电子档案管理若干问题的思考

文・李纯

电子档案管理若干问题的思考

文・李纯

电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，电子档案的管理已成为档案管理部门面对的一个重要课题。[1]随着信息技术的高速发展，档案管理的电子化水平已有所提高，但由于管理思想、方式和措施等大相径庭，其中的问题也日益突出。加强和做好电子档案管理的意图，就是为了更准确、更完整、更安全地利用电子档案。笔者从电子档案管理存在的问题入手，指出了做好电子档案管理的若干措施及重要意义。

一、电子档案管理中存在的问题

（一）电子档案的原始性问题

对于纸质文件来说，内容的原始性依附在形式的原始性上，其字体、笔迹、图像和印章等显而易见，内容的真实性容易识别，人们可以借助形式的原始性来鉴别内容的原始性。而电子档案的原始性是不易判断和确认的，在由实态变为虚态电子档案的过程中，已经完全没有了这种“原始形态”，其生成时的状态与传输和接收时的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。[2]

（二）电子档案的真实性问题

电子档案极易失真，如在将纸质档案转换成电子档案的制作流程稍有差错即可造成档案信息失真，电子档案的真实性问题伴同其生命的自始至终。因此，保持其真实性是一个持续不断的过程，电子档案信息“出错”的几率和机会远高于传统纸质档案，电子档案被原样拷贝，乃至被改动后可不留印迹。

（三）电子档案的完整性问题

电子文件、电子档案的内容很难确保其完整性。电子文件常常处于不固定状态，如不及时捕捉和收集，很可能会有信息损失；电子文件组成繁杂，存储方式多种多样，极易导致信息的残缺；电子文件的后台信息伴同文件处置过程而不停累计，并且形式繁多、存储分散，常常导致电子文件来源不能一清二楚。

（四）电子档案的安全性问题

电子信息的易改动性为非法用户的侵入以及病毒的入侵提供了便利，现在黑客手段越来越高明，恶意攻击以及用户根据利益需求而肆意取舍甚至篡改信息，都会直接妨害电子档案的安全。

二、搞好电子档案管理和利用的主要措施

（一）加强电子档案管理，树立前端控制思想

由于电子文件具有易流失、易更改等特征，很容易出现错误，而且损失无法挽回。针对电子文件“转瞬即逝”的特征，预防失误、掌控差错的时机应延长至文件生命周期的开始，从文件形成初期就做好维护工作，可以有效地防止电子文件的损伤和破坏。“预防为主、补救为辅”原则适用于电子文件生命周期各个环节，而“前端控制”原则强调将措施介入到电子文件形成之初，从源头抓起，确保电子文件的真实性和完整性。[3]

（二）制定档案利用制度，整合各类档案资源

要制定档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须要先得到档案主管领导的审批，还要制定档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为迅捷，保证电子档案的快速更新，更好地满足用户的需求，并做到电子档案和纸质档案利用互补，通过整合档案资源来改进传统的档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。

（三）规范档案利用方式，避免造成无法挽回的损失

依据用户的情况设置电子档案内容的密级类别进行可控管理。不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采取网络方式提供利用时，对有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更换，避免因为误操作所带来的无法挽回的损失。

（四）采用“双套制”模式并存的方式，确保重要信息完整

所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。[4]“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用计算机及现代通讯技术，不然就无法参与文档的收集和保管。此外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该建立“双套制”，哪些不应该建立“双套制”。只有按照各类档案的内容特征采用相适合的管理方法，有取舍性地建立“双套制”管理，才不会造成人、财和物的浪费，并且还能实现对重要信息的完整保存。

（五）加强工作人员管理，提高档案保护意识

电子档案因为提供利用方式的多样化与所依靠技术的多元化，造成了利用工作的复杂性。因此，必须加强对档案工作人员的管理，从思想上真正认识到档案管理工作的重要性，从技术上保证档案管理工作的安全性，做到既能让电子档案信息最大程度地被利用，又能使这些档案信息得到可靠、安全、有效地保护。总而言之，必须加强电子文件的制作者和管理人员的责任心，培养他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，只有这样才是保证电子文件原始性、真实性的根本举措。

三、加强电子档案管理的重要意义

（一）加强电子档案管理，有利于提高电子文件归档管理的信息化水平

利用计算机技术对相关资料信息内容进行数字化转化，为归档提供了快捷的管理手段，为信息利用提供了快速途径，免除了立卷、归档、检索和查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，大大提高了档案管理的工作效率。

（二）加强电子档案管理，有利于提高档案工作服务水平

电子档案的特点是实物资料的数字化，海量的原始档案信息可以统一存储在计算机介质中，利用互联网进行传播，用户可以实现对海量信息的快速筛选，查阅到所需档案信息。加强电子档案的管理，为用户提供高质量的服务，要求工作者必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。

（三）加强电子档案管理，有利于满足用户多样化需求

目前，愈来愈多的用户对档案提供利用的多样性提出了要求，他们不仅要看原始的文字，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐步成为了满足用户多样化需求的主要举措。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。

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[1]《加强电子档案的管理，做好电子档案的利用》，孙志常，《东京文学》2011年9期

[2]《电子档案管理面临的困境及对策》，李轶慧，《办公室业务》，2012年19期

[3]《浅谈电子文件的特性及其管理》，粘玉英，《兰台世界》2008年17期

[4]《加强电子档案的管理，做好电子档案的利用》，孙志常，《东京文学》2011年9期

（作者单位：国网技术学院）