档案服务的可持续运营。因此，本文从这四个维度出发，系统归纳BSAP的跨界合作实现机制。

图1 跨界合作的实现机制

三、“三足并立”式的项目治理结构

权责分明、监督有力的项目治理结构是跨界合作的组织基础。英国钢铁档案项目搭建了“决策执行—督导—顾问”三足并立式的治理结构，在合理分工的基础上，既相互制衡，又相互支持。

图2 英国钢铁档案项目的治理结构

项目发起人包括提赛德大学和提赛德档案馆。“档案+学术”的跨界合作源自双方的资源互补、目标兼容。提赛德大学对英国钢铁档案有迫切的利用需求，积累了丰富的外部投资项目管理经验，但没有档案的所有权；提赛德档案馆保管着档案，但没有足够的资源投入开发。由此，提赛德大学提供了项目启动资金，负责后续的融资工作，还雇佣了项目骨干，提供后勤保障。提赛德档案馆则为项目的文献保护专员（Conservator）和档案专员（Archivist）开放库房和电子档案管理软件CALM的使用权。项目团队和档案馆的资深专家一同参与项目例会，共享决策权。

决策执行团队以项目经理Joan Heggie为代表，下辖文献保护专员、档案专员、行政专员和社区参与（CE）团队，负责制定和落实资源募集战略和项目计划。同时，项目设置了督导组（Steering Group），成员包括监控项目收支情况的财务部代表和来自中心筹资支持团队（central Funding Support Team）的伙伴。督导组发挥指导和监督双重职能，一方面协助项目经理完成预算管理和筹资相关工作；另一方面起监督作用，每季度召开一次会议，根据项目阶段性目标（milestone）审议项目经理提交的进展报告，评估项目进度和预决算情况。顾问团队指项目的咨询委员会，代表着更广泛利益相关方的意见。20名委员囊括资助方、文史类学会、文化机构和社区团体的代表以及两名海外研究者。项目经理每季度向咨询委员会汇报一次，听取各方专业人士的意见和建议。

以项目经理为代表的决策执行团队掌握重大融资事项决定权和资金使用权，同时接受督导组的监督并听取咨询委员会的建议。这样的分权机制下，各个机构定位明确，权责统一，既能保障财务透明，又可以体现利益相关方的意见，从而为多元力量的参与提供了组织机制上的保障。

四、伙伴式融资策略

伙伴式的融资策略，指通过建立互补对等的跨界合作伙伴关系以实现共赢。一方面，在传统的“资助—监管”关系之外，项目组和资助人还形成互惠共赢的合作伙伴。另一方面，为吸引更多元的融资伙伴、全面提升融资能力，项目组也很重视品牌建设。

多样化的筹资渠道中，机构捐赠是BSAP最主要的资金来源。11个组织捐赠了超过89万英镑。它们分别是提赛德大学、文化遗产彩票基金、米德尔斯堡市镇议会、社区工会、Corus Teesside Cast Products、艺术&人文学科研究委员会、皇家工程学院、欧洲社会基金、技术战略委员会、经济史学会以及博物馆、图书馆和档案馆理事会，组织类型涵盖政府部门、公共服务机构（non-departmental public body）、民间社群、企业和学术团体。

可见，融资伙伴的性质和所在领域可以多样化，关键在于双方能否实现“目标兼容”，即参与方能借助这一项目同时实现各自的目标或使命。具体来说，链接“目标兼容”的融资伙伴可以从项目属性、档案特征和项目组人员关系网络三个角度出发。

首先，是从项目属性出发，结合项目的目标和实施范围发掘合作伙伴。BSAP的核心资助人文化遗产彩票基金HLF就是通过这种方式发掘的。HLF致力于文化遗产的保护和开发，为英国文化遗产保护项目提供资金支持[14]。BSAP的目标在于保护和开发提赛德工业遗产，努力提升人们对钢铁文化的认同、促进档案的利用。由于这一目标非常贴合HLF的主旨和价值观，因此双方进行了全面而深入的合作，HLF的资助贯穿项目全周期。此外，项目组还向其他专业组织寻求合作，为不同的工作模块筹资。例如，项目拟实施志愿者计划，但缺乏资金，而欧盟委员会设立的欧洲社会基金以促进就业、帮助市民获得更好的工作并保障就业平等为目标[15]。项目组就提出志愿者计划能提供学习档案工作专业技巧的机会，有利于提升参与者的职业竞争力，而这非常符合欧洲社会基金的宗旨，为双方就志愿者工作达成合作奠定了基础。

