21世纪以来档案收集研究述评——基于8家档案学类核心期刊的数据统计

文 / 赵彦昌 苏亚云

21世纪以来档案收集研究述评
——基于8家档案学类核心期刊的数据统计

文 / 赵彦昌 苏亚云

21世纪以来，在档案学类8大核心期刊上，档案收集的研究成果数量较多，研究主题多样，研究内容丰富，主要围绕档案的收集范围、档案收集工作中存在的主要问题及解决对策、档案收集的原则与方法、档案收集的意义进行探讨，研究成果质量较高。但是，这些研究成果的创新性不足，研究主体的分布也不平衡。在未来的档案收集研究中，要克服不足，全方位、创新性加以探讨，完善档案收集的理论，提供更好的实践指导。

档案；档案工作；档案收集

档案是整个人类社会发展历程的真实记录，收集档案具有重要的现实意义和历史意义。同时，档案收集是档案工作的基础。因此，研究档案收集的相关内容对推动档案工作发展具有基础性作用。为了认识21世纪以来学者们对档案收集的研究重点和研究方向，本文以极具代表性的档案学类8大核心期刊为基础，对档案收集相关的学术论文进行探讨，以求探讨出当前档案收集研究的发展动态和发展前沿，以供借鉴。

一、文献统计分析

笔者在中国知网，利用高级检索，篇名为“档案+收集”，时间为“20000101—20171001”，文献来源为《档案学通讯》《档案学研究》《北京档案》《中国档案》《浙江档案》《山西档案》《档案与建设》《档案管理》这8大档案学类核心期刊，匹配为“精确”进行检索，共检索出281篇文章。

（一）期刊、时间和篇数对应信息的分布

笔者对这281篇文章，按照期刊、发表时间和篇数进行统计，其关系如表1所示。

表1 期刊、时间和篇数对应信息分布表

由表1可知，关于“档案收集”的探讨，在这8大档案学类核心期刊中，发表论文最多的期刊是《浙江档案》，数量高达80篇；而发表最少的期刊是《档案学通讯》，共计5篇。这8大档案学类核心期刊中关于“档案收集”研究成果的数量在近几年内均呈现出下滑趋势，尤其是《档案学通讯》，自2009年开始，就没有刊发过一篇关于档案收集的文章。从发文数量看，近年来，学术界对于“档案收集”的研究并不火热。究其原因，可能是进入21世纪以后，档案界学者的目光更多地集中在随着新兴技术和新型理念的不断涌现为档案工作带来的影响上，对“档案收集”的探讨也就少了很多。

（二）作者工作单位的分布

这281篇文章中，有30篇文章的工作单位未标示，无法准确查找。因此，笔者仅对能明确查询到工作单位的251篇文章进行统计，文章由二位及以上作者写作的，以第一作者的工作单位为基准，按照学校和科研所、档案馆（局）、企业、其他事业单位、报社和杂志社进行划分，如图1所示。

图1 作者工作单位分布比例图

由图1所知，探讨“档案收集”最多的作者来自于学校和科研所，其次是档案馆（局），共计65%，其他事业单位对“档案收集”的探讨也不少，计22%，这些“其他的事业单位”主要是博物馆、电视台、各区域委员会、医院等。而企业对于“档案收集”的探讨，并不多，计11%。还有2%的作者单位是报社和杂志社。可见，研究“档案收集”内容作者的工作单位是多种多样的，不仅仅有学校、科研所、档案馆、档案局、博物院，还有医院、企业、报社和杂志社等。但是，各个单位的工作者对“档案收集”研究的重视度并不相同。

