圆桌趣谈

圆桌趣谈

按照“存量数字化、增量电子化”的要求，推动各级档案馆（室）实现由传统管理向现代管理转型升级，已经是摆在我们档案人面前的一个重要课题。本期“圆桌趣谈”，我们邀请了几位市档案局局长对这个话题进行探讨。

潘积仁

青岛市档案局局长青岛市档案馆馆长

档案馆从传统管理向现代化管理转型升级，涉及多个方面，但主要体现在信息技术的应用上，已经影响到档案馆收、管、存、用各个环节。

首先，档案收集的转型升级。信息技术已经渗透到社会各个领域和环节，电子文件已经不是什么新鲜事物，将对国家和社会有价值的电子档案收集进馆，目前还有很多问题需要解决。一是我们必须具备接收电子档案的客观条件，就像接收纸质档案要有档案馆库和装具一样，接收电子档案也必须具备必要的管理条件，如数字档案馆系统平台等。二是要为电子档案的有效形成创造条件，如为电子文件归档提供必要的软件和技术服务。三是进行积极引导、依法监督，促使各个单位建立起电子档案收集、管理、移交的机制，确保电子档案接收落到实处。四是坚持循序渐进的政策，电子档案管理是新事物，档案部门和各单位都不可避免受认识和客观条件的局限，所以电子档案形成、收集、管理、移交必然有个逐步完善的过程。五是在电子档案存储安全尚存在不确定因素的情况下，坚持走双轨制路子，纸质档案和电子档案收集同时并存，逐步走向单轨制。

其次，档案管理的转型升级。一方面运用信息技术管理传统档案，提高传统档案管理水平，例如采用物联网技术，可以有效提高管理效率和科学性。二是将传统档案数字化，既可以满足在线查阅的需求，又保护了档案实体安全。三是保证电子档案长久可用。这应是我们关注的重点之一，也是目前国际档案界关注的重点。电子档案管理，除了安全存储、系统化备份外，档案馆的重要任务是能够保证所管理的电子档案始终可以被利用，这是我们区别于其他机构的重要职责，凡是档案馆保存的各种格式或者各种存储介质的档案，当前及若干年后直至永远能够读取或转换，这是新形势下赋予我们的职责，我们应该有这个自觉和行动。

再次，档案利用的转型升级。在信息技术条件下，档案利用转型升级更为迫切，让利用者查阅档案更加便利和快捷，是我们义不容辞的责任。一是查阅档案的效率和准确性要大大提高，从过去翻阅纸质目录到通过计算机检索、从案卷级检索到文件级检索、从题名检索到全文检索，我们还有很长的路要走。二是在线查阅，包括远程在线查阅和走进档案馆在线查阅，随着档案数字化和电子档案接收，在线查阅的比例会大大提高，即使涉及隐私、保密安全必须走进档案馆，通过网络直接检索和阅读全文，对利用者带来的方便也是不可忽视的。目前青岛已经实现市域各档案馆、党政机关部分档案远程利用，实现与省档案馆实施远程查阅，相信今后远程查阅的比例会进一步扩大。四是资源共享，通过各种网络实现开放档案在一定范围内和全社会共享。

信息技术的应用导致档案馆转型升级是全方位的，除了上述内容外，诸如档案鉴定理论、监督指导方法、甚至内部机构设置、档案馆的职能等，都需要重新认识。信息技术给我们的机遇与挑战同在，我们既要学会适应它、又要充分利用它、引导它，并接受其检验。

耿涛

威海市档案局局长威海市档案馆馆长

随着云计算、互联网、物联网等新技术的发展，智慧城市建设已成为城市建设的新模式。作为城市记忆信息库的档案馆，实现由传统管理模式向现代化管理模式的转变，主动融入到智慧城市建设当中，建设现代化的智慧档案馆，是时代发展的必然趋势。现代化智慧档案馆建设，将对智慧城市建设、文明城市建设、公共服务建设、档案事业建设产生重大的意义，将会极大地推动政治、经济、文化、社会环境的快速健康发展。