其次，是从档案特征出发，分析所开发档案的共同属性，据此链接可能的融资伙伴，具体包括档案的来源特征、内容特征和载体特征。从来源特征入手意味着需要发掘项目与作为档案来源的组织或社区之间密不可分的联系。英国钢铁档案由Tata钢铁公司继承，并捐赠给提赛德档案馆，因此Tata钢铁公司及其控股企业都是重要的目标资助人。同时，提赛德地区的工业巨头Corus Teesside Cast Products是第一个融资伙伴。Corus公司愿意为这批档案的长期保存和提供利用承担一定的社会责任，也鼓励员工成为项目志愿者以提升内部凝聚力，从而与BSAP实现了互惠共赢。社区工会长期扎根于英国工业重镇，为社区居民服务。项目的文化功能使居民受惠，地缘因素（档案的来源属性）也让工会成员认可提赛德工业遗产的价值，这都是促动该组织捐赠的主因。

再次，可以从内容特征入手。英国钢铁档案反映了提赛德地区悠久的工程建设文化。CE团队以其中的桥梁、船舶和汽车档案为素材，开发了“档案+工程设计+教育”的跨界合作项目——Ingenious Project。15名专业工程师志愿者先接受团队提供的公共参与技巧培训，然后给中学生开设专门工作坊；这些中学生再到结对的小学主持工作坊，三者协力共同完成模型的设计和搭建。该活动获得皇家工程学院Ingenious基金的资助（为鼓励公众了解工程师和工程学而设的基金[16]），实现了档案界、学界、中小学、建筑业界的四方共赢。

最后，从项目组人员关系网络出发，进行募捐或众筹。项目官方网站的Donations栏目显示，绝大多数捐赠者都是与项目关系密切的团体或个人。另一方面，BSAP为全面提升融资能力还非常重视品牌建设工作。它主要通过以下五种方式进行宣传。第一，设计项目专属logo，不仅应用于成员名片和邮件签名，而且出现在文具、小册子和横幅等宣传品上。第二，以照片档案为素材开发文化创意产品。其代表性产品是年历。它既可作为礼品赠送合作伙伴，又能通过线下和网络销售，自筹经费。第三，建立官方网站，作为网络统一服务和宣传窗口。通过Image Gallery栏目提供档案在线阅览服务。第四，积极联系各界媒体刊物增加曝光度，BBC等传媒和专业杂志期刊都曾报道过该项目。第五，项目成员和志愿者自发在公开场合推介本项目。

五、灵活与成长导向的人力资源机制

（一）灵活的任用机制

BSAP采取项目骨干短期聘用制和志愿者计划相结合的方法解决人力资源问题。前者重在招募充分胜任岗位职责的全职/兼职人士，通过跨学科合作和知识结构互补以产生协同效应；后者既能补充人员缺口，又可以扩大公民档案者队伍。

项目招募有十名骨干，包括项目经理Joan Heggie、文献保护专员Tony King（接替Zoe Stewart）、行政专员Karen Oxley、档案专员Simon Sheppard、合作博士生Tosh Warwick以及四名CE团队的成员。其任用机制的灵活性表现在以下两方面：

首先，档案开发利用项目根据档案的内容属性和服务对象的范围，跨学科地吸纳各界人才为骨干。以CE团队为例，它的成员具有不同的学科背景，加入BSAP前从事着不同的工作。团队负责人Jenny之前从事科普工作。教育专员Angela是历史学硕士，有丰富的博物馆和档案馆工作经验。他的继任者Sally则来自博物馆学。另一名教育专员Rachael拥有教育学研究生证书，曾是大学雇员。Ingenious Project得益于Jenny和Rachael的知识结构互补，很好地融入了工程和教育元素。

其次，项目组重视招募档案志愿者以协助完成具体工作。BSAP共招募档案志愿者96人次，对比极少的骨干成员和惊人的项目产出可知，档案志愿者发挥了巨大作用。除了Ingenious Project的16名工程师，其余志愿者均向社会公开招募。他们的平均年龄是57岁，中位年龄63岁，总体而言以中老年人为主。志愿者从事著录编目、数字化、档案保护和口述史研究等各项工作，其中前两项任务的参与人次最多。

2014年，时任国家档案局局长杨冬权曾提出要着眼于新的档案工作合作者，及时吸收、利用他们参与档案工作[17]。鉴于我国档案志愿者大多是档案馆工作人员或高校大学生[18]，结构相对单一，参考BSAP的经验，可更多招募离退休教职人员、文艺教育界学者以及经常利用档案的用户为志愿者。这不仅因为以上人群的文化素养较高且对档案事业认同感更强，还因为档案部门与其他教科文机构联系紧密，能接触到目标群体。另外，招募到这些不同工作和学科背景的志愿者后，还应重视引导志愿者运用其专业知识协助馆员工作。