（三）研究对象的分布

在这281篇文章中，分析学校档案的收集工作内容的文章有22篇，这些档案工作包括对学生的人事档案、照片档案和教师的教学档案等进行的收集与整理。分析企业和其他的行政性、事业性单位档案收集内容的文章有6篇。还有就某种具体载体或某种具体活动的档案收集内容进行探讨的文章。该类文章数量最多，有162篇，占总数的57.65%。这些档案种类繁多，主要包括：人事档案、名人档案、电子档案、声像档案、照片档案、医疗档案、设备档案、科研和工程项目档案、城建档案、口述档案、非物质文化遗产档案、艺术档案、地质档案、会计档案、气象档案、城乡档案、活动档案等等，其中，对科研和工程项目档案（19篇）、医疗档案（18篇）、城建档案（14篇）、人物档案（13篇）、照片档案（11篇）的收集研究颇多。一些文章专门对档案收集的方法、档案收集工作中存在的问题及策略进行探讨，分别有35篇和27篇。还有一些对档案收集工作进程进行的报道、感想、侧记等等，共计29篇。可见，“档案收集”的研究对象极为多样，涵盖了多个不同单位和种类的档案收集工作的方方面面。

二、研究内容分析

自21世纪以来，学术界对“档案收集”研究的内容主要是围绕明确档案的收集范围、档案收集工作存在的问题与对策、档案收集的原则与方法、档案收集的意义进行探讨。

（一）明确档案的收集范围

做好档案收集工作的首要任务是要明确收集什么，即明确档案的收集范围。黄世喆、归吉官认为，“我国档案收集工作范围不只是局限于各级各类档案保管机构的收集范围，还应拓展档案收集工作的主体和档案收集工作的来源。而档案收集工作的来源也从原来规定的相关机构、组织拓展到全社会各组织和个人”[1]。多位学者对多个单位的档案收集范围进行了明确的探讨。对于国家综合档案馆的档案收集范围，曹勤民认为，“应包括：①空间方位，即国家综合档案馆所在行政区域的、应当向本馆移交档案的机关、团体、企事业单位和其他社会组织；②时间范围，即国家综合档案馆收集档案的时限；③档案价值范围，即国家综合档案馆应当收集什么保存价值范围的档案；④档案门类(种类)和载体范围，即收集一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案”[2]。对于高校照片档案的收集，姚秀峰认为，“应收集高等学校在教学、科研、管理和各项活动中产生的各种照片，包括上级领导访问、校容校貌、教学设施、师生员工文体活动、教育教学等照片”[3]。对于学校科技档案的收集，李叶青认为，“应包括教研工作、科研工作、设备仪器及其管理工作、基本建设工作和产生研制及生产形成的科技文件材料”[4]。对于传统村落档案的收集，王云庆、韩桐认为，“传统村落档案收集范围应该包括传统村落的基本简介、物质文化、非物质文化，以纸质档案、声像档案、缩微档案、电子档案等载体形式的文字、照片、录音、录像档案资料”[5]。对于医疗保险档案的收集，秦文辉认为，“凡是医疗保险机构在医疗保险工作中形成的，反映医疗保险工作活动情况并且具有重要考查利用价值的文字、图表、照片、电子、数据（文书、科技、会计、业务、声像、实物等），均属于医疗保险档案的收集范围”[6]。无论是档案馆、高校、乡村，还是具体的某类档案，确定档案收集范围的共同原则是按照相关的条文规定，对相关机构、单位和区域等有关活动所产生的档案收集齐全、完整，保证其收集的质和量。但是，有些企事业单位并没有明确的档案收集范围规定条文，这需要缺失条文的相关单位予以补充。

