档案文件的数字化管理在企业中的相对重要性

张琳 烟台新奥燃气发展有限公司

进入21世纪以来，特别是近几年，我国乃至整个人类社会逐渐进入全面的信息化时代，企业和个人用户存储的数据量也急剧增加。档案文件的数字化管理在企业中的运用也显得越来越重要。

作者就职的单位属于燃气运营企业，作为档案管理者，作者负责高压管网部门的档案文件管理工作。档案文件管理的主要类别有：技术服务合同、四评招标文件、设计招标文件、上级文件与批复、会议纪要、四评文件、考察资料、联系函、高压管线工程文件、国土资源、规划局、发改委、城管局、高压管线工程招标文件等。以往作者作为档案文件管理者的主要管理方式是将接收到的档案文件按照合同、文件、招标、会议纪要、设计、图纸、报告、考察资料、联系函等内容进行分类，然后放入贴有标签的档案盒中，在每个文件上按时间顺序写上序号。随着文件数目的增多，序号也日渐增长。查询者需要通过档案文件管理员到相应的档案盒中查找，数目庞杂，这就导致其查询效率非常低下。

2020年，企业管理者意识到档案文件数字化在企业规范化管理中的重要性，开始重视企业档案文件数字化管理的规范化和可操作性，倡导运用企业档案文件数字化管理方式规范管理。作者作为档案文件管理者，积极探索研究，学习其他企业档案文件的成功管理经验，通过消化吸收，利用计算机操作系统和软件工程，自主开发了适合燃气企业自身特点的档案文件数字化管理系统。作者每天通过对各种档案文件的数字化加工、储存及查询，并将数据备份和进行适当的安全加密，确保电子档案信息一目了然，再将文件进行编号，做到分门别类，井然有序，从而使企业档案文件的管理愈加系统化、明晰化、简单化，达到了企业预想的档案文件数字化管理的要求。

查询者查找档案文件时，根据档案的种类找到相应的电子档案分类，通过搜索文件名称，即可根据查阅权限查询到已经存储的数字化档案文件。作者将这些零散的文件，通过计算机数字化管理简化了查询流程，有效地提升了工作效率。

档案文件数字化管理系统是利用计算机硬件、软件及其他办公设备进行数据的采集、传输、存贮、加工、维护和使用，并规范整个文件信息管理的系统。通常情况下，档案文件数字化管理策略包括备份策略、存策略和安全策略，其目的是确保和提高档案文件信息系统的安全可靠性和有效性。备份策略通常需要指定在什么情况下备份档案文件的内容、备份的时间及备份的方式；存储策略则指需要确定档案文件的保留期限、存储地址；安全策略通常是指档案文件进行加密或病毒扫描等。

通过档案文件数字化管理系统，按照合同、文件、招标、会议纪要、设计、图纸、报告、考察资料、联系函等信息进行分类，然后把系统中的档案文件可以设定为每天自动备份，有效确保了数据的安全。所有通过数字化加工的档案文件的备份可以存储在本地计算机设备，也可以存储在其他地方，比如云端、服务器。

通过档案文件数字化管理系统，对不同的档案文件管理需要采取不同的处理方式，这主要取决于它们的相对重要性可以根据文件的相对重要性对档案文件进行不同的数字化加工处理。“缓事宜急干，敏则有功；急事宜缓办，忙则多错。”先根据文件涉及工作的时效性进行划分相对重要性，优先处理相对长远但不急的工作，以免到时手忙脚乱，多生错误；再处理看似急迫的工作，否则，忙乱会导致容易出错。

具体来说，档案文件的相对重要性是根据一个或多个重要性参数确定的。这些重要参数可能包括以下任何一个参数：文件拟定者、签发者、文件名称、单位、经办人、接收人、日期、合同编号、文件数量等。文件的签发者是一个重要参数，某些签发者因为他们在企业中所处的地位不同，从而使其拟定的文件更重要，也会更受重视，其相对重要性也就高。档案文件的相对重要性还取决于该档案文件需要被阅览的用户数量，文件需要被阅览的用户数量越多，档案文件的相对重要性也越高。

档案文件的相对重要性是根据重要性参数、权重或与各种重要性参数相关联的规则来确定的。权重和规则可由文件的签发人制定和调整。档案文件管理员将根据管理系统和查询者的要求，通过文件管理配置文件表明该档案文件的级别，从而限定不同级别的查询者具有不同的查询权限。如果文件的签发者在企业中的组织架构中处于高位，那么该档案文件就被归类为具有较高的相对重要性；如果企业组织架构中只有少数高位的人可以访问该文件，那么该文件就被归类为机密文件；如果该文件是企业组织架构中唯一高位可以访问的文件，那么该文件就被归类为具有更高的相对重要性；如果可以被企业中所有不同的用户查询，则将其归类为普通级。通过这种方式，文件可以被划分为相对重要的不同级别，然后可以根据文件的相对重要性为文件指定信息管理策略，并根据信息管理策略对文件进行备份管理。

由于文件是根据它们的相对重要性来分类的，因此，每次查询一个相对重要的文件时，都会生成一个日志，日志可以在每次文件被查询时生成。查询日志可以自动生成报表。而这些都可以在档案文件数字化管理系统中得到实现。通过查询命令，检索到需要的档案文件信息，再根据文件编号，对应日志和报表，每周、每月、每季度、每年，进行分档备份存储，方便档案文件的管理者采集、上传、存储数据，通过对每个阶段报表的分析，提取出具备指导性的建议。

终上所述，企业通过档案信息数字化管理策略并在档案文件管理系统的帮助下，可使原先费时且繁琐的档案文件管理任务变得更简单化、便捷化、永久化，让企业员工更加充分地有效利用好企业档案文件的价值，从而促进企业的档案文件管理逐步走向系统化、科学化、规范化，进而有效地提高了企业综合竞争力。