高校专职档案员职业发展困境探讨<br/>——以重庆科技学院为例

高校专职档案员职业发展困境探讨
——以重庆科技学院为例

2016-03-25张玲

重庆科技学院学报（社会科学版） 2016年4期

张玲

高校专职档案员职业发展困境探讨
——以重庆科技学院为例

张玲

摘要：“互联网+”时代的到来，为处于“夹缝”中的高校专职档案员克服危机，促进职业生涯发展带来了机遇。描述了高校专职档案员职业发展的现状，分析了职业发展中面临的障碍。结合重庆科技学院专职档案员的职业发展实际，分别从提高档案职业认可度、优化档案管理体制机制、打造高素质档案员队伍等方面，提出了突破高校专职档案员职业发展困境的对策。

关键词：高校档案；专职档案员；职业发展

“互联网+”时代的到来，大数据、物联网、云计算等信息技术的飞速发展与广泛应用，深刻影响着高校的档案工作。高校档案事业发展正处于难得的机遇和巨大的挑战中，作为档案事业主体的档案管理人员也面临着观念转变、技术转型、管理变革、服务创新的时代新要求［1］。在这种背景下，探讨高校专职档案员如何克服危机、赢得先机、展现职业发展的勃勃生机，探索信息化背景下高校档案管理新策略，提升高校专职档案员的职业发展质量，促进数字化校园、和谐校园建设，显得尤为重要。

一、高校专职档案员职业发展现状

（一）相关概念界定

2008年8月20日，教育部和国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》指出，高校专职档案员是指高校档案馆（室）中从事专职档案工作，实行专业技术职务聘任制的档案工作人员。

20世纪60年代，美国的施恩依据职业状态、职业行为和发展过程的重要性，以年龄作为研究维度，提出了职业生涯发展阶段理论。本文的职业发展主要指职业生涯发展，旨在研究高校专职档案员从事档案工作的经历与过程（包括职业发展不同阶段对高校档案工作的需求和期望、工作态度、专业发展、职业成长的路径等等）［2］中所遇到的职业发展困境，探讨高校专职档案员突破职业生涯发展困境的对策。

（二）高校专职档案员职业发展现状

档案工作是服务高校治学、办校、培养人才的重要基础性工作。专职档案员作为档案工作的主体，是制约高校档案事业发展的关键因素。国家档案局局长李明华在2015年12月28日全国档案工作暨表彰先进会议上的讲话中指出，总体而言，档案系统专业人才总量不足、结构问题突出、断档问题严重，档案干部队伍的素质能力已成为制约档案事业发展的突出短板［3］。这一问题在高校档案工作中同样存在。就重庆科技学院档案工作来说，主要存在以下问题：一是专职档案员全为女性，无一人具有档案专业学历，严重缺乏具有档案专业知识、懂信息化和网络技术、综合能力强的专业人才，必然会制约专职档案员职业生涯的后续发展；二是现任专职档案员均是从校内其他岗位调来的，档案职业成长途径主要来源于前辈带教、自我积累、向其他高校同行学习，专业学习、上岗培训、继续教育严重缺乏，目前岗位人员缺一进一，工作任务繁重，还经常为学校党政办工作“补台”，充当学校党政工作的“救火队员”，致使个人没有时间和精力顾及自身职业的进一步发展；三是目前学校档案室专职工作人员年龄结构不合理，年龄问题导致工作人员创新性欠佳，档案职业发展意识淡薄，对信息技术、数字化档案建设等热情不高，只求“抱案到老”，安然退休；四是学校档案室作为基础性服务部门，专职档案员在职务晋升上发展空间狭窄，在职称评聘上处于弱势地位，校内职称评聘指标分配欠合理，这就直接导致了专职档案员求升的热情降低，求进的信心遭挫。“档案职业高原”现象提前到来：临近退休的专职档案员进入了职业停滞阶段；年龄较轻的专职档案员因工作挑战性不大、晋升机会较少而进入了职业倦怠期。这些问题导致当前高校专职档案员在职业发展道路上面临困难重重。

二、高校专职档案员职业发展的困境分析

高校档案工作要充分发挥“对历史负责、为现在服务、替未来着想”的功能，档案工作主体即专职档案员的作用至关重要。目前，面对新形势、新任务和新要求，高校档案工作还存在一些尚不适应的地方，专职档案员的职业发展道路还不是很顺畅，还存在一些障碍。