（二）成长导向的人员管理模式

人员流动性大是短期项目面临的又一难题。在无法长期留住项目骨干的前提下，应采取成长导向的管理模式激发人才的主动性和积极性。

归纳骨干人员的履职情况发现，虽然他们的流动相对频繁，但在任职期间都有长足的贡献。例如，Zoe Stewart于2008年8月加入，次年1月获得新职位离开，短短半年内她设计了档案保藏情况调查方案并完成了全部调研工作的50%，成果斐然。究其原因主要有二。一是弹性工作制给予骨干更大的自由度。在阶段性指标的约束下，骨干能自主安排工作计划。例如，Zoe可以规划好档案盘点、清洁工作的分配方式和要求，然后交付志愿者完成。兼职人员还可以选择出勤时段。二是挑战性任务意味着更多的职业发展机会。项目的外部评估报告显示，所有受访骨干均表示他们习得了新技能或提升了已有技能[9]。

分析志愿者的管理模式可知，项目组很关注志愿者的个人成长和发展。其一，制定完善的管理制度，全面规范志愿者的权利和义务。其二，开展通识培训和专业技能培训，提升志愿者技能。其三，实施目标导向的管理，侧重定期评估工作成果，在工作方法上给予较大的自由。其四，重视团队建设，通过夏季出游和圣诞节派对等团队活动，增强内部凝聚力。志愿者计划是BSAP项目的亮点。项目结束后，愿意继续合作的志愿者组成了固定的档案服务组织——提赛德档案馆之友。这样，BSAP虽走向终点，但开发利用钢铁档案的工作并没有结束，这是项目组为实现档案服务“可持续发展”做出的有益尝试。

六、以代理人为中心的社会资本积累机制

社区参与团队需要解决活动如何融入当地社群的难题。CE团队的核心任务是为不同社群提供档案利用服务，增进利用者对英国钢铁档案的认识，但是BSAP没有自己的场地，不能独立向公众服务，并且在项目初始阶段，受众基础也很薄弱。这意味着CE团队提供服务时要先获得进入社群的途径，争取居民的信任，再运用一定的宣传手段吸引他们参与活动。

但是BSAP超额完成了HLF制定的多个考核指标，与37所中小学和105个教科文组织建立合作关系，设计了超过20 种服务形式，实施活动203 场，5500 余人从中受惠。其中，78场桥梁模型挑战赛惠及2665人；9场钢铁故事会吸引了包括81名离退休钢铁工人在内的175名成人；各类讲座和展览吸引超过61000名观众。档案服务活动顺利融入社区的关键，就在于项目社会资本存量的迅速提升。

（一）建立代理人机制，推动服务融入社区

横向拓展组织的外部社会网络是快速提升项目社会资本存量的重要方式。CE团队在正式介入目标社群（青少年、家庭和钢铁工人）前，会运用已有社会资本促成与在地组织或个人的合作，将他们发展为“代理人”（broker），依托与代理人的伙伴关系拓展自己的外部社会网络。中小学、图书馆等公共教科文机构、民间社团和学术组织都是理想的代理人。它们相当于BSAP与目标社群之间的固定沟通窗口和服务基地，具有三个基本特征：一是长期活动于目标社群之中；二是在目标社群中积累了深厚的社会资本，具备较强的动员能力；三是能提供一定的物质保障，如场地和软硬件设备。

代理人机制在促成多方共赢方面有巨大优势。其一，既能让项目组充分利用代理人的固有用户网络，又能为代理人丰富服务内容、吸引新受众。比如，“炸弹和阻塞气球”展览在10个图书馆巡回展出，参观者不仅有图书馆的固有用户（青少年和老年人），还有许多慕名而来的中青年群体。其二，能在项目组和目标社群之间搭建以代理人为中介的固定交流渠道，充分收集用户需求信息。钢铁故事会的成功改良离不开代理人机制的支持。它最初是一个图片识读活动，但参与率较低，效果不尽如人意。教育专员Sally尝试联系了几个社区团体，在CSV RSVP (the retired and senior volunteer program within Community Service Volunteers)的Carol Reynolds邀请团队成员参加的午餐会上，团队收集了与会退休钢铁工人的建议，并准备了试验性的钢铁故事会，效果大为改观。其三，代理人的工作人员能够协助活动的宣传和实施，节省项目的执行成本。

