论电子文件与纸质文件管理间的融会贯通

文/上海期货信息技术有限公司　华威娟

论电子文件与纸质文件管理间的融会贯通

文/上海期货信息技术有限公司华威娟

文件本身的发展与变化是一种历史的不可抗力，随之而来的文件管理的变化则需要档案工作者的主动应对。如何在电子文件与纸质文件间相互共存、影响的情况下，将这两者的管理方法融会贯通，成为当下档案管理工作者所面临的一项难题、挑战和机遇。

共存；影响；融会贯通

在信息化程度高速发展的当今社会，计算机技术得到了越来越广泛的应用，大批的电子文件应运而生，成为我们日常生活、工作中不可或缺的一部分。尤其是在新兴的高新技术企业中，各类电子文件更是重中之重，与此同时，作为最原始，也是最基础的纸质文件依旧占领着一席之地。这两者的关系既相互共存，又不停地磨合、影响，从而给档案管理人员提出了新的挑战。

一、纸质文件与电子文件的概念及来源

纸质文件是指以纸张作为载体的一种文件。纸张是中国古代四大发明之一，纸质文件最先产生在中国。东汉时已经开始用纸张书写文件，魏晋以后纸质文件逐渐增多，但官府公文仍以简为主。到东晋末叶，公元403年底，桓玄代晋自立，下令公文全部用纸书写。他在诏令中说：“古无纸，故用简，非主于敬也。今诸用简者，皆以黄纸代之。”从此纸质档案大量产生。从4世纪到17世纪末，中国造纸术先后传入越南、朝鲜、日本、阿拉伯国家、欧洲各国、美洲大陆，乃至全世界，促进了世界档案事业的发展。纸质文件优点较多，便于管理和利用。

电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件与以往记录方式、记录载体的变化相比有着更深刻、更广泛、更具实质性的含义和意义。

从1946年第一台电子计算机诞生至现在，只有短短的60多年，电子计算机运用广泛，成为电子文件产生的主要工具。电子文件是20世纪90年代初开始使用的一个词汇。国外最早提出这一概念的是1988年美国纽约州档案馆出版的一本题为《纽约州政府管理和保护电子文件战略规划》的报告。也就是说，使用电子文件这一概念在发达国家也不过才20多年。

二、电子文件与纸质文件的共存关系

每份电子文件自它诞生之日起，都将会与纸质文件共存一段时间。 或是先有纸质文件，之后根据存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本（常见于各类合同文件的扫描等情况），这就是纸质文件的转化。纸质文件的转化通常有两种情况：一是单位收到外来文件后立即转化，使文件在流转过程中就具有纸质和电子两种版本。二是对已经归档的纸质档案实施转化，文件流转完成后才有两种版本；或是在业务活动中用计算机直接生成电子文件，但出于对文件的法律效率要求或书面阅读的需要，又将电子文件转换成纸质文件（例如各类会议纪要及公文等）。这种转换也有两种类型：一是在计算机系统中完成文件制作后，通过网络(电子邮件、办公自动化等)发送，传输的电子文件被接收后，以纸质文件形式输出生效，从而使文件在流转过程中即有两种版本。二是在归档时或归档后为电子文件制作备份。在这种情况下，文件在流转完成后才有两种版本。根据上述两种情况，可以把纸质文件与电子文件的共存状态分为“双套制”和“双轨制”两种类型。

所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为“双套归档”。双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行电子转化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。

所谓双轨制，是指在文件生成、运转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的单位在文件进入流转过程时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然在流转结束后，双轨制大多导致双套归档。因此可以说，双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式，双轨制通常包含了双套制。

无论是双套制还是双轨制，都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的。但是双套制是后端共存，电子文件基本上可以看作是纸质文件的电子副本，它的“文件”属性和证据力是不完整的。而双轨制是全程共存，电子文件也是“原始文本”，生成时即具有效力，参与相关的事务处理。

三、电子文件与纸质文件管理的互相影响

由于电子文件的产生，纸质文件管理的方法开始发生变化，主要表现为以下几方面：

（一）电子文件管理简化了纸质文件管理的流程。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用，其他部门可以通过借阅审批后直接在网上调用，无须到办文部门查阅原始文本，因此，文件形成部门可以在文件流程完结后即时进行归档。这就使得业务人员可以将文件阶段、档案阶段的管理任务统筹安排，并尽可能提前在文件生成初期所需要完成的工作时间。纸质文件的随时归档不仅减轻了各业务部门保管文件的压力，也减少了个人存放文件保管不善等问题，提高了归档齐全率。

提前归档使档案部门接收归档文件的时间点明显前移。由于文件在办文部门几乎没有停留，归档之时不少文件还与现行事务具有密切的关联，单位内部或是外部审计的查阅还比较频繁。因此，业务部门需要更多地与档案部门沟通，档案部门也能够更清楚地了解文件的现行价值以及流转过程。这就使得档案部门的介入时机超前于归档，能够在所有文件归档前对单位的整体事务有较为具体的了解，方便之后的整理分类。

