四组相似公文文种辨析

文/北京工商大学　毛敏

四组相似公文文种辨析

文/北京工商大学毛敏

本文对现行使用的《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文种类在使用中的异同和应注意的事项进行辨析，以规范公文文种使用，提高公文写作质量，提升办公室办文水平与效率。

公文；文种；辨析

公文是指在管理行政机关事务和企、事业单位事务过程中形成和使用的具有法律效力的规范文书。南朝刘勰在《文心雕龙》中写道“章表奏议，经国之枢机”，直接指出了章、表、奏、议等公文是治理国家的纽带与关键。清晰公文种类的使用范围、确定文种的意义、选择正确的公文种类十分重要。但是在日常的工作当中，由于人们对一些公文文种的区别不太了解，或者规定本身有些不够严密之处，导致在公文处理中发生了理解不一、各行其是的现象。本文希望通过对常用的四组公文文种的辨析，进一步明晰相似文种的使用界限，规范公文写作。

2012年4月16日下发的《党政机关公文处理工作条例》中规定公文种类分为决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共15类。其中决定和决议、请示与报告、公告与通告、命令与决定这四个文种组合常常被混淆，下面就对这四个组合进行详细地辨析：

一、决定与决议

决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。两个文种的相似点是均具有决策性、都是下行文、都具有一定的与属性和强制性；都是对重大事项或者重大问题做出结论或安排。

但是也要特别注意两者的区别：首先，两者的形成过程有区别，领导班子作出的决策多用决定的形式，决议必须经过重大正式会议议论表决通过并以会议名义发布。其次，两者的适用范围不同，决议一般要正式发布，发文范围较为狭窄，通常只发到一定层级。决定发文范围较宽，一般发到制文机关隶属各部门（单位）或有关人员，但不一定公开。最后，行文内容不同，决议的内容一般是比较重大的有关全局的原则性的问题，具有指导性，重在统一思想认识。决定设计的内容比较单一、集中、具体、明确，针对性和可处理性较强，重在统一行动，安排落实。

二、报告与请示

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。请示适用于向上级机关请求指示、批准。两者都是上行公文，常常被混杂利用，其实，两者有明显的区别：

行文目的不同，请示目的在于恳请上级批准，属于承办件，需要上级批复。而报告是向上级汇报工作、反映情况或者答复上级的询问，属于阅知件，一般不需要上级答复。二是呈量时间不同，请示属于事前行文，报告一般是在事情结束后或者工作进行中行文，即“事前要请示，事后要报告”。三是主送机关不同，请示不可多头、多级主送，以免权责不明或者相互推诿。而报告有的时候可以多级多头主送。

三、公告与通告

公告和通告是现行法定行政公文中唯一的同类两种文种，两者都是公布性与知照性相结合的告示，在写法上有相似之处。在实际运用中存在着比较严重的混乱现象。在此有必要对两者的区别进行辨析：

(一)内容属性不同。公告用于“向国内外宣布重要事项或者法定事项”，兼有消息性和知照性的特点；与公告相比，通告的内容是“在一定范围内应当遵守或周知的事项”，具有鲜明的执行性、知照性。

(二)告启的范围不同。公告面向国内外的广大读者、听众，告启面广；通告的告启面则相对较窄，只是面向“一定范围内”的有关单位和人员。

(三)使用权限不同。公告通常是党和国家高级领导机关宣布某些重大事项时才用，新华社、司法机关以及其他一些政府部门也可以根据授权使用公告。而通告则适用于各级行政机关和企事业单位。

四、命令与决定

命令（令）是国家行政机关及其领导人发布的指挥性和强制性的公文。与决定相似都是下行文，都有强制性需要坚决执行，但是两者有明显的区别。

(一)制发单位范围不同。命令的制发单位有明显要求，范围小。只有国家领导机关和领导人、国务院各部门，乡镇以上各级人民政府在他们的本身权限内可以制发命令。决定的范围广，上至国家最高行政机关下至地方基层部门都可以使用决定。

(二)内容重要性程度不同。命令内容要很重要，不是重大的政策法规、重大的问题与决策、重大的任务与嘉奖一般不用命令。决定一般都是较重要的事项，或有重大行动与活动要安排部署。

(三)执行的强制力度不同。命令一经发布，有关下级机关和人员必须无条件地服从与贯彻执行，决不允许延误、怠慢甚至违抗。决定中凡决定事项，有关组织、单位和人员要认真贯彻、落实、执行，即使上级作出了很不正确的决定，在上级机关和制发单位未修改之前，有关方面可以提出意见但不能公开对抗，拒绝执行。

五、结语

明确相似文种各自的属性、作用范围、行文方向等对公文写作十分必要，这些都将直接影响到公文的规范性和严肃性。选择准确的公文文种, 能有效地体现其权威性和约束力, 提高行政机关的办事效率。但是在具体的工作中，文种的选择还是一个相对辩证和复杂的问题，本文只是抛砖引玉，希望引起大家对规范使用相似文种的认识。