以用户需求为导向的高校档案利用研究

席杰

摘 要：通过对普通高校档案当前用户和潜在用户的构成分类及其需求进行分析，进而提高高校档案的利用率，以便更好地服务于高校工作。

关键词：高校档案;用户需求;利用工作

一、以用户需求为导向开展档案工作的意义何在？

档案用户是档案信息及其服务的使用者，也是作为档案信息管理利用服务的对象，其对个人档案的不同需求构成了整个档案管理工作的现实基础。不难想象，假如社会中的个人对于档案没有需求，档案本身也就失去了其存在的价值，档案管理工作也就失去了意义，那么作为替他人管理档案的档案管理者，也就随之失去了工作。正因如此，档案用户的需求是档案管理工作的基础。这是第一层意义。

那么，第二层意义在于：档案用户的基本状况及其需求不仅决定了档案信息资源开发的方式和信息服务的内容，而且决定了档案信息开发服务工作的机制和模式。前段文章已经论述了用户需求对档案工作的基础意义，它决定了档案管理工作者存在的价值;不仅如此，在档案管理工作存在的基础上，用户需求还决定了如何更好开展档案管理工作的方式内容，同时决定着档案信息作用发挥与价值的实现程度。“信息需求是社会信息服务发展的原动力”、“信息用户的基本状况和信息需求决定了信息服务的内容和方式”。[①]作为社会信息服务的组成部分，档

案信息服务也必须研究用户对档案的利用需求。

特别是在高校，对于用户需求的研究，不仅仅具有提高档案利用率的意义，更有着档案管理类的科研价值。高校档案管理科研项目的重要目标就是寻找一系列合理的、具有普遍适用性的管理方式，推广到社会各个档案管理单位。从这个层面来讲，对于档案用户需求的研究就具有更为广泛的社会意义。

二、高校档案用户需求类型及其特点

高校档案用户，也称高校档案信息用户，指的是有利用档案信息需求并且实际通过一定途径和方式利用了档案信息的高校各方面人员。这些高校档案信息用户是高校档案信息的利用主体，也就是档案管理工作者具体服务的对象。要研究其需求，先要给其本身进行分类以便于研究。

1.高校档案用户构成及分类

高校档案工作的用户群体较社会性档案馆来讲较为稳定，主要包括以下几个方面。一是高校内部各单位的派遣人员。一般意义上来说，凡是在校工作或上学的所有人员都包含在内;二是高校内部的科研工作者，包括各个二级单位的教授、副教授、研究员、副研究员等;三是解决个人问题的高校教职员工;四是高校的学生;最后就是其他社会人员。

2.高校档案用户的需求特点

高校内部各单位的派遣人员。这类群体虽然是以每个自然人的身份来进行档案的查阅或者借阅，但他们查阅和借阅档案的目的却是各个校内行政单位的公事处理。换句话说，这类利用档案的真正群体是高校内的管理人员。他们是学校教学、管理工作的决策者和执行者。如人事、财务、教务、后勤等处室需要查阅与他们的业务、职能相关的档案信息。因此，此类高校档案用户的需求呈现出对于档案信息要有全局性、综合性、浓缩性和业务指导性等特点。

科研工作者。科研人员主要进行教学研究和科研课题研究，他们需要的主要是理论性、专业性比较强的档案信息材料。例如，高校的党史研究者，为完成建国后的高校党组织活动情况的课题研究，需要查阅与党组织会议、宣传活动、发展情况等相关资料。因此，这类高校档案用户的主要需求呈现出专业性、理论性较强同时要求全面、系统的档案信息特点。

解决个人问题的教职员工。教职员工是每个高校的主要工作人员，他们的衣食住行都与学校有着千丝万缕的联系，其个人的各种关系都以档案的形式存于档案工作单位。例如离退休职工要查阅退休金发放、住房公积金问题等，他们就需要借阅学校的相关档案材料。不难看出，高校教职员工对于档案的利用需求主要涉及与日常生活相关的方面。