（二）档案收集工作中存在的主要问题及对策

随着社会的发展与信息技术的进步，当前的档案收集工作出现了一些影响档案工作顺利开展的问题，多位学者对此提出了有效的解决对策。

1.档案收集中存在的主要问题。档案收集工作中存在的问题严重影响着档案收集工作的质量，也不利于档案收集工作的顺利开展。

（1）档案收集方式落后、单一。当前，各级档案馆、单位、机构等的档案收集方式普遍存在落后、单一的问题。李红伟认为，“权属档案的收集主要是被动的接收，主动收集、征集很少，收集途经单一，使得许多其他应归档的权属档案没有及时收集”[7]。王伟英也认为，“产权档案管理人员在收集房地产产权档案工作中被动接收多，主动征集少，收集途经单一”[8]。杨玉昆认为，“档案收集方式的单一，已难于收集到珍贵档案。档案收集方式的单一既不适应社会主义市场经济条件下，档案所有权的多样性，也不适应档案收集渠道的多元化”[9]。可见，落后、单一的收集方式造成档案收集的不及时和不完整，严重影响档案收集工作的质量。

（2）档案法规制度不完善。从整体上讲，当前的档案收集法规制度建设不完善，有许多不足的地方需要补充和完善。对此，范敏、冉朝阳、宋慧蓉认为，“档案收集制度不够完善，难以给收集工作提供强有力的制度保障”[10]。有些学者对一些单位和具体档案种类的档案收集法规制度中的不完善之处进行了探讨。高建华认为，“目前，大多数房地产开发企业没有建立健全档案工作制度，特别是档案人员‘三参加’制度（即参加公司重要会议、活动，参加工程竣工验收，参加设备开箱）没有认真落实。这样，公司档案人员对文件材料的形成心中无数或无权过问，档案收集工作开展的也不顺利”[11]。刘东斌认为，“在档案收集上，原则上有法可依，但档案收集法规不健全，具体实施时却无章可循”[12]。刘敏华认为，“目前从国家档案业务管理部门到省级和各行业档案部门，缺少章程性管理制度，没有形成著名人物档案收集归档与编目整理、公布宣传与查阅利用等工作细则”[13]。可见，无论是国家档案部门，还是地方档案机构，亦或是企事业单位的档案收集法规制度，都存在或多或少的不足之处。

（3）档案收集意识淡薄。在档案收集工作中，由于一些档案工作者的档案收集意识淡薄，致使一些档案收集不齐全、不及时，也让一些档案长期保存于某部门或某人手中，甚至丢失。对此，吴一非认为，“高校人事档案收集意识淡薄，对档案收集工作重视不够，使得许多人事档案收集不齐全”[14]。闫莉娜认为，“档案收集意识不强，直接影响声像档案的及时完整归档”[15]。马华禹认为，“工作人员在健康教育档案收集工作中对其认识不到位，出现了日常工作缺乏工作过程记录、材料证明等情况，最终导致无据可查”[16]。可见，淡薄的档案收集意识严重影响收集的档案质量和档案收集工作的进程，拉低了档案收集工作的业务水平。

（4）缺乏资金支持。多数档案馆、档案室、档案机构和档案部门等被边缘化，使得档案工作不太受领导人的重视，工作经费不够充足。傅华认为，“目前在档案部门的经费中，几乎都没有档案收集方面的经费。由于经费的不足，档案部门对散失在外的档案的收集，几乎是心有余而力不足”[17]。兰云认为，“档案收集难的一个重要原因是经费不足。由于经费问题，医院科室拍照只准一份，使得一些重大医疗手术的照片流失到某些部门和个人手中”[18]。李雁认为，“国内各档案馆在收集艺术档案方面都没有专门的资金支持，大多数时候都是靠艺术团体的无偿提供”[19]。可见，档案收集工作中经费的不足，严重影响着档案收集工作的顺利进行。

2.对策。对于档案收集工作中存在的主要问题，众学者提出了解决对策。

（1）改善档案的收集方法。针对档案收集方式落后问题，各个单位和机构提出了相应的解决对策，完善档案的收集方法。黄健认为，“高等学校教学档案的收集方法要改变单纯采用定期收集档案的方法，采用定期与不定期相结合的收集方法”[20]。吴慧红认为，“改善高校教学档案的收集方法是变静态收集为动态收集”[21]。姬广鹏认为，“提高线路工程项目档案资料收集效率的方法有：加强人员培训、提高业务技能；加强信息化建设、提高收集效率；提高档案资料数字化率，提升利用水平”[22]。无论改善档案收集的方法是什么，只要能够提高档案收集工作效率，保证档案收集工作的质量，就是一种更完善的收集方法。

