开展好办公室工作的几点认识

2016-11-25中国出口信用保险公司李铎刘轩轩

办公室业务 2016年16期

关键词：办公室领导单位

文/中国出口信用保险公司　李铎　刘轩轩

开展好办公室工作的几点认识

文/中国出口信用保险公司李铎刘轩轩

本文结合工作实际，论述了新时期加强办公室工作的体会和认识。

办公室；工作实践；认识

办公室是一个单位的主要中枢，发挥着上传下达、实现内外沟通的重要作用。办公室工作具有千头万绪、纷繁复杂的主要特点。办公室人员应始终牢记“当好参谋助手”的宗旨，主要在“围绕业务发展，积极提供支持”“不断改进管理，服务单位大局”两方面做好工作。那么在新形势下如何开展好办公室工作呢？笔者结合日常工作实践，总结以下几点体会：

一、办公室工作具有特殊地位，应增强“四种意识”，做到政治坚定

办公室就是一个单位的“耳目”“神经”和“手脚”，地位非常特殊。因此，办公室工作水平和服务质量，事关单位各部门的日常运作、工作效能，更事关整个单位能够顺利全面完成工作目标。办公室工作的特殊地位，决定了必须坚定理想信念，自觉同单位的班子领导在思想上、行动上保持高度一致，紧紧围绕大局开展工作，从政治上严格要求自己，切实做到政治坚定。

一是要增强大局意识。办公室不同于其他业务部门，作为参谋部，办公室工作直接影响单位中心工作的质量和水平。围绕中心、服务大局，任何时候都是办公室工作的主题。什么是大局？对一个公司来说，就是要牢牢抓住机遇，继续推动业务的持续快速发展，促进公司的业务规模、综合实力再上新的台阶。作为办公室工作人员，必须始终立足于这个大局，树立大局观念，增强大局意识，时刻关注大局，注重研究大局，自觉把各项工作放到全局中思考和把握，做到主次分明、先后有序、缓急适当、张驰有度。

二是要增强责任意识。责任是一种不容推辞的义务，如果丧失了责任心，必将一事无成。在工作中一再强调安全无小事、保密无小事、外事无小事，归根结底强调的还是责任。办公室的工作岗位，虽然很平凡，但承担的工作都非常重要，关系全局，影响广泛。不论是办文、办会、办事，哪一项工作缺乏责任心，质量都会打折扣，效果都会受影响，对内可能耽误工作，对外损害单位形象，严重的甚至会造成难以挽回的损失。从事办公室工作的同志，要真正做到“在其位，谋其政”，牢记“办公室工作无小事”，保持高度负责的精神、一丝不苟的态度、严谨细致的作风，认真对待和切实抓好每一项工作，以保证工作的正常运转。

三是要增强效率意识。办公室工作人员要树立时不我待、只争朝夕的理念，要有强烈的时效观念和求真务实、雷厉风行的工作作风，做到遇事不推诿、不扯皮、不拖拉、不敷衍，不留工作过夜。要推行首问责任制和限时办结制，立说立行，急事急办，特事特办，要事快办，按时按量、保质保效完成职责范围内的各项任务，不拖单位发展的后腿。要注重探索和把握办公室工作的特点和规律，形成办事高效、运转协调、行为规范的工作机制，保证工作高效运转。

四是要增强团结意识。凝聚产生力量，团结诞生希望。团结是做好各项工作的根本保证。每位办公室工作人员都要倍加珍惜团结，做到识大体、顾大局。思想上多交流，感情上多沟通，工作上多商量，达到思想统一、步调一致、令行禁止；同事之间要相互尊重、相互理解、相互支持，相互补台；要自觉服从大局，既做好本职工作，又团结协作，充分发挥办公室的整体功能；要以增进团结为己任，不利于团结的话不说，不利于团结的事不做，形成齐心协力的良好氛围。