（一）社会环境层面

1.国家层面

职业是社会分工发展到一定阶段的产物。1999 年5月，国家颁布了第一部《中华人民共和国职业分类大典》，档案工作作为一种职业其地位正式确立。长期以来，受传统社会运行机制的影响，档案部门特别是高校的档案机构一直处于与世隔绝、独立运作状态，社会公众的档案意识大多薄弱，档案工作服务社会的责任履行不够充分、档案工作的改革与创新力度不够强的状况持续已久［4］，导致档案工作一直游离于国家核心工作的边缘。虽然教育部与国家档案局联合颁布了“27号令”，为新时期高校档案机构的设置、人员的配备、职能的拓展、专职档案员待遇的确定等等提供了一定的法律依据和条件保障［5］，但是高等教育事业的迅猛发展，使得高校档案管理规模化、综合化、信息化程度越来越高，对高校专职档案员职业发展的条件保障、专业教育培训及科学化、人性化管理却明显滞后，这些在很大程度上阻碍了高校专职档案员职业生涯的持续性与专业发展的连续性。

2.高校层面

一是在思想认识上，高校在制定学校发展规划，实施“人才强校、文化兴校、特色立校”战略时，在经费分配、人员配置上都会自觉不自觉地向教学、科研工作倾斜。很多高校领导认为档案工作只要做好存储、保管、安全等即可，普遍存在“重管轻用”、“重物轻人”的思想观念。负责档案工作的领导，一般被置于学校核心领导层之外，大多对档案工作抱有不求有功但求无过，得过且过的心态。

二是在管理体制上，全国大多数重点院校的档案馆（室）已经从附属机构中独立出来，但还有很多院校的档案机构附属于学校的党办或校办。就我校来说，按照教育部第27号令的要求，学校档案室已完全具备了设立档案馆的条件（建校历史在50年以上；全日制在校生规模在1万人以上），但是至今仍挂靠在学校党政办公室。档案机构的非独立性，导致了档案机构行政职能不能充分发挥，权责不对等，专职档案员的地位和发展空间势必受限。

三是在管理方式上，档案工作作为管理学的一个发展分支，人本管理理论早已应用于组织机构管理的方方面面。目前，我校档案室的基础设施、库房设备、办公条件较之以前有了很大改善，但专职档案员的职称晋升之路仍很艰难、职业发展空间狭窄，这些仍需要学校以人为本，科学管理档案工作，尽可能为专职档案员的职业发展创造一定的条件。

（二）档案客体层面

高校档案作为档案工作的客体，是高校教学、管理、科研、培养人才等工作的历史记录。随着高等教育由精英化向大众化的转型，高校的办学规模越来越大，在教学、管理、科研、人才培养等方面积累的档案材料越来越多，档案工作的任务越来越繁重，学校、学生、社会对高校档案工作的服务和利用要求越来越高，而高校档案员的编制尚未大幅增加，导致专职档案员工作负担越来越重，精神压力越来越大，很大程度上忙于档案事务性管理工作，很难抽出时间来学习档案专业知识、提高档案业务水平，难以顺利进入档案职业发展的扩充期，制约了职业发展。就我校来说，全日制在校学生已近两万人，档案室长期只有3名老师从事档案专业技术工作，任务繁重，难以顾及自身的职业发展。

（三）档案主体层面

专职档案员是高校档案工作的主体。其中：非档案专业毕业的人员，知识结构不平衡，导致对档案职业的认知存在局限；年龄偏大的人员，由校内其他工作岗位调来，缺乏上岗培训、专业教育、专业技能学习，只靠“传、帮、带”就匆匆上岗，在工作方式上难免因循守旧，其职业发展的内动力不足，是影响其职业生涯发展的关键因素。同时，高校专职档案员普遍学历偏低、职称不高、地位不高，工作枯燥繁重，职业成就感的缺失、工作满意度的降低、职业稳定性的威胁，都成为高校专职档案员职业发展的桎梏。

三、高校专职档案员职业发展的对策

（一）加强宣传，提高档案职业的认可度

对档案职业的社会认可是档案工作人员职业可持续发展的前提和基础。然而，当前无论是社会公众还是档案职业主体其档案意识都比较薄弱，主要表现在：社会上很多人认为档案职业就是对已完成工作进行收集、整理、保管的工作，除了人事档案与自身关系较大外，其他的都是政府单位的事情，这种低社会认可度直接削弱了档案的社会利用价值［6］；作为档案职业主体的专职档案员在谈起自己的工作时明显存在底气不足、热情不高、动力不强的问题，这直接影响到档案工作的发展。要充分利用各种渠道，通过各种途径，大力宣传档案部门贯彻党和国家方针的新举措、档案工作服务社会取得的新成绩［7］，提高社会公众对档案重要性的认识；要充分挖掘档案资源的历史和现实价值，利用“国际档案日”等开展丰富多彩、主题鲜明、具有档案特色的宣传活动，扩大档案的社会影响，提高社会公众的档案意识［8］。

就高校来说，要充分利用校园网、学校信息公告栏、广播、学校网络信息发布平台、主题宣传活动、展览、选修课程、专题讲座等渠道，让全校师生员工知晓国家的档案法律、行政法规、学校档案管理办法；了解档案工作的重要性，强化档案工作的服务性，明白自身对档案的利用性，提高学校师生员工对档案工作的认可度［2］。