（2）拓宽档案收集渠道。除了改善档案收集方法之外，拓宽档案收集渠道也是解决档案收集方式落后的有效对策。陈国光认为，“各级档案部门要勇于拓展档案收集渠道，通过各种途径和方式，把收集、征集、交换、寄存等多种形式结合起来，将具有永久保存价值的档案资料收集到档案馆（室）中来”[23]。陈丽华认为，“为加强对房产权属声像档案的收集，需要拓展收集渠道。不仅要通过正常移交程序接收，还要重点单位、重点科室、重点人物（摄录人员）直接征集，对产生声像档案比较集中的科室部门，要有重点的强化收集，经常沟通，及时掌握情况”[24]。石卿、朱蒙生认为，“对于军队声像档案的收集，要拓宽收集渠道，确保声像档案收集齐全。其渠道包括：平时了解，定期收集；突出重点，广泛收集；无偿收集与有偿征集相结合；变被动为主动，档案人员亲自参与摄录；充分利用信息网络收集”[25]。各个机构对于档案收集的渠道要勇于拓展，以适应档案工作的不断进步，提高档案收集工作的质量。

（3）完善档案法规制度建设。当前的档案法规制度中存在一些与档案实际工作不相适应的地方，需要对此加以改善，为档案收集工作提供更好的理论指导。刘来山认为，“要完善工作机制，保障收集工作的顺利进行”[26]。吴成勇认为，“对于城建档案的收集，要出台更具法律效力的地下管线工程管理法规规章，以便更有力地保证城建档案收集工作的质量”[27]。燕慧认为，“干部人事档案管理部门必须认真建立、健全收集工作制度并严格执行，应归档的材料要认真收集归档”[28]。对于城市房屋拆迁档案的收集，杨茵茵认为，“强化拆迁档案的法规建设，规范拆迁档案工作中的各种关系，做到依法收集”[29]。完善档案法规制度建设既是保证档案工作规范、有效、顺利开展的最基本保证，也是解决档案收集工作中存在的问题的最基本方式。

（4）加强档案人才队伍建设。当前，许多单位档案工作者的综合素质并不高，满足不了档案工作的需求。孙小蓉认为，“为保证人事档案工作能够适应高校的快速发展，就需要建立一支具有高素质的档案管理队伍。要让档案管理人员具有专业知识，要加强对现有档案管理人员继续学习的工作，才能更好提高档案收集工作水平”[30]。王瑾认为，“在开展重大活动之前，档案管理部门应组织基层单位档案人员参加专项业务培训，明确工作重点与难点，培训专业知识和技能，加强档案人员建设”[31]。马志玲认为，“实现古建筑档案管理和利用工作的科学化和现代化，除了对高科技的应用外，更重要是建立完善的人才系统”[32]。收集档案的主体是档案工作者，加强档案人才队伍建设，提高档案工作者综合素质，是保证档案收集工作有效开展的主观因素，应予以重视。

（5）加大资金投入力度。资金是影响档案收集工作必不可少的因素之一。为解决资金不足问题，档案部门需要加大一些在档案收集工作上的资金投入，哪怕资金不足，也要保证收集进馆的档案的质量。韩英、朱伶杰认为，“即便档案经费再拮据, 即便放弃一些形式化的赶时尚的所谓中心工作, 档案部门每年也要挤出一定经费征购一定数量的珍贵档案，多投入一些资金，保证档案收集的质量”[33]。我们还可以争取一些外围资金，缓解档案工作部门的内部压力。苏雅澄认为，“高校档案馆应调动社会积极性来争取专项基金，除了学校拨款之外，还可以通过建立高校名人档案收集专项基金来获得经费支持”[34]。可见，对于资金问题，只要档案部门愿意努力，还是可以解决的。

