大数据时代档案管理思路创新

文・毛雯

大数据时代档案管理思路创新

文・毛雯

随着云计算、物联网、社交网络等新兴媒介的服务大众化，人类社会的数据种类和规模正以前所未有的速度在提升，大数据（Big Data）时代正式到来。大数据是指传统的数据库软件工具所不能够获得、存储、管理和分析的数据，比较有代表性的大数据的定义是3V定义，即认为大数据需要满足三个特点，规模性（volume）、多样性（variety）和高速性（velocity）。档案作为国家机构、社会团体组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像，应遵循“统一领导，分级管理；维护档案文件的完整与安全；便于社会或组织的利用”三个原则进行管理。

表面上看大数据的思路和档案管理的基本原则似乎截然不同。档案要求统一管理，要有精确细致的分类，要保证其完整性与安全性。而大数据思想则强调数据的多样化，通过多样化、广渠道的数据分析避免单一数据源带来的误差。所以大数据相关技术的应用要基于一个开放式的系统，而档案则要建立起一个相对封闭的管理系统。然而，尽管大数据的一些理念初看上去似乎与档案管理的要求格格不入，但是从社会发展的整体趋势上看，我们会发现正是由于大数据的产生，才有可能对延续至今的档案管理工作传统模式带来创新和改变，促使档案管理工作日趋完善、便捷。

一、档案管理的创新思路与实践

透过档案工作的发展历史，可以发现档案管理工作的思路几乎没有多少创新改变，所承担的责任也一直都很具体明确，所谓的变化也只是技术进步以后发生的信息载体的变化。而在大数据的思路下，档案管理发生改变的将不仅仅是信息载体，还有档案管理工作的业务重点和业务流程。

（一）大数据化档案管理是信息社会的必然

自从计算机和信息技术蓬勃发展至今，人类所创造的信息量比之前两千年产生的信息量的总和还要多，极其惊人的信息量不仅仅是创造财富的来源，也成为信息管理机构必须要应对的负担。如果不对这些海量信息加以区分，数据存储过少必然会导致有价值信息的流失，数据存储的冗余和过多则会带来高昂的成本，在技术上也不现实。

档案文件所记录的是整个社会最核心的一部分数据，其管理和组织工作必然也会水涨船高，随着整个社会信息量的爆炸而大量增加。大数据技术的相关理论对于分析和确定信息的价值有非常重要的意义，在大数据的帮助下，档案管理应该成为这个信息社会的基石，担负起记录全社会最有价值信息的重担。

（二）大数据成为完成多元化的信息管理的重要工具

以往档案管理的变化只体现在信息载体发生改变带来的被动变化，从结绳记事到甲骨文，再到竹简和纸质书籍，信息都是存在于不同媒介上面的可辨认的字符。如今，信息体现为存储在硬盘、光盘、网路、二维码等电子媒介上面的数据，这种新的数据存储形态与以往的信息载体有着本质的区别。新的信息形态的有着智能化的优点，但是大量的信息数据中所存在的噪声也会相应增多，同时许多非结构化的数据也为这些数据信息的管理带来了较大困难[6]。

处理多元化的信息资料的来源，还需要大数据相关技术来解决。尤其是如今的数据存储媒介好多可以实现智能化分类，之前主要靠人工完成的工作逐渐被智能化的算法所取代，纸质的档案文件也会逐渐被电子数据所代替。许多档案馆已经进行了信息化的改造，包括引入档案管理系统、为纸质档案添加磁条等进行区分和识别。这些已有的信息化投入对于大的档案馆来讲还远远不够，档案管理机构应该充分做好准备迎接数字化档案信息的管理挑战。

（三）大数据时代档案管理工作的责任作用更加突显

传统的档案管理职责非常明确，那就是维护好档案文件的信息完整与准确，尽可能发挥这部分信息的社会应用价值。而大数据时代，档案管理的作用不再限于这些，新算法的更新和智能处理方式会让档案文件信息发挥出新的价值。对未来档案管理部门的新功能做出预测的文献有很多，有的学者从智能化城市发展的视角，认为档案管理应该作为城市基本信息的一个枢纽，做好不同部门间基础信息的统一化和维护工作，保障智慧城市中的信息安全[4]；有的学者分析了未来档案文件数字化之后，认为从原本的文件管理等基本工作向知识管理这种创新性工作的转化，档案管理的专业性和知识性要求会不断提升[6]。

信息是一种重要的非常珍贵的资源，档案是被识别出来应该妥善保存的有价值的信息载体。档案管理机构作为一个知识库和信息库，在未来整个社会的信息化建设过程中，必然会承担起越来越多的责任，大数据则是帮助我们去解读和利用这部分信息的一个有力工具。

二、档案管理可能存在的问题

（一）树立明确的准则和目标

利用大数据改善、提升档案管理工作的服务要求，需要有所侧重，突出重点，否则会深陷海量数据当中，受困于数据的规模，并因目标不明确、准则不具体而难以获取有价值的信息，使得原本精确细致的档案管理工作丧失本意。

树立明确的目标和准则，意义就在于对档案中的数据作用进行定位，从而缩小数据的选择范围，在利用数据、提供服务时可以更加专业，更加直接，达到事半功倍的效果[7]。

（二）注意规避潜在的风险

数据和信息在社会中扮演的角色越来越重要，从而使数据的安全性也显得原来越重要。所以，尽管档案信息的价值毋庸置疑，而其涉及个人隐私或者工作机密的私密性也不可小觑。档案数字化信息资源尽管查询方便、占用空间小，但是其安全性问题如何保障仍然非常关键。电子数据文件常常存在着损坏等故障等风险，一旦数据不可恢复，所造成的损失是无法挽回的。此外，网络黑客问题也是一个必须重视的问题。原先实体化的档案安全问题，只要提高安全防范意识就能够解决，而对于联网电子数据的安全问题，则在很大程度上依赖技术上的防范和改善。因此，大数据的到来，对于档案管理的工作来说既是机遇同时也是挑战，档案管理机构应该积极拥抱这种新思想，挖掘数据和信息的价值是最有发展潜力的事业，档案管理将不再是信息资源的“仓库”，而应该借助大数据这个生产工具，成为信息资源产生价值的“生产工厂”。

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[1]孟小峰，大数据管理：概念、技术与挑战，计算机研究与发展[J]，2013，50（1）：146-169

[2]王珊，王会举，架构大数据：挑战、现状与展望，计算机学报[J]，2011，34（10）：1741-1752

[3]McKinsey，Big data The next frontier for innovation，competition，and productivity[M]，2011

[4]李小晨，大数据时代背景下的档案管理探讨，云南档案[J]，2013，6：48-50

[5]陈智为，档案管理学[M]，北京：中国人民大学出版社，2008，9

[6]李国杰，程学旗，大数据研究：未来科技及经济社会发展的重大战略领域——大数据的研究现状与科学思考[J]，中国科学院院刊，2012，27，（6）：648

[7]张健，档案数据库“胀库”问题研究[J]，档案学通讯，2012（4）：49

（作者单位：齐鲁师范学院）