二、办公室工作具有特殊任务，应下足“四种功夫”，做到业务精通

办公室是为各级领导、各部门服务的综合部门。全方位、多层次、高标准地做好服务工作，是办公室的主要目标任务。当好服务员，让领导满意，让业务部门满意，是办公室工作的着眼点和着力点。办公室工作的特殊任务，决定了办公室工作人员必须下苦功夫精研业务，不断提高自身工作能力。

一是要在综合工作上下功夫。善于综合，是办公室工作人员的基本素质。办公室首先是一个综合单位，大量的工作、大量的信息一般都要汇集到办公室，在这里进行梳理、编排、加工、汇总。哪些有用，哪些没用，哪些急用、哪些缓用、哪些重要、哪些次要，办公室都要进行“综合”“过滤”，根据需要，把握好主流与支流、重点与一般，判断出轻重缓急、松紧快慢。不能胡子眉毛一把抓，不能丢了西瓜捡芝麻。这种综合能力，要求办公室工作人员头脑要清楚，反应要敏锐，思考要冷静，行动要条理，善于把错综复杂、缠头裹脑的事情，通过“加工”分析，处理得条条是道，井然有序。只有这样，才能在千头万绪的工作中牢牢掌握主动权。

二是要在文字工作上下功夫。文字一直是办公室重要的辅政工具，也是看家本领。撰写的文字材料是领导决策、部署安排、报告情况、交流信息的重要载体。文字工作与办会、组织活动不同，它是一项幕后工作，更多的是靠知识积累、潜心钻研和深入思考。作为办公室工作人员，要始终以提高文字能力为本，在掌握办公室各种文体、各种体裁写作的基本要领上下功夫，在不断提高文字工作的效率、质量和水平上下功夫，善于归纳，善于总结，善于借鉴，提高驾驭文字综合工作的能力。“天下文章一大套，就看套得妙不妙”，这里的“套”，主要就是归纳、总结与借鉴。

三是要在协调工作上下功夫。办公室工作涉及范围广、牵扯领域多，协调方方面面的任务很重。做好协调工作是一门艺术，必须讲究方式方法，一个单位能否做到“忙而不乱”，能否做到高效运转，在很大程度上取决于办公室协调作用发挥得好坏。协调及时、到位，领导之间、各平级单位之间、上下级之间就能够最大限度地理顺关系、消除误会、减少摩擦、避免扯皮，保证工作顺畅。因此，作为办公室工作人员，一定要学会当好“协调人”，自觉承担起工作中不可或缺的“润滑剂”角色，努力在实践中不断提高协调能力，增长协调才干，真正发挥办公室的中枢管理作用。

四是要在督查工作上下功夫。办公室的一项重要任务就是协助领导按照工作部署及时进行督促检查，狠抓措施落实。要围绕单位的整体工作部署，全面、准确、及时地了解和反映情况，及时协调解决存在的不足和问题，促进工作落实。要把督促检查和调查研究结合起来，注意发现新情况、新问题，及时提出建议，为完善决策、改进工作提供依据，确保各项工作的顺利完成。

三、办公室工作具有特殊要求，应当好“四个表率”，做到作风优良

办公室工作人员是领导的“身边人”，一言一行，其他同志会看在眼里，记在心头。办公室工作的特殊要求，决定了办公室工作人员必须要高度重视作风建设，以作风建设为保障，促进整体工作水平的提高。

一是要做学习的表率。办公室工作对每个同志的自身素质要求很高，随着单位的不断发展，新情况、新问题不断涌现，办公室人员如何才能做到洞察全局，把握方向，吃透精神，在单位大局之中，不断提供智力支持，发挥好参谋助手作用？答案唯有学习。要学政治理论，不断提高思想政策水平；要学时事政治，掌握国际国内大势；要学业务，全面了解单位发展情况；要学岗位知识，不断提高履职水平。聚沙成塔、集腋成裘，只有不断学习新知识，扩大涉猎的范围，才不会因为知识不足带来恐慌，才能与变化的形势相适应，工作根基才更扎实。