学术界对于档案收集工作中存在的主要问题及解决对策的探讨是很细致的。无论是单位的档案收集，还是某种具体档案的收集，基本上对收集工作中普遍存在的问题都进行了探讨，并提出了解决对策，为保证档案收集工作的高质量运转提出了建议。

（三）档案收集的原则与方法

收集档案时，档案工作者应遵循一定的原则与方法，规范档案收集工作模式，使得收集的档案精而全，并提高档案收集工作的效率。

1.档案收集的原则。在收集档案的过程，应遵循一些客观的原则，有选择地加以收集，既保证档案收集的完整，又保证档案收集的质量，还有利于形成自己的馆藏特色。周慧燕认为，“对于医院档案的收集要抓住重点，形成自己的馆藏特色”[35]。张颖认为，“声像档案收集的工作原则有真实性原则、完整性原则和选择性原则”[36]。高红缨、韩新认为，“在收集民间艺术档案过程中，要注重一些客观原则，即收集内容强调综合性、收集渠道兼顾口碑性、收集角度保持特色倾斜性和收集范围重视包容性”[37]。档案收集原则的制定，为档案收集工作的良好运转提供了规范的要求和指导。

2.档案收集的方法。对于档案的收集，只有遵循一定的收集方法，才能更好地提高档案收集工作的效率。不同单位和种类的档案收集方法也不尽相同。刘新欣认为，“收集行政许可事项档案的方法有提前介入、主动收集、全程跟踪收集和检查验收”[38]。潘文清认为，“收集畲族特色档案的方法有：向相关文化职能部门收集；通过参与重大民族节庆活动进行收集；走访民间艺人进行收集；通过新闻媒体进行收集；以市场运作方式进行收集”[39]。支贵生认为，“对于院校教学档案的收集，要采取较为灵活的方式进行收集，尽量做到经常性的收集与集中收集相结合，催交与上门收集相结合，归档范围内与归档范围外相结合”[40]。赵淑梅认为，“我国收集流失于海外的档案的方法有法律追索、国际合作（合作出版、签订双边或多边协议、档案征集与民间收购、捐赠）。同时，还要健全流失海外档案文献收集机制，提高收集效率，使收集到的档案文献发挥更大的价值”[41]。温爱珍、金达辉、陆建军认为，“企业科技档案的收集技法有职能机构推断法、时间控制法、过程控制法、制度保证法、制定归档范围法和绘制表（册）法。对这些方法进行灵活、综合、科学和创新的运用，才能取得最佳效果,简单片面地使用一种方法的做法是不可取的”[42]。刘红芹认为，“人事档案的收集方法有主动收集、重点收集、追踪收集与经常收集”[43]。殷仕俊认为，“名人档案是以主动征集、购买为主，被动收集为辅的方式进行收集”[44]。蔡娜、吴开平认为，“档案馆收集保存博客的方法是，将博客等网络档案信息资源纳入数字档案资源体系，档案工作者应当制定出有效的鉴定方法，鉴定出哪些是未来值得保存的博客，并考虑如何通过保存博客的背景信息来完整地保存博客”[45]。许华安认为，“要从思想上重视族谱档案的收集，扩大收集、保管主体，以寄存、捐赠和购买三种方式进行收集”[46]。可见，对于档案的收集，要转被动为主动，学会主动收集，提高收集主体的能动性，并采取多种收集方法并行的模式，以求提高档案收集工作的质量和速度。

学者们对档案收集原则和方法的探讨，详细展示了各单位和某种具体档案收集应遵循的原则和应采取的方法，也突出了不同种类档案收集原则和方法的特殊性，有助于在读者中普及档案收集原则与方法的基本知识。