一是为智慧城市建设增添新的亮点。档案馆是重要的信息资源库，其中蕴藏的档案信息是不可再生的宝贵资源。智慧档案馆作为智慧城市建设的一部分，通过对档案这一重要资源的智慧化管理，必将为智慧城市建设书写浓墨重彩的篇章。

二是成为城市文明程度提升的重要标志。档案馆作为城市历史文化积淀和为市民提供公共文化服务的场所，是一个城市文明的窗口。智慧档案馆建设，将大大提升档案馆公共服务水平，改善政府服务形象，推动城市文化建设，为城市增加一张靓丽的新名片。

三是代表着档案馆建设的发展方向。智慧档案馆建设是落实中央两办《关于加强和改进新形势下档案工作》要求的重要举措，它使一流的档案建筑拥有一流的工作内涵，将大大提高档案馆现代化管理水平，确保档案安全万无一失，推动档案资源有效利用，降低工作人员劳动强度和行政运行成本，有效提升档案管理和公共服务效率，代表着现代新型档案馆的发展方向。

四是将产生巨大的社会效益。档案馆的基本职能是记录历史、传承文明、服务社会、造福人民。智慧档案馆建成后，将利用现代化手段更好地记录和留存城市独特的历史文化，更好地挖掘档案中蕴藏的经济信息和文化资源奉献社会，为领导决策和各机关、团体、企业事业单位利用档案开通“直通车”，为市民利用档案提供“一站式”服务平台和客户端服务，使领导层、社会各界和人民群众利用档案资源更为方便快捷，必将在推动城市的经济建设、政治建设、文化建设、社会建设和生态文明建设中发挥巨大作用。

成希琴

东营市档案局党组书记、局长

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确了“十三五”时期我国档案事业发展的总体目标，即到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，建成与全面建成小康社会奋斗目标相适应的、有效服务和支撑国家治理的档案事业发展体系。习近平同志在浙江省档案局馆考察时提出的由封闭向开放转变、由重保管向重服务转变、由行政管理向依法管理转变的“三个转变”，也为档案管理转型升级指明了方向。

推动档案管理转型升级，目的就是突破传统模式，真正实现档案管理现代化。近年来，随着经济社会事业的不断发展，人民群众对档案的公共需求越来越突出，档案工作社会化、专业化特点越来越明显，档案的资政作用越来越显著。落后的档案管理模式与社会各界和人民群众对档案工作日益增长的利用需求已成为档案工作中的一个重要矛盾。从这个意义上说，实现档案管理转型升级关乎经济社会发展，关乎老百姓切身利益，更与人民群众的重大民生休戚相关。

实现档案管理转型升级，并非全部推倒重来，而是前仆后继，升级换代。实践中，绝大多数成功转型升级的传统制造企业，就是通过不断更新换代、产品升级完成了艰难的转身，小到螺丝钉、打火机，大到电视机、洗衣机等，竞争十分激烈，但是笑到最后的，往往是在传统产品中不断融入科技含量、谋求技术转型升级的顶尖高手。同样，按照社会各界和人民群众需求，把档案这个产品做到极致和完美，真正实现档案管理现代化，为利用者提供更加优质、高效、便捷的服务，是档案部门和广大档案工作者义不容辞的责任和义务。

“升”的方向是什么？“转”的关键点在哪里？档案工作要适应时代的新发展、适应党委政府的新要求、适应人民群众的新期待，既要围绕中心、服务大局，又要着力推进自身的科学发展、跨越发展；既要收集好保管好各种档案信息资源，又要成为交流信息和传播档案文化的中心。当前，以网络信息技术特别是互联网+为主体的现代技术在档案中的应用，使传统的档案工作模式、工作手段和工作重心等都发生了重大转变，利用现代信息技术，为广大档案信息用户构建服务平台，使档案馆能够实现各种服务目标，理应成为档案管理转型升级的方向和关键点。“升”与“转”，都离不开一个“新”字，把握这个“新”，就要把实现档案管理现代化作为转型升级的重要抓手，促进档案管理标准化、制度化、科学化发展，打造推动档案事业发展的新引擎；把握这个“新”，就要发挥好大数据时代的电子档案归档工作的良好基础和已有技术优势，敢于求新，勇于创新，真正推进档案管理模式的转型升级。