二是要做调研的表率。调查研究是我们党的优良传统，是谋事之基、成事之道。任何科学决策都始于调查研究。对新的情况与问题，只有在深入调查研究的基础上，才能提出正确的思路、建议、方案和举措。不经过调查研究，就不可能发现单位发展中的重点、难点、热点问题，不可能为单位持续发展提供保障。通过经常性的调查研究，及时、准确、全面地为单位领导提供有效信息，不断提高参与决策的能力，为领导正确决策提供科学的参考依据，确保各项工作的圆满完成。

三是要做实干的表率。办公室的很多工作都是看起来无风无浪、平淡无奇，看不到明显效果，更不能直接产生利润和效益，只是在幕后默默无闻开展工作。“实干兴邦、空谈误国”“天下大事必作于细，古今兴盛皆在于实”。办公室的工作虽然辛苦、艰苦、清苦，但地位重要、责任关键、意义重大。办公室工作人员应以此工作为荣，把在办公室工作作为历练人生的一个契机，以实实在在的成绩、实实在在的作风赢得各级领导的信任、各个部门的信服。

四是要做廉洁的表率。办公室工作人员要把“公正做事、清廉做人”作为自己的基本准则。办公室的很多同志本身虽不是单位领导，本身没有权力，但由于身处各级领导周围，身处各种利益关系的中心，往往被人高看一眼、厚爱一分。对此，要时刻保持清醒的头脑，注重加强党性和品行修养，严于律己，不贪不占，清正廉洁，以身作则，不断淡化领导身边这个“岗位”带来的光环，强化“岗位”赋予的责任，明辨是非、克己慎行，抵制不良风气，自觉接受监督，筑起拒腐防变的牢固防线，确保“大道”不偏离、“小节”不丧失，以实际行动树立办公室工作人员的良好形象。

四、办公室工作具有特殊职责，应提升“四种能力”，做到素质过硬

新的形势以及办公室工作的特殊职责，要求办公室把加强能力建设摆在更加突出的位置抓紧抓好。

一是要着力提升决策参谋的能力。发挥参谋助手作用，是办公室工作的重要职责。要进一步增强工作的主动性，站在领导的高度思考研究问题，为领导决策提供有价值、有深度的建议。要全面准确地把握单位的发展态势和阶段性特点，以及工作中的主要矛盾和问题，谋划好发展的思路和工作的重点，做到“谋实、谋准”。同时，要牢固树立超前意识，做到“谋早、谋深”。

二是要着力提升服务运转的能力。作为支持保障部门，服务单位正常运转是办公室本职。因此，办公室的所有工作都要本着服务为先、服务至上的原则，一切工作都要用服务得好不好来检验、来衡量。尤其在各项工作不断发展、业务快速增长的情况下，保障服务的任务更重、责任更大。办公室一定要认真履行职责，不断强化服务理念，用更高标准审视服务工作，增强工作的主动性和灵活性，确保各类保障万无一失，严谨细致、热情周到、确保各项工作高效有序运转。

三是要着力提升破解难题的能力。办公室工作范围广，服务对象多，遇到的情况千差万别，内容也包罗万象，处理问题没有固定的模式可以遵循，因此，提升破解难题的能力至关重要。不论遇到什么情况，都要保持清醒的头脑，而且反应要快，经过分析考虑后，要准备相应方案，提交有关领导拍板。同时，要注意方法得当，本着不使事情复杂化、不让矛盾扩大化的原则，采取切实可行的措施，针对不同的人和事，随机应变，力求完满迅捷地破解难题、化解矛盾。

四是要着力提升工作创新的能力。万事重在谋划，贵在超前。办公室要始终坚持解放思想，勇于去想、勇于去做、勇于去改。要创新思维，全方位、多角度地思考问题，以改革的精神，创新工作思路，创新工作领域，创新工作载体，创新工作方法，促进办公室工作创出新特色、取得新突破、达到新水平。需要特别指出的是，创新虽然是一个大概念，但对办公室工作来说，有时候创新很容易、很简单。只要破除习惯思维，把过去的工作内容、工作方式稍微改变一下，也就是创新，而且这种细微的变化，往往会收到事半功倍的效果。