试论档案工作中的人性化管理途径

徐利军

【摘要】人性化档案管理是档案工作中创新的管理形式，也是适应当前社会发展的必要，对于实现现代化档案管理有着重要的意义。在人性化档案管理中要重视人的价值，培养人员的职业素养，以人为本，重视感情的培养。在对外的服务工作中，还要注重使用者的需求，预见未来的管理方向，以便更好的适应经济的快速发展。文章通过对档案管理的方式、制度、人员和工作环境等进行细致的分析，总结了具体的管理途径。

【关键词】档案工作；人性化管理；以人为本

在传统的档案管理中，管理的中心主要就是资料管理，主要工作内容就是对档案资料进行整理和保管。而在当今的社会发展中，传统额管理形式已经不能够适应当前经济的需求，在资料的调用过程中要求更多的就是人性化的需求，将人作为工作的重点，根据使用者的真正需要进行管理服务。在档案的内部工作中，更要实行人性化的管理模式，以人为本，提高个人的素质，促进各部门之间的紧密联系，实现人性化管理给档案工作带来的科学性价值。

一、档案工作中的人性化管理

人本管理作为正确认识和处理人与其他生产要素的辩证关系，重视人的智慧、创造力及其主导、能动和决定性作用，将人作为“活力源”而形成的关于人的科学理念。人性化的管理则是将组织中的每一个个体作为关注中心，把调节、控制和管理人的行为看作是管理好整个组织系统的关键，把调动人的积极性和创造性看作是搞好整个管理工作的根本。

1、管理方式的变更

在以往的工作中，人只被视作为劳动力，较多的企业单位认为，只要劳动力增多就能够实现经济和管理的快速发展，在这种传统的工作中，虽然重视人的存在，但是却忽视了人自身的潜在价值，没有充分利用个人的力量，造成了人力资源的浪费。在现代化管理中，人的主观能动性逐渐的被重视，以人文本的管理办法，不仅能够激发人们的工作热情，还能发掘出人们的潜在价值。在档案管理中，人性观管理注重员工之间的感情培养，重视个人价值和组织和谐共存的关系，在日常的工作中要对工作人员的专业技能和职业素养进行定期的培训，提高人员的管理水平，在档案管理的各部门中，注重工作气氛的营造，重视情感的呵护与培养，激发出员工们的工作热情，在轻松的工作环境中不断的创新，不断的奉献。

2、管理制度的柔化

柔性管理的最大特点，在于它主要不是依靠权利影响力，而是依赖于员工的心理过程，依赖于从每个员工内心深处激发的主动性、内在潜力和创造精神，因此具有明显的内在驱动性。档案管理层级在人员、组织方面存在着有利条件，比如服务的专业性、针对性强，应用上更显直接；工作开展灵活性高，往往一人身兼多职，责任划分清晰，不易相互扯皮推诿；人员结构层次少，便于提高管理的科学性、准确性和系统性；传递信息及时有效。结合这些特点，更应该发挥灵活高效的优势，引入柔性管理手段，为各项业务的开展创造有利条件。

3、管理人员素养提升

档案管理建立在一系列的制度、流程和信息技术上，但最终還需要既有良好职业道德，又拥有专业档案管理及其他相关学科的知识，并掌握计算机技能的工作人员来实现。档案员的素质应当不断地通过岗前培训、日常业务培训、双向交流、派出学习等方式提高。档案员所具有的服务意识、服务能力、服务礼仪等对使用者的心理有很大的影响。如果在服务过程中不仅有“百问不厌”的服务精神，而且具备“百问不倒”的服务素质，态度和蔼、诚恳，服务积极、认真，说话和气、礼貌，这种和谐的人际氛围很自然地会被对方所接受、所感染，服务的价值也将得到提升。另外，身体动作，面部表情，穿着打扮，空间利用等在内的非语言因素也将在很大程度上反映职员的职业素养。在建立培训交流机制的同时，完善监督、考核机制也是各级档案员素质提升的有力保障，通过对工作的完成情况、绩效结果、群众评议的考核考查，可以查缺补漏，发现问题，及时改进，同时也是增强档案员的责任意识，激发其内在动力，主动地提升自身素养、提高工作效率的有效途径。

二、档案工作中的人性化服务

1、服务理念变革

档案管理工作的人性化不仅仅体现在内部的管理工作中，对外的服务也应进行人性化的建设。改变传统的管理理念，将使用者的地位不断的提高，重视使用者的使用需求，并按照需求的不断变化，改善内部的管理机制，从而使档案管理工作适应现代化的经济建设。以服务为重点的档案管理，不仅要关注当前的需求，还要预见未来的工作方向与工作重点，这就要提高工作人员的专业性，根据目前的工作内容和工作形式总结档案管理工作要点，通过细节推断出档案管理的日后发展动态，及时的整改管理机制，以便能够适应当前的社会经济形式。

2、归档方法改进

人事档案是个人基本信息、学习及工作经历、德、能、勤、绩、奖惩状况的综合记录，是历史、全面地记载个人综合信息的载体，是各级组织考察、了解和正确选拔、使用人才的重要信息和依据，它在人才的选拔、培养、使用和考核等工作中发挥着巨大的作用。归档材料一直以来是由组织人事部门收集和管理的。这种“背靠背”方式形成的个人档案，难免发生错误。因此，归档内容的透明化也成为档案人性化服务的一个改进方面。收集个人信息要公开，收集的方式方法程度要让当事人知道，人事档案的建立者和管理者应以适当的方式告知当事人其人事档案的建档的程序和内容，当事人知悉有关个人档案的建立、处理、保存和利用的情况，当事人如有需求，可以查询本人档案目录。这样做利于消除个人对人事档案的神秘感，更好地发挥人事档案的作用。

3、工作环境优化

人性化的环境，能超越其物化外表，而成为精神的、人为的审美世界，成为一种可以对使用者施以教化的富有审美意义的文化环境。物理环境方面，布局合理、环境优美、标识醒目、具有个性的阅档室服务环境，足以使使用者感受尊重知识、尊重人才的人文关怀，营造人性化服务环境，必须从观念和设计入手，将情感化、以人为本的理念贯穿其中。阅档室墙壁上应标明归档制度、借阅制度、保密制度等事项，室内温度、湿度、光线、色彩力求令人舒适愉悦，除库房外，可有盆景、花草的点缀，高雅字画装饰，人文关怀的功能布局，会使利用者减轻工作的紧张感。人文环境方面，工作人员应该提高服务意识、端正服务态度、提升服务质量，通过文明用语和恰到好处的体态语言使读者产生宾至如归的感觉，努力营造一个和谐的环境，使使用者能够全方位地感受到环境与人的亲和力，真正为其营造一种无微不至的人文关怀环境。

三、结语

人性化管理是以人为本的科学管理，是科学发展观的核心，是经济和社会管理的普遍原则，是新时期一切工作必须遵循的根本理念。作为历史记录的档案工作，对历史的承接与文化的连续起着至关重要的作用。档案不仅是信息资源、还是知识宝库和文化财富，在档案工作中实施人性化管理，既是档案工作本身的需要，更是社会延续和发展的需要。

【参考文献】

[1] 严淑华， 杨 华， 杨岳雪. 档案工作的人性化管理[J]. 河北工程大学学报， 2013（03）.

[2] 高鹏程. 高校档案管理规范化管理途径探讨[J]. 才智， 2013（12）.