试论血站设备档案形成的特点、整理方法与体会

文/唐山市中心血站　刘宝云

试论血站设备档案形成的特点、整理方法与体会

文/唐山市中心血站刘宝云

本文分析了血站设备档案形成的特点，结合实际工作介绍了血站设备档案的整理方法及体会。

血站设备档案；特点；整理方法；体会

采供血机构是我国医疗卫生系统中具有保障作用的重要环节和部门。依据《中华人民共和国献血法》和相关法规，全国地级以上城市普遍设置了采供血机构（即中心血站），负责当地的采供血工作。唐山市中心血站是经唐山市人民政府批准依法设置的采供血机构。承担全市辖区内800万人口的采供血任务。在日常大量的采供血工作中，各类专用设备与业务工作紧密结合，为保障献血者和用血者的安全，设备的应用起到了基础性的保障作用。多年来，在血站设备档案管理实践中，对设备的地位、设备档案形成的特点、整理方法有切身的体会。

一、血站设备在业务工作中的地位

采供血机构是以提供血液制品作为特殊产品的部门。血液制品的质量与安全是采供血机构运行的根本要求，它关系到用血者的康复与安全。血站各类设备在采供血业务中的正常运行是保证各种血液制品质量和效益的手段。各类专业设备的应用与业务工作的效益、质量、安全融为一体。以唐山市中心血站为例，设备的应用与地位在业务工作中有三个方面的重要作用。

（一）血站各类设备的应用是完成工作任务的保证。为保证全市医疗用血，唐山市中心血站的采供血工作量巨大。仅以2013年至2015年采供血数据为例：2013年，全年共计采血93104人次，其中全血87088人次；血小板6016人次，共32.80吨（其中采集全血30.90吨，血小板1.90吨）。全年供应临床悬浮红细胞29.10吨，冷沉淀13671个单位，血小板10060个治疗量。2014年，全年共计采血84476人次，全年共计采血29.61吨（其中采集全血27.53吨，血小板2.08吨）。全年供应临床悬浮红细胞类27.38吨，血小板10495治疗量，冷沉淀14139单位。2015年，全年采血84126人次，全年共计采血28.98吨（采集全血26.65吨，血小板2.33吨）。全年供应临床悬浮红细胞类25.79吨，血小板11620治疗量，冷沉淀类19028单位。如此巨大的采供血工作，是以每人次的采供血为单位，经过采集、检验、成分、包装、存储、供血等环节，最后用于临床医疗。如果没有质量优良、性能稳定、自动化程度高的各种专用设备的应用，单纯依靠人工方法是不能完成的。不但血液制品的数量、种类、质量不能充分保障，而且血站的运行成本将激增，血站的社会效益和经济效益将大幅下降。

（二）血站各类专业设备的应用是血液制品质量控制的保证。质量就是生命，责任重于泰山。血液制品作为特殊产品，保证血液质量是血站生存的根本。目前，唐山市中心血站涉及的血液检验指标有数十个，血液制品种类有十多种。而且随着医学技术的发展和进步，社会不同个体的需求，检验的项目和血液制品的种类还会增加。而所有这些关系血液制品质量和安全的检验项目与成分的过程，都是通过各种专业仪器设备完成的。一个现代化的血站，如果没有专业设备的应用，保证血液制品的质量与安全几乎是不可能的。多年来，唐山市中心血站凭着高度的责任心和专业设备的应用，在保证临床用血中，无一例经血传染性疾病的发生，有效地维护了人民的身体健康。

（三）血站各类专业设备是血液安全保管和运送的保证。

血站除保障正常的临床医疗用血外，作为唐山市行政区域的血液中心，还必须根据用血量的实际情况，对用血高峰期和应对突发事件紧急情况下的大量用血有所储备。因此，合理周转和应急储备一定数量的血液制品，是血站的常态化工作。血液制品的储存和运送是保证用血安全的最后防线，符合血站技术规范要求的低温、恒温血库设备和运送血制品的专用设备是用血安全的保证。

二、血站设备档案形成的特点

采供血机构是政府直接管理的事业单位，为保证血液制品的质量与安全，有效维护人民的生命与健康，政府在血站设备的购置和专业设备的运行检验等方面，实行了全程监管。因此，血站设备档案的形成除具备一般设备档案构成来源外，还具有如下特点。

（一）设备购置前行政监管形成的文件材料。为保证血站设备的质量和购置成本控制，血站购置设备前，根据业务工作需要，对所需购置设备的用途、功能、型号、价格等向政府主管部门报告。经政府主管部门审核批准后，在政府主管部门监督下进行招标采购。在这个过程中，形成了预算报告、政府有关部门批复、招投标书、购货合同等一系列文件材料，成为设备档案的重要组成部分。

（二）设置开箱、安装、调试、培训等形成的文件材料。

设备到站后，开箱验收时随设备标配的装箱清单、设备中英文使用说明书、光盘、操作手册、操作规程等文件材料；设备安装调试时形成的安装验收记录、设备调试运行记录，维护记录等文件材料；对业务人员的操作培训记录、运行使用记录等文件材料。

（三）设备检验、日常维护、试剂检验等形成的文件材料。作为政府监管的重要组成部分，对大型关键设备的校验，每年由标准计量监督部门给予认证；设备在运行前，每天都由业务人员进行日常运行维护；血液检验所需的不同批次的试剂，使用前都要经过设备测试。以上这些文件材料，不仅是血站业务工作的重要指标，同时也是设备档案的重要组成部分。

三、整理方法及体会

唐山市中心血站现整理保存设备档案144卷（册），涉及各种专业设备100多台（套），固定资产价值5311万余元。依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T 11822（2008），兼顾血站设备档案形成的特点，采用如下整理方法：

（一）单独设置。在唐山市中心血站全宗内，按科学技术档案构成范围，设备档案作为技术档案的一个类别，单独设置目录排列。

（二）组卷。按设备档案形成特点和一般案卷构成要求，按卷内文件材料形成的重要程度和时间顺序，分别对政府行政监管形成的文件材料、设备开箱验收材料、设备安装调试材料、操作培训材料、验收记录、维修记录、校验记录等整理排列。

（三）案卷编目。依据案卷内文件排列顺序，分别对每份文件材料按要求编写页号，编制案卷封面（主要包括拟写案卷标题、填写编制单位、编制日期、保管期限、档号、填写目录号、顺序号、卷内目录等）。

（四）案卷装订。设备档案一般不装订，对随机标配的设备说明书、操作规程、操作手册等装订的材料保持原样。

（五）几点体会。档案整理的基本要求是齐全完整，最大限度地保存文件材料的连续性，便于保管和利用。鉴于血站设备档案地重要性和特殊性，设备在正常运行中行政监管和业务工作使用中相结合形成的新的文件材料，需按实际情况进行处理。一是政府技术监督部门对重要设备的校验认证是常态化管理。为便于管理和利用，每年应单独组卷排列。二是作为业务工作的技术要求和标准，日常对设备的检测、保养和维护等形成的文件材料，各种批次试剂检测与设备仪器的使用已融为一体形成的文件材料，作为业务档案的构成随业务档案归档管理。三是对设备的改造、维修和配件更换等形成的文件材料，为便于整理、保管和利用，应单独整理组卷排列。