（二）加快改革，优化档案工作的管理体制机制

档案工作是高校可持续发展的基础，是服务学校师生的重要支撑，是促进专职档案员职业发展的根本依托。对档案工作来说，管理体制改革是发展的现实需要，运行机制创新是管理体制改革的必然要求。高校领导应高度重视档案工作，把档案工作列入学校的整体规划和议事日程，充分认识到档案工作对学校教学、科研、管理的基础性作用和对学校可持续发展的资政作用［9］，加快改革，优化管理体制和运行机制，使档案馆（室）从学校党办或校办的附属地位中独立出来，设置独立行使档案管理职能的部门，真正实现职、责、权、利的统一，加强制度建设，为专职档案员的职业发展创造内生动力，提供发展机会。

档案工作的中层领导，要努力增强做好档案工作的使命感与责任感，切实贯彻落实党和国家对加强高校档案工作的文件精神，努力成为学校档案工作的专家，创新档案管理工作的运行机制，以制度化、规范化、科学化管理为目标，以服务高校中心工作为宗旨，有计划、分阶段、渐进式地推进档案工作再上新台阶。就我校档案室来说，没有行政管理职能已影响到档案工作的后续发展，也成为了专职档案员职业生涯发展的阻碍。改革管理体制势在必行，将档案室脱离学校党政办，升格为档案馆，形成全校档案工作一盘棋，构建学生档案、人事档案、财务档案、基建档案、文书档案统一的“大档案”管理模式，这是今后较长一段时间需要研究的重大课题。

（三）加大力度，建设高素质的档案员队伍

建设高素质的档案员队伍是提升档案管理工作水平的关键。从高校层面来看，学校应重视档案工作，努力在人力、物力、财力等方面支持档案工作。在职务晋升、职称评定、科研项目申报、工资待遇方面适当向专职档案员倾斜，让档案工作人员在高校中不再觉得“低人一等”、“被边缘化”，激发他们做好本职工作的使命感和责任感，疏通其职业生涯的发展通道；应进一步完善高校档案工作管理办法，切实执行国家档案工作的相关法律法规，建章立制，把好档案工作人员“入口关”，做好专职档案员的业务培训、专业技能提高、学历层次提升等工作，开创一条专职档案员在职务晋升、职称评定、职业发展方面的畅通渠道。从专职档案员来讲，一方面要充分利用国家、高校为档案工作创造的有利条件，顺应国家档案事业发展的趋势，适应高校对档案工作提出的要求，保持不苛求、不为难、不放纵自己的心态，扎实做好本职工作；另一方面，要明晰自我对档案职业的追求，规划好自己的职业发展生涯，挖掘自己从事档案工作的潜能和研究的兴奋点，努力把自己培养成为高校档案工作的行家里手。这就需要做到以下几点：一是增强档案意识，提高做好档案工作的积极性与主动性，在职业生涯早期合理制定发展目标，在职业发展扩充期力争专业水平与岗位匹配，在职业发展稳定期突破瓶颈谋求跨越，在职业发展阶段规划好自己的职业发展生涯；二是夯实基础，通过学历教育、业务技能培训、档案信息技术学习等方式，全面提高综合素质，提升档案业务素养，为档案事业可持续发展做出应有的贡献。

总之，职业发展是高校专职档案员的终极追求，要始终对自己的职业充满激情、满怀豪情，真抓实干，认真做好本职工作。

参考文献：

[1]冯惠玲.拓展职能：“夹缝时代”档案职业的生存之策[G]//21世纪的社会记忆：中国首届档案学博士论坛论文集.北京：中国人民大学出版社，2001.

[2]沈维诗.高校综合档案室专职人员工作状态与职业发展研究：基于对上海23所高校的调查[D].上海：华东师范大学，2012.

[3]李明华.在全国档案工作暨表彰先进会议上的讲话[N].中国档案报，2016-01-12.

[4]倪丽娟.基于职业认知的档案职业发展审视[J].档案学研究，2015（1）.

[5]汪小琴.高校档案工作的风向标和催化剂：对教育部、国家档案局第27号令的解读[J].安徽农业大学学报（社会科学版），2010（4）.

[6]王根健，姚冬香.论社会档案意识与档案工作社会地位的关系[J].兰台世界，2015（20）.

[7]中共中央办公厅，国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的意见[EB/OL].新华网（2014-05-05）.http：//news. xinhuanet.com/politics/2014-05/05/c_126464500.htm.

[8]王素花.提高档案意识，助力新时期档案工作[J].科技风，2014（8）.

[9]陈建华.试论高校基层档案意识与档案工作关系[J].兰台世界，2011（1）.

（编辑：文汝）