由于电子文件能够提供快速度、多途径的全文检索功能，以及随时随处的网上利用，不同人员同时利用的便利让大家更加乐于利用电子文件。同时，通过在检索软件中标明纸质文件的存放位置，可以非常方便地查找到对应的纸质文件。这样一来，对纸质档案实体上架的要求就降低了，只要排列有序，位置明确，就可以借助检索功能实现纸质档案的快速查询、调阅。同时，对立卷工作的简化带动了相关步骤的简化，如上架排列、档案统计、手工检索工具编制等，档案部门可以从繁重的整理业务中解脱出来，更多地关注档案信息资源的建设、开发与服务。

（二）纸质文件管理促进了电子文件管理的完善。电子文件管理面临的最大挑战是如何保障电子文件管理中的信息安全。电子文件信息安全是指电子文件信息在其生成、保存和利用过程中受到保护，不因偶然和恶意的原因而遭到破坏、更改和泄露，确保其真实性、完整性、系统性、原始性、可读性和可靠性，并确保电子文件信息网络系统连续正常运行。

仅从技术而言，对纸质文件的伪造、篡改也并非不可实现。实际上，人们对纸质文件的信任更多是来自对其整个运转、保管过程安全性的默认。而电子文件的安全性管理中的一些思路可以从纸质文件管理中获取经验。如价值鉴定、著录标引、信息编研与开发等都从纸质文件、档案的管理中继承了有益的经验。危机管理思想是风险管理思想的补充，传统档案保护讲究的“预防为主，防治结合”的思想在现代电子文件管理中也是适用的。

可见，电子文件与纸质文件管理间的关系并不是对立、被动的，二者在互相学习、互相借鉴中互为阶梯、互补长短。在这些相互影响和作用中，各自调整自身的定位，并逐渐融合为一套综合性的管理方法和管理系统。文件本身的发展与变化是一种不可抗力，文件管理的变化则需要档案工作者的主动应对，两种文件的相互影响给我们带来无数的难题、挑战和机遇。

四、电子文件与纸质文件未来的发展方向

可以预见的是电子文件与纸质文件管理共存的格局将会持续相当长一段时间，因为从总体来说，他们所具备的功能并不完全相同，无法相互替代，想全面实行“无纸化”必然需要经历一个漫长的渐进过程。只要电子文件的安全性没有得到完全保证，人们就需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存。只要还有人使用纸和笔，就会有以纸介质形成的社会活动记录，这其中不仅有技术问题，还有习惯、文化等诸多因素。

但是，随着计算机和网络的广泛应用，信息化战略的全面实施，电子文件越来越多地作为文件生成的最初形态而存在，并成为办公、设计、商务、交往的必要工具。信息形态的多样性、极强的可操作性和传递的高速便捷，使人们更愿意使用电子文件。随着电子政务、电子商务、办公自动化（OA）的普及，越来越多的文件必须通过网络传递。同时，由于数字签名、用户认证、信息认证、防范攻击等技术的不断进步，人们对电子文件的信心日益增强，管理的改善使人们可以方便地检索利用。经上海市第十四届人大常委会第十四次会议通过，于2014年8月1日起施行的《中国（上海）自由贸易试验区条例》第四十四条明确“自贸试验区推进电子政务建设，在行政管理领域推广电子签名和具有法律效力的电子公文，实行电子文件归档和电子档案管理。电子档案与纸质档案具有同等法律效力”。信息化高速发展的环境给电子文件的增长和功能提高提供了沃土。

不是所有电子文件都能够转化为纸质文件，或是因为其信息海量纸张难以承载，或是因为信息形态无法以纸张载入，或是因为文件的结构复杂。随着信息技术的进步和社会信息化进程，这种只能以数字形态生存的文件的种类和数量会越来越多，其复杂程度也日益加深。

综上所述，电子文件将不可避免地逐步占据主导地位。纸质文件管理在电子文件管理的影响下逐渐“隐退”，而电子文件管理则在纸质文件管理经验和信息技术的支持下日渐蓬勃。对于档案管理人来说，全面、科学的文件管理战略比任何时候都显得重要：一方面，稳扎稳打，坚守自己的岗位职责，在没有充分把握保障电子文件长久真实性时，不要轻易忽略纸质文件的价值，另一方面，因势利导，积极地将优秀的文件管理方法融入电子文件管理领域，从管理制度、方法、技术等多方面帮助电子文件建立威信，进一步确立其法律地位。如果能够充分、有效、巧妙地利用两种文件的特点实现管理优势互补、融会贯通，将使我们的档案管理工作与时俱进，更上一层楼。

[1]冯惠玲. 电子文件与纸质文件管理的共存与互动[J].中国档案, 2003(12):40-42.

[2]秦键.纸质文件与电子文件共存期的档案管理工作[J].档案与建设, 1998(3):31-32.

[3]刘越男.电子文件管理流程的变化及其引发的思考[J].中国档案, 2002(7):41-44.

[4]冯惠玲.电子文件管理1 00问.中国人民大学出版社，2014年.