高校学生。高校学生群体包括各年级、各专业以及各种类型成人培训班的学生。该群体对于档案的利用主要集中在每年的毕业季或者开学时期。从利用内容上看，在五六月的毕业季份，学生主要查阅自己在校期间的成绩、获奖情况证明等内容来制作个人简历;而在九月份的开学季中，档案管理工作的重点又会放在为新生建档归档工作中。因此，高校在校学生对于档案的利用呈现出了时间的周期性和档案内容上的可测性。

关于社会人员对于高校档案的利用情况。一方面他们前来查阅的次数较少;另一方面，他们对于档案的利用范围涉及极为广泛。因此，此类人群对于档案的利用需求可以忽略不计，故不予详细分析，只在后续的文章中提出些许针对性意见。

三、以用户需求为导向，提高档案利用效率的实现途径

随着国家经济和高等教育事业迅速发展，高校档案工作的内涵和外延都发生了深刻变化，高校档案工作面临着新的机遇，同时，也迎来了新的挑战和要求。如何满足日益增长的档案信息利用需求，如何依据档案用户的利用需求制定对策提高档案利用效率，成为高校档案工作的当务之急。

1.收集用户信息，加强用户需求分析

分析高校档案用户的需求，首要条件就是做好借阅记录。档案借阅记录的内容不应只局限于只记录时间、姓名及借阅内容，应将用户个人包括年龄、职务、职称、知识水平和档案意识等内容以及档案用户所需求档案信息的种类、数量、用户对档案信息的常用方法等都纳入登记记录中。这些，都是作为档案管理工作者分析用户需求特点的基础，将科学有效地指导档案工作者的实践活动。

通过对上述登记资料的有效预测和分析，提炼出档案用户需求的内容、原因及其规律，如此，高校档案工作单位只有立足于本校实际，发挥出高校科研资源丰富的优势，才能有效指导档案管理和利用工作，为档案工作提供参考性信息。

2.优化馆藏结构，提高档案利用效率

针对档案用户的需求，可以将馆藏档案结构由原来的文书档案和少量的照片档案，调整增加专业档案、科技档案的内容，同时也增加二、三级机构的档案，使馆藏档案结构有了较大的改观。

增加专业档案分类，将具有专业科研价值的档案统一归档，按时间或者系统类别进行区分标注。例如，建立中国共产党历史档案。依据时间的发展顺序，将馆内拥有的中共党史档案统一规整，并向下细分为国内革命时期、抗日战争时期、解放战争时期以及建国后的历史时期等。

细化档案分类。在文书档案的基础上适当增加声像档案、专门档案以及实物档案，根据用户需求制作专题编研、开发专题档案数据库等，进而优化馆藏结构，提高档案利用效率。

3.提前预测重点，周期档案从容应对

档案馆的资源建设、服务利用要紧紧围绕学校的中心工作开展，可参照学校年初的工作计划和要点，提前预测学校重点的档案需求，做好前期准备工作。例如，针对学生群体对于个人档案利用呈现的周期性特点，可于每年5月份将馆藏的学生档案中关于课程成绩、学籍信息等部分内容提前调出待用。

在提前预测重点基础上，还应当考虑到：档案需求常常是因时、因事而不断发生变化的，而档案内容不可能频繁地变化。一方面要保证档案的原始性、真实性的特点，另一方面还要注意档案保密性、可控制性。

4.科学规划，积极推进数字化建设进程

开展高校档案的数字化工作，并不是一蹴而就的，在以用户需求为导向的前提下高校档案馆要把档案数字化和数字化档案的利用紧密联系在一起，即“边扫边用”，这就要求高校档案馆要对档案的数字化进程进行科学规划和管理。

科学规划包括档案数字化管理的标准以及数字化建设过程中的具体步骤的规划。档案管理的标准化是实现档案数字化的前提与基础，落实、加强各项标准的制定工作，在遵循国家以及行业专业标准的前提下，根据自身实际与特点，制定更为具体和切实可行的部门标准，才可能实现档案管理数字化的有序进行。

总之，用户的档案需求是档案工作的出发点和依据，满足用户的档案需求，是档案工作的目的和归宿，更是档案工作的生存基础。因此，要将用户需求作为档案管理工作的至上理念，并以此为导向指导档案管理及其建设的实际工作。