发展代理人，与发展融资伙伴的策略一样，都需要发掘目标兼容的任务。在BSAP的情境中，档案开发利用项目的代理人多是在地教科文组织，往往是从文化背景和使命切入促成合作。例如，中小学是很好的合作伙伴，学校的核心任务——教育就是一个突破点。CE团队研究中小学课程大纲后发现，桥梁专题课程面向7—11岁的学生开设，据此，团队运用英国钢铁档案中丰富的桥梁档案素材，设计了切合课程主题且形式生动的“桥梁模型挑战赛”工作坊。活动丰富了课堂形式，满足了学校的需求，有利于提升教学质量，由此也使得校方积极以代理人的方式参与项目推广与实施。

（二）固化代理人网络，实现可持续运营

代理人网络建立起来以后还需要“固化”，或者说“常态化”，以提高在地组织的参与度，促进档案服务的可持续运营。这有两重含义，一是将项目团队拓展的社会网络（代理人）交由提赛德档案馆管理维护；二是丰富代理人功能，通过持续性的资源注入提升其服务能力，促进档案服务的可持续运营，具体的实现路径，则是从激活到自主/联合提供服务。

激活指投放举办档案主题活动所需的资源，其中以策划案等知识资源最为重要。CE团队免费向合作伙伴提供“学校资源包”（School Resource Pack），涵盖最成功和最受欢迎的活动的资料，包括详尽的策划案、活动实施总结和改编建议。此外，团队还设置了“租借箱”以便代理人向提赛德档案馆借用活动设备。

档案馆和代理人联合提供服务在提赛德档案馆之友的协助下已经实现，并做到了常态化实施。提赛德档案馆之友通过策划常规性在地服务或作为嘉宾参与代理人活动这两种方式来推动档案宣传和利用工作。例如，2016年3月，在北约克郡档案办公室（North Yorkshire County Record Office）主办的Local and Family History Day上，档案馆志愿者代表就推介了有关地方史和家族史的档案资源。

七、结论与思考

通过对英国钢铁档案项目这一典型案例的分析，可以看出要实现档案开发利用中的跨界合作，需要把握以下关键点。首先，档案部门需深入分析馆藏的来源属性、内容属性和载体属性等特征，结合国家政策方针甄选档案利用服务的主题和对应馆藏素材，确定项目合作内容并引入对应伙伴。其次，搭建“决策执行—督导—顾问”三足并立式的治理结构，为多元主体的参与提供组织机制上的保障，逐步深化跨界合作的内容，从浅层次的合作渐渐向高度协同如联合策展深入。再次，采取伙伴式融资策略，尝试开拓多样化的融资渠道，加强宣传和推广工作以全面提升融资能力。同时，实施灵活和成长导向的人员任用和管理机制，建议招募离退休教职人员、文艺教育界的学者以及经常利用档案的用户为志愿者，并在管理上给予项目成员更多的自主权、关注其个人成长以激发工作积极性。最后，加强与图书馆等在地教科文组织的联动，发展多元化的代理人以提升项目社会资本存量，推动档案服务走进基层社区，逐步实现可持续运营。

档案作为一种“握手协议”，只要寻找到适当的方式，所有档案就具备跨界合作开发的可能。理论上，这应当是一个开放式的合作网络，可以和企业连接，协助企业履行其社会责任；也可以跟其它文博机构连接，共同提供更丰富的文化产品；还可以和学术团体连接，助力科研科普工作。总之，档案馆不应当是封闭的有着森严边界的机构，而应当是以开发利用为中心的能整合各界资源促进档案信息更好服务社会的平台。

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[3]宋鑫娜.档案展览跨界合作模式初探——“北京的胡同四合院”展览启示[J].中国档案,2012(11):43-44.

[4]檀竹茂.档案信息资源开发的有效途径——协同合作[J].档案学通讯,2014(2):55-58.

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[6]张卫东.网络环境下档案馆社会化服务模式研究[D].吉林大学,2006.

[7]Heggie Joan, Search Jenny. Final Report[R/OL]. http://www.britishsteelcollection.org.uk/images/reports/web_bsap_final.pdf.

[8]Hardman Yvonne.External Evaluation Report[R/OL]. http://www.britishsteelcollection.org.uk/images/reports/bsap_eval_report.pdf.

[9]Yeates R,Guy D.Collaborative working for large digitisation projects[J].Program-Electronic Library and Information Systems,2006,40(2): 137-156.

[10]European Commission.Digitisation Policies Benchmarking Model[EB/OL]. http://cordis.europa.eu/ist/ka3/digicult/benchmarking.htm#3.

[11]Coleman,J.S., Foundations of Social Theory[M].Harvard University Press,1990.

[12]Burt R S.Structural holes:The social structure of competition[M].Harvard university press,2009.