（四）档案收集的意义

档案是历史的记忆，对档案进行系统的收集是留存历史踪迹的最佳方式之一。刘国能认为，“收集历史档案是一件惠及千秋意义非凡的大事，它关系到几千年历史档案空白的填补及一些历史问题的澄清和解决，还关系到整个民族文化的继往与传承，关系到伟大民族的复兴”[47]。姬书玉、孟安生认为，“收集地域文化特色档案具有重大的意义，不仅加强综合档案馆的特色建设，有利于本地区经济建设和各项事业的发展，还能够为建设有本地区特色的档案事业奠定必要的基础”[48]。李萍认为，“收集突发公共卫生事件档案为预警预测突发公共卫生事件提供全面的信息，为卫生政策的咨询决策提供有效依据”[49]。胡惠萍认为，“档案收集是科研项目档案的前端和基础，做好档案收集工作是做好科研项目档案工作的前提和保证”[50]。叶建英认为，“收集经济学家的档案具有重大意义，经济学家档案可以反映当时社会所面临的经济问题甚至其它方面的问题，反映了经济学家的成长、发展过程，反映了整个知识分子阶层乃至整个社会的状况，经济学家档案对后人具有借鉴及教学上的参考作用”[51]。可见，收集档案是一件惠及中华民族的好事。

通过对档案收集研究成果的主要内容进行分析可知，学者们对档案收集的探讨极为详细，不仅探讨各单位的档案收集，而且探讨某种具体档案的收集，研究的主题多样，研究的内容也极为丰富，对档案收集的范围、档案收集中存在的主要问题及解决对策、档案收集的原则与方法、档案收集的意义进行的探讨，加深了人们对档案工作的认识，值得称赞。

三、结语

进入21世纪以来，学者们对档案收集的研究，无论是在发文数量上，还是在发文的质量上，均取得了不错的成绩，推动了档案收集工作的进步。其成绩主要表现在：一是研究对象多样，研究主题全面。学者们对档案收集研究的切入点多数比较小，研究对象极为多样，包括高校、档案馆、档案局、企业、其他事业单位及具体的档案等，且研究的主题极为全面，涵盖了档案收集相关研究的方方面面。二是成文数量较多，研究成果质量较高。近18年来，在档案学类8大核心期刊共发表了281篇质量较高的文章，虽然近年来的发文数量较少，但是成文的数量和质量还是可喜可贺的。但是，它也存在一些问题：一是研究内容的创新性较差。一些文章对档案收集的探讨内容大致相同，尤其是对档案收集的原则、方法、存在的问题与对策的探讨。同时，随着信息技术的发展，学者们并没有提出新的档案收集工作理念，对档案收集方法也没有进行改进，对档案收集工作中存在的问题更没有提供创新性的解决对策。究其原因，可能是近年来学者们对档案收集的关注度较少，影响了档案收集的创新性研究。二是研究主体的分布领域不平衡，对档案收集研究较多的是学校、档案馆（局）的学者，其他事业单位的研究者也不少，但是这个事业单位包括的机构较多，平均下来，研究的人员也不太多，且企业对档案收集的研究也不多。无论是事业单位，还是企业单位，每日均能产生大量的档案，这些档案是最珍贵的原始记录，具有极高的凭证价值和参考价值，应当重视档案的收集。总而言之，在未来的档案收集研究中，学术界应当延续以往的成就，并勇于改善当前研究中的不足，创新性地加以探讨，改进档案收集的理念和工作模式，推动档案收集工作的发展。

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本文为2016年教育部人文社科基金项目“以利用需求为导向的档案征集政策评价和设计”（项目编号：16YJA870012）的阶段性成果。

（责任编辑：虞志坚）

赵彦昌（1978-），男，河北晋州人，辽宁大学历史学院教授，辽宁大学中国档案文化研究中心主任，研究方向：中国档案史、古文书学、档案信息资源开发。

苏亚云（1993-），女，河南周口人，辽宁大学历史学院硕士研究生，研究方向：中国档案史。

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1005-9652（2017）05-0043-07