物业交接时原物业公司应移交哪些材料？

文/宋安成



物业交接时原物业公司应移交哪些材料？

文/宋安成

峰江物业公司从1997年11月至2012年6月30日为峰江小区提供物业服务，峰江房产公司为峰江小区的开发商。峰江物业公司撤离时，峰江小区业委会要求其移交小区相关资料，双方发生争议。后峰江小区业委会将峰江物业公司诉至法院，并列峰江房产公司为第三人，要求峰江物业公司提供以下文件资料：一是1997 年11月至2006年12月涉讼小区维修资金收支清册；二是1997年11月至2012年6月涉讼小区的财务账册原件（包括维修资金、公益性收入、物业服务费用收支的财务凭证、转账单、发票）；三是建筑单体竣工图、工程质量证明书、给排水系统验收资料；四是开发商或物业公司与公共事业单位签订的供水、供电及电信合同。诉讼过程中，被告提供了上述资料中的大部分，但物业管理费收取资料及维修资金使用情况资料则不予提供。

法院观点：涉讼小区于1998年左右竣工验收，被告虽于1997年11月起为涉讼小区提供管理服务，但物业服务合同的权利义务终止后物业公司移交必需的资料和由其代管的专项维修资金，是被告提供物业服务多年之后才由相关法律、法规作出规定的，被告提出不能提供完整资料并无不当，但被告以收取物业服务费采取包干制来抗辩原告要求其提供2002年至2012年物业费收取情况资料，无法律依据。

律师分析：《物业管理条例》第二十九条规定：“在办理物业承接验收手续时，建设单位应当向物业服务企业移交下列资料：（一）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；（二）设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料；（三）物业质量保修文件和物业使用说明文件；（四）物业管理所需的其他资料。物业服务企业应当在前期物业服务合同终止时将上述资料移交业委会。”由此可见物业服务企业向业委会移交材料的大体范围。但对于第四点中的“其他资料”，规定还不十分明确。那么小区物业交替时应当具体移交哪些资料呢？笔者结合本案的争议焦点作分析。

一、 1997年至2002年期间小区的维修资金资料应该提供吗？

1997年实施的《上海市居住物业管理条例》（2004年失效）第二十六条规定：“物业管理企业应当在物业管理服务合同终止或者解除后的十日内，向业主委员会办理下列事项，并报区、县房地产管理部门备案：（一）对预收的物业管理服务费用按实结算，多收的部分予以退还；（二）移交全部物业档案资料和有关的账务账册……”可见，在1997年至2002年期间移交材料是有法律依据的，法院认为，1997年至2002年期间没有相关法律规定物业公司必须移交相关资料及专项维修资金，因此被告物业公司无法提供完整服务期的相关资料及维修资金的理由并无不当。笔者认为，法院的认定存在一定的问题：首先上述法条明确了物业公司是需要移交全部物业档案资料和有关账务账册的；其次，上述条例第十九条也明确，物业管理服务合同中当事人应当约定下列物业管理服务事项——“……（六）物业维修、更新费用的帐务管理；（七）物业档案资料的保管”，可见当时签订物业服务合同必须包括维修费用账目等条款，换言之，物业公司在签订合同后应当保存维修费用账目等资料，因为这是物业服务合同中的必备条款，也是物业公司需要履行的自身义务。故上述案例中，物业公司如果切实履行合同义务，是可以提供1997—2002年的相关资料及维修资金资料的，法院对提供该时间段资料的诉请应当予以支持。

对于小区的建设工程相关资料，由于峰江小区于1998年左右竣工，上述条例第二十六条并未明确物业公司需要移交诉请第3、4项的要求，即在1997年至2002年期间是没有法律明确要求物业公司保管上述资料并移交的，那么原告峰江业委会要求峰江物业公司移交上述资料无法律依据。至于该资料应当由谁保管移交，笔者将在后文中详细叙述。

二、物业公司以实行“包干制”为由，拒绝提供物业服务费收支凭证理由成立吗？

《上海市住宅物业管理条例》第四十三条规定，物业服务企业应当建立和保存下列档案和资料：“……（七）物业服务活动中形成的与业主利益相关的其他重要资料。物业服务合同终止时，物业服务企业应当向业主委员会移交本规定第十条第一款和前款规定的档案和资料，以及物业管理用房。”笔者认为，依据该条款，物业公司需要提供的重要资料是与业主利益相关的，比如公共收益部分的收支或公共部分的维护，而对于物业公司的收支凭证，笔者认为并不应当提供，原因有三：一是小区是实行“包干制”而非“酬金制”，“包干制”小区对服务质量负责，自负盈亏，业委会没有必要过问财务情况，也不能提出交付账目凭证的要求（公共部分经营所有除外），而“酬金制”小区是按照合同约定的数额或约定的比例提取酬金的，盈亏是由小区全体业主承担的，因此其必须清楚物业公司的收支情况。二是“包干制”小区既然是自负盈亏，那其收支账目凭证属于企业的商业秘密，属于我国法律保护范畴。如果一个企业的收支状况及凭证都需要提交，那么物业企业将没有秘密可言，这显然不利于物业公司的良性竞争。三是业委会要求移交物业公司的账目无非是认为对物业公司缺乏一定的监督，其实物业公司不移交收支具体账目及凭证并不代表物业公司不受业委会的监督，业委会可以通过物业服务的结果来评估其服务质量，至于物业公司收入支出的具体明细凭证，是公司内部的运营管理资料，业委会要求物业公司移交收支财务凭证没有法律依据。所以，物业公司应当依据《物业管理条例》、《上海市住宅物业管理条例》的规定，向业委会提交相关资料，对于实行“包干制”小区的物业公司，笔者认为，物业公司应当移交物业费收费台账，即小区的物业费的收缴情况明细，而其具体的收支明细凭证是无需移交的，这样才能在保障业委会、业主权利的同时平等地保障物业公司的合法权益。

三、关于物业公司无资料可以移交如何处理的问题

上述案例中，峰江业委会要求峰江物业公司移交第3、4项资料，峰江物业公司辩称峰江房产公司未向自己提供过上述资料。对于物业公司无资料可移交的情形，笔者认为需要增加第三人，由第三人履行应尽义务，本案中，法院也依法追加了第三人开发商。

《物业管理条例》第二十九条规定，在办理物业承接验收手续时，建设单位应当向物业服务企业移交下列资料：“（一）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；（二）设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料；（三）物业质量保修文件和物业使用说明文件；……”可见房产公司是需要在物业公司承接验收时递交上述资料的，而一旦房产公司在承接时未向物业公司提供这些资料，那么在物业交替时，业委会有权要求房产公司提供以上资料，以确保可以移交给新物业公司，使其能够正常运转。

综上所述，依据《物业管理条例》、《上海市住宅物业管理规定》等相关法规规定，笔者认为物业公司在交替时应当向业委会提交的材料大体可分为三类：一是工程类资料，主要包括建筑工程、设施设备的相关证明文件及安装使用保养的技术性资料；二是物业管理类资料，包括小区供水和供电等合同、小区业主的清单、设施维修保养记录，以及小区维修资金账目和物业公司收支账目（“包干制”小区只需提供台帐）；三是不动产类资料，主要包括产权为全体业主共有的物业用房资料。

作者单位：（北京盈科（上海）律师事务所）