浅析干部人事档案的重要作用

文・刘志华 李献云

浅析干部人事档案的重要作用

文・刘志华 李献云

人事档案是以个人为单位，通过收集、鉴别、整理、立卷保存起来的记述和反映个人在社会生活中历史经历、思想品德、知识才能、领导水平、奖励惩罚、工作业绩等情况的档案。干部人事档案工作是组织人事工作的重要组成部分，在组织人事实际工作中经常要利用到干部人事档案。

现阶段，干部退休审批主要以人事档案为审批依据，办理退休手续、落实退休待遇。通过查阅干部人事档案材料中的出生日期、参加工作时间来确定干部的年龄、工龄，通过查阅干部职称职务和工资调整等材料来确定干部的退休待遇情况。比如在确定干部出生日期时，可根据《干部履历表》中提供的信息，重点查看人事档案中《选拔学生登记表》《入团志愿书》《录用审批表》《入伍登记表》等材料，以最先记载的出生日期为准计算是否到达法定退休年龄，对明确标记阴历日期的还要通过查对万年历来确定出生日期。没有人事档案，就无法办理干部退休审批。

一、干部人事档案贯穿干部个人成长和职业生涯的始终

干部人事档案在干部退休审批中不可替代的作用，只是干部人事档案发挥作用的一个方面的体现。其实，干部人事档案贯穿于干部个人成长和职业生涯的始终，是组织人事工作不可或缺的基础性工作。

（一）开展干部工作的基础作用

经鉴别、整理、审核后的干部人事档案清楚完整地记载着个人的籍贯、出生年月、学习经历、参加工作时间、工作经历、入党时间、职称职务和离退休情况等基本信息，是组织人事部门制作《干部花名册》的依据，为日常的干部人事工作提供第一手的资料。通过查阅人事档案，确认“三龄两历”等干部个人基本信息，是开展好干部工作的基础。

（二）维护干部合法权益的凭证作用

干部人事档案在干部人事工作中具有较强的权威性，是单位或个人查证过往信息、落实有关待遇的主要依据。档案材料来源可靠，内容记载真实准确，能有效的解决有争议性的疑难问题。比如个人对年龄、工龄提出异议的，可通过查阅人事档案进行组织上的确认；在涉及干部个人切身利益的法律纠纷中，人事档案具有提供法律信证的作用。

（三）干部考察任用中的重要作用

考察任用干部，关键是知人善任。干部人事档案是全面考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，为领导准确掌握干部队伍的整体状况提供第一手可靠的资料。2009年王亚丽档案造假骗官案震惊全国，做好干部任前档案审核工作，对于加强干部任前监督、有效防止干部“造假骗官”“带病提拔”、减少干部任用失察失误发挥了重要作用。通过干部人事档案，掌握每个干部的不同特点，针对性地提出培养和任用的意见，真正做到“量体裁衣”和“量才使用”，把干部配置到适宜的位置上，最大限度的发挥干部的聪明才干。

（四）“通古知今”的历史作用

干部人事档案具有“今世赖之以知古，后世赖之以知今”的特殊功能。对于个人来说，人事档案资料都是伴随着干部的成长同步积累而来的最原始的资料，是个人历史的真实记录和个人本来面目的客观反映。对于组织来讲，坚持以档案为基准，以历史材料为依据，能及时准确地为相关职能部门提供有价值的信息。对于国家来论，可通过人事档案了解掌握几十年甚至上百年前国家政策和社会面貌等信息。

（五）日常人事工作中的支撑作用

在日常人事管理工作中，干部人事档案发挥了强有力的支撑作用。如1985年、1993年及2006年进行的工资改革所涉及职工工作年限及套改年限的确定和因特殊贡献高套工资，都要根据人事档案材料核实，落实政策。各行各业每年进行的专业技术职务评审工作中，必须提供干部人事档案中近五年的年度考核表，必要时还需提供现有专业技术职务评审表。人才引进、干部退休，也都需要查阅人事档案后才能确定办理。出具入党政审、奖励证明等材料时，均需查阅干部人事档案等。

二、提高思想认识，切实做好干部人事档案工作

干部人事档案的重要作用，要求我们必须做好干部人事档案工作。针对目前干部人事档案工作中存在的重视程度不够、从业人员专业水平低、信息化程度低等问题，分析原因，找出对策，切实做好干部人事档案工作。

（一）高度重视人事档案管理工作

一些单位领导的档案意识不强，将档案工作定位于单位的辅助工作；许多干部对人事档案在其职业生涯和退休养老等方面所发挥的作用认识不到位。因此，我们要做好干部人事档案工作的政策解读和宣传工作，消除干部人事档案的神秘感和距离感，让干部职工充分认识人事档案的重要性，增强领导层及干部个人的档案意识，从思想上重视、理解、支持干部人事档案工作。

（二）建设专业化的干部人事档案管理队伍

干部人事档案大多由单位的人事科管理，人员兼职的情况较多，许多工作人员属于“半路出家”，遇到工作量大时还会从别的科室抽调其他人员来帮助工作，工作质量难以得到有效保障。各级管档单位可从高校“档案文秘”专业毕业生中考聘一批政治觉悟高、专业知识强的人才，充实到干部人事档案工作岗位中去；加强从业人员专业知识和业务技能的提升，每年除按时参加档案主管部门组织的档案业务培训外，可采用“请进来”“走出去”等方式，定期组织档案人员的专业知识培训，多为他们提供外出学习交流机会，努力建设专业化的干部人事档案管理队伍。

（三）健全完善干部人事档案相关制度

要不断健全完善干部档案材料归档、销毁、鉴别制度，干部档案审核、整理、查（借）阅、转递制度，库房管理制度等。提高对制度的执行力，坚决做到“档案经审核不合格的不接收，材料不符合要求的不归档，查阅不符合规定的不提供，严防丢失档案材料，严防涂改造假，严防失密泄密”。拓宽材料的收集渠道，完善档案内容，采取经常收集和定期收集、重点收集和普遍收集相结合的方法，通过各种形式催要档案材料，防止缺漏。

（四）做好干部人事档案的保管保护

干部人事档案具有不可再生性，万一损毁，就无法补救，维护干部人事档案的安全、完整尤为重要。要大力加强档案基础设施建设，做好干部人事档案的保管保护。要严格按照《干部档案工作条例》落实好档案库房、阅档室和档案管理人员办公室“三室分开”，使用统一规范的档案设备用品。落实“九防”措施，配备防盗门、灭火器、窗帘、空调、吸尘器、除湿机、加湿器、碎纸机、消毒杀菌机等设备。

（五）加快干部人事档案信息化建设

目前，许多单位干部人事档案的服务利用，主要还是通过手工翻阅实体档案完成材料的检索查找、复印盖章等，服务方式单一、落后，干部人事档案工作信息化程度低。各管档单位应将人事档案信息化建设纳入重要议事日程，配备通晓信息专业技术的人才，提供资金和技术支持，更新硬件设备，引入专业档案管理软件，加设防盗系统，将现代化的信息技术手段全面引入干部人事档案管理工作，提高干部人事档案管理水平。

干部人事档案直接关系到干部个人的切身利益，是做好组织人事工作的基石，干部人事档案工作对稳定干部队伍、推动事业发展、构建和谐社会具有深远的影响。我们必须高度重视人事档案工作，努力做好人事档案工作，当好组织部门的“参谋人”、干部职工的“贴心人”。

（作者单位：临沂市精神卫生中心 / 中国人民银行临沂市中心支行）