档案信息化建设在医院档案文件管理中的积极影响

张劲松

（德州市陵城区中医院，山东 德州 253500）

0 引言

医院档案文件管理工作，不仅作为医院的知识储备库，同时还可以为医院领导者的工作指明方向，为医院的相关建设与医疗研究提供依据。所以在新时期医院建设发展的过程中，医院档案文件的利用率得到了提升，并且医院也越来越重视医院档案文件管理工作。而随着社会的进步与发展，医院档案数量内容也在不断增加，它在医院管理中的地位也逐渐提升。并且随着计算机技术和互联网的发展，使办公逐渐向自动化、网络化发展。在档案信息化建设中，可以使医院档案文件管理工作变得更加的高效、有序，并且使医院档案文件得到了合理的保存于利用。因此，档案信息化建设为医院档案文件管理工作起到了积极地影响。

1 促进了医院的持续稳定发展

在档案信息化建设的推动下，我国颁布了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》为医院档案文件管理工作，提供了理论上的依据[1]。使医院的档案文件管理工作能得到有效地推动，从而全面地提升我国新形势下的医院档案文件管理工作。医院档案文件管理信息化建设，将纸质文件材料转变为电子文件，将医院内部的档案文件信息检索工作进行了优化，提升档案文件信息查找的工作效率。在医院内部的档案文件信息共享平台上，为医院各科室医护人员应用档案时带来便捷，发挥出档案文件管理信息化建设的优势，使医护人员不用再查找档案上浪费时间，可以将更多的时间服务于广大群众。并且医院的管理者，还可以通过电子档案文件管理系统，随时的翻看医院的各项资料，充分地了解己方医院发展的现状、工作中的不足，为医院制定符合自身发展的长远发展目标指明方向。并有效地提升医护人员的工作效率，促进医院的持续稳定发展，使医院得发展更加适应我国新时期的发展脚步。

2 提升了医院整体的管理水平

档案文件管理工作的良好运行，有利于医院的管理与发展。而档案信息化建设，可以将各种先进的信息技术应用到医院档案文件管理工作中，全面提升医院档案文件管理工作质量与工作效率。在档案文件管理信息化建设的过程中，可以让医院的档案文件利用率得到增强，从而对医院的管理水平起到了积极的影响。在档案文件管理信息化建设的过程中，要以《档案法》、《医院卫生档案管理办法》为基础，并将其贯穿到医院的档案管理制度建设与工作流程中，使医院档案管理人员在工作过程中做到有据可依。并将医院的各项工作与档案文件管理工作进行结合，从多角度正确的评价医院的各项医疗服务，及时地发现工作中的不足，并且予以改正，使医院的医疗服务与管理水平得到有效地提升。例如，在档案信息化建设过程中，可以规范医院的绩效考评档案管理工作，能为绩效考评工作提供支持[2]。有助于绩效考评工作的顺利进行，同时也便于查阅利用，为医院日后的相关工作奠定基础。在档案文件管理信息化建设的推动下，有效地提升了医院整体管理水平，为医院得发展提供了保障。

3 增加了医院档案文件安全性

档案信息化建设，可以让医院的档案文件管理工作更具安全性。在传统的医院档案文件管理工作中，档案文件均是以纸质的形式存在，随着时间的推移，就导致医院的档案文件越积越多。这样不仅给查找工作带来一定的难度，同时因为各种因素导致出现文件档案遗失的现象。而在医院档案文件管理信息化建设中，可以将纸质档案文件转变为电子档案文件。档案管理人员通过信息技术将为电子档案文件编辑录入到电脑中，并定期将整理好的电子档案文件，发送至医院档案文件管理专用计算机和硬盘中储存。这样即保证了档案的安全性、完整性，同时又提高了医院档案文件的利用率。而对于一些较为重要的文件可以进行“双套制”的档案管理方法，将同一档案以电子和纸质档案共存。涉密电子档案文件严禁通过开放网络传输，以增加医院档案文件的安全性，防止医院重要信息外泄或被盗取[3]。同时还可以在医院档案文件管理工作中，通过档案管理信息管理系统的安全设置，设立防火墙，以保证医院档案文件信息的安全性。并且在进行医院档案管理的过程中，至少要有两名工作人员共同进行工作，使其在工作中互相监督与约束。对重要档案进行加密处理，一旦发生档案泄露要将责任落实到相关的管理人员，促进医院档案文件管理工作的有序进行。

4 充分发挥医院档案文件价值

医院档案具有较高的价值，它可以为了医疗行业保存经验、智慧和成就，可以让后人参考、欣赏、借鉴。因此，在医院档案信息化建设的过程中，档案管理工作人员要以相关规章制度为基础依据，并结合医院的发展实情，充分的建立起完善的档案文件管理信息系统。使医院档案文件管理工作更具规范性、有序性、完整性、安全性。在档案文件管理信息化建设的过程中构建更具规范化、科学化、简便化、安全化的医院档案文件管理系统，使医院的各项文件资料得到完整地保留，使档案文件分类更明确，大地降低档案文件管理的错误率，增加医院档案文件的利用率，充分地发挥出医院档案文件的利用价值，使医院档案文件管理工作更加高效化。为医院内部医护人员以及管理人员的使用带来方便。

5 提升了档案查询的便捷性

医院档案文件管理信息化建设中，档案管理人员要不断地完善数据库，并根据医院的发展对电子档案管理工作进行适当的调整，使档案管理工作能得到正确的数据支持，保证档案信息的正确性与合理性，并通过新技术制定档案管理文件电子模板。将档案管理的信息检索工作进行优化，减少传统模式中档案信息的查找难度，从而提升档案信息查找的工作效率，发挥出新时期背景下档案管理的优势，并提高档案管理员的专业素质。同时在医院档案电子档案材料整理过程中，也要将其按照层次进行分类排序，方便日后的查阅，并且要定期升级与档案信息管理系统。在先进的信息技术支持下，使医院档案分类更明确、查询工作更便捷，同时也能达到医院内的档案信息共享，为医院各科室医护人员应用档案时带来便捷。

6 提升管理人员的综合素质

随着信息化时代的带来，各种先进的信息技术在档案管理工作中也得到了广泛地应用。所以新时期的医院档案管理工作，医院档案管理人员除了要熟练地掌握档案整理、归档技能外，还要掌握一定的社会科学与自然科学知识、目录学知识、社会情报、文秘等与档案管理相关的知识与技能。同时随着信息技术的广泛应用，档案管理工作的科技性也逐渐增强，所以医院档案管理人员必须创建终生学习观念，提升符合新时期发展的自身专业知识技能，拓宽自身的视野，构建完整的知识体系，近而创建科学的、合理的、便捷的医院档案管理系统，进而有效的促进了档案管理人员的综合素质发展与提升。

7 结束语

综上所述，在档案信息化建设的过程中，可以促进医院的持续稳定发展、提升医院的整体管理水平、增加医院档案文件的安全性、充分发挥医院档案文件的价值，使医院的管理水平与发展得到质的飞跃。使医护人员能更好地服务于广大人民群众。所以，医院档案文件管理信息化建设，不仅对医院得发展有着积极推动作用，同时还对广大人民群众更好的接受医疗服务有着积极影响。