探析档案文件资料收集工作面临的问题及对策

盛文清

摘 要：档案文件资料的重要性时不言而喻的，是记录历史和社会发展的凭证。从国家级角度来讲，档案文件记录这各种机密和指令，从社会角度讲记录着社会的发展进程，而对于个人记录着自己的生平经历，从出生、学习、工作都需要档案资料的证明。档案文件资料影响着没一个人，也为社会发展指明方向，只有做好档案文件资料的收集，才能为自己证明、为社会发展证明，重视档案文件的收集工作对档案管理工作有着重要的意义。

关键词：档案文件;收集工作;问题及对策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.026

国家的发展各项政策和指令的颁布，社会问题的反映和解决，个人信息查询等都离不开档案的记录，档案是为经历最好的证明。最好档案文件资料的收集工作尤为重要，只有及时的在第一时间进行档案的收集分类，才能保证档案存储的质量。作为档案管理工作的第一环节，只有做好收集工作才能保证文件资料的质量，只有完整、规范的进行收集才能为今后的资料查询、保管和利用创造条件，做好档案管理工作就必须要先做好文件资料的收集工作。

1 档案收集存在的问题

1.1 档案文件资料收集过程中存在遗漏

在对档案进行收集的过程中，收集人员虽然会按照相关的规章制度进行收集，但是仍然会出现遗漏问题。主要是缺乏有力的组织给予保障，在档案收集的预收阶段这种问题会突出出来，有些部门没有对档案进行规范的整理和保存，随意的散落堆集，没有在规定的时间内进行分类保管，缺少对档案的保护措施。还有由于人事的调整工作变更，没有交接好工作，导致收集资料出现脱节，让原始的资料出现

遗漏。

1.2 档案材料类型不明确

档案材料的类型有很多种，而收集的时间比较长，在收集的过程中就会出现材料类型不明确的问题。这种问题出现的原因是因为档案在管理的过程中没有做好分类，在庞大的档案管理系统中，档案资料的分类繁杂且多，多档案的分类工作是一种考验，这种情况下就容易出现类型不明确的问题。其次，没有完善的划分制度，在收集中对档案的类型划分没有参考和制度依据，没有统一的划分标准和方法，制度上的不完善也是导致档案材料类型不明确的原因。

1.3 缺少专职的档案管理人员

专职的档案管理人员能够更好的进行档案管理工作，而目前有许多的企业和单位都采用了外聘或招收的兼职人员进行档案管理。这就导致了这些兼职人员没有把精力放在档案管理工作上，无法做到百分百的投入，势必会造成档案管理的混乱和错误的发生。分工不细化也是档案工作中常见的问题，有的企业、单位对工作组内的成员分工存在不明确，没有细化分工和职责划分，会造成档案工作缺乏条理和出现問题相互推脱，严重的会导致文件资料在归档时出现重复或缺失的问题。

1.4 没有完善的针对档案文件收集工作考核标准

随着社会的关注和重视，档案管理局也制定了相应要求和标准，来对档案管理工作进行规范。有规范就有考核只有针对性多收集工作进行考核，才能避免出现低级错误的发生，但是在实际的工作中，对档案收集工作的考核标准不够明确， 也基本只存在于形式上，没有完善的有针对性的考核标准和条例。档案文件资料管理的企事业单位，没有对收集提出什么硬性要求，在考核时只是检查是不是做到了应收尽收，对所收集的档案文件资料的真实性没有过多的进行追究，在不同文件资料的归档率的检查上也是睁一只眼闭一只眼，常常把企事业单位已经完成的实际归档的文件数作为应当归档的文件数量。

2 提高档案文件资料收集工作质量的措施探析

2.1 健全档案管理制度

健全与完善的档案管理制度是保障档案资料收集工作高效、高质量开展的重要保障，因此，企业档案管理部门必须要立足工作实际，建立科学有效的健全档案管理制度。主要可以从以下几点实施。第一，强化档案“源头”意识，在档案资料的收集过程中，需要加强对档案管理人员的档案意识，让其了解档案工作的重要性与应用价值，将存档观念根植到每个工作细节中，从而提升档案资料收集的整体质量，只有档案意识提高了，才能更好的去执行档案资料的收集工作。第二，制定科学专业的档案资料管理制度。依据当前企业档案资料收集管理工作开展的实际状况，与时俱进，契合实际，制定符合现代工作需求的档案资料管理制度，提高其科学性和创新型，切实保障档案材料的收集、加工、整合、归档等系统工作，保障档案文件收集的完整性、准确性与可靠性。

2.2 提升档案收集主动性

针对档案资料的收集工作而言，是一项较为系统性的工作内容，往往涉及多个环节与步骤，任何一个环节出现纰漏，将会造成档案资料的缺失，档案资料的准确性与可靠性将大打折扣。因此，企业必须要重视档案资料的收集工作，在平常多对负责档案管理的部门进行工作指导与督促，让档案收集管理人员认识到档案收集的重要性，使其具备认真负责人的工作态度，积极主动的去完成档案资料的收集工作，将收集档案资料的被动收集模式转变成主动收集，对所收集的档案资料，在收集前期，充分调研，确定归档范围，及时跟踪掌握收集工作进展情况，确保档案收集科学规范，完整准确，并详细记录工作流程中形成的文件材料，这样可使档案材料收集工作更全面、深入地开展。

2.3 制定档案审查制度

针对档案资料的收集工作，各级领导必须要加以重视，并把档案工作纳入发展规划和工作计划中，制定相关的档案审查制度，保障档案资料收集工作的高质量开展，使档案工作成为业务工作的有力支撑。审查制度的制定可以从以下几点实施。第一，对档案收集管理人员的行为审查。针对档案收集管理人员，需要依据企业档案管理部门工作开展的实际状况，对档案收集人员实际定期或者抽查形式的考核制度，以考核监督的促进形式，离开保障档案资料收集质量。第二，制定档案材料审查制度。针对档案收集人员所收集的档案材料，每完成一项收集任务后都要送至专业的审查人员那里进行审查核实，确保收集资料的完整、准确无误后，方可对材料进行整合、加工、录入、存储，以保障档案资料的质量。第三，制定阶段性档案审查制度，为确保档案资料收集工作的顺利开展，并实现对档案收集人员工作质量的督查，通过阶段性的对档案资料收集工作质量进行前后的对比分析比较，来督促档案收集人员对档案收集的认真态度，，督促员工不断进步。

3 结语

档案管理工作中收集文件资料是第一步也是重要的一步，做好收集工作能够保证档案文件资料的完整，做好档案收集工作一定要解决基础收集工作和对收集工作的考核，从开始收集就给予重视，对收集过程进行监督考核，从而提高档案管理收集工作的效率和质量。

参考文献

[1]刘晓明，臧志美，马玉彪.档案文件资料收集工作面临的问题及对策[J].山东水利，2019.

[2]施高燕.企业档案资料的收集与整理浅析[J].企业改革与管理，2018.