价值鉴定是档案决定存毁的前提性工作

石慧艳

摘 要：档案价值鉴定，即对档案价值的鉴别、判定工作。它直接涉及档案的存毁问题，是对整个档案管理工作具有决定意义的前提性起点。鉴定的对象主要是档案的信息内容，或说是档案内容所具有的潜在价值。但鉴定的结果，则决定档案是否保存以及如何保存。因此，鉴定实际上是一项通过对档案内容价值的判定来决定档案实体存毁问题的工作，基本上可归入实体管理范畴。

关键词：价值鉴定；档案；存毁；前提工作

1 档案鉴定工作的悖论色彩与困惑性

（一）鉴定的悖论色彩

档案价值的鉴定必须在文件未转化为档案之前就开始进行。但这种必须事先进行的鉴定工作却有着极强的悖论色彩。因为档案的价值从理论上和实践上看，与其他社会领域中的一般价值一样，实质上主要是指一种呈潜在状态的有用性，或是一种在未来能否被派上用场的可能性。因此，所有的价值均具有潜在意义.其完整含义均表现为由“潜在状态（理论价值）”到“真正兑现（实现价值）”这样两个阶段。人们说某事物“有价值”时，实质上是说其具有发挥某种作用的可能性，这时所认定的价值其实只是一种潜在的理论意义上的价值，而只有当该事物日后在现实中确实发挥了这种作用，实现了其“潜在价值”，人们才能最终形成其“确有价值”的结论，但价值由其“潜在状态”到其“真正实现”却受若干极为复杂多变的相关因素的制约，二者之间并不具有必然的线性关系，也就是说潜在状态的价值未必都能在现实中实现。因此，人们只能从“实践是检验真理的唯一标准”的实证角度出发，来衡量和确定价值问题。也就是说，无论潜在状态的价值如何，只有在实践中真正兑现了价值，发挥了作用，才能被最终确定为“确有价值”。而自始至终从未发挥过作用、从未兑现过的价值，无论其在理论意义上有多大，也只能被认定为“实际上等于无价值而且，已经被验证过“确有价值”的价值，也无法保证其以后必能再次实现其价值。因此，从理论上说，任何完整意义上的价值均无法在其被验证（真正实现）之前就预先确定下来。人们预先确定的价值实际上只是“价值整体”的“一半”，而且是理论性、虚拟性的“一半”。档案价值的鉴定实际上与上述情况完全一样，它所确定的不可能是档案价值的整体，而只是理论性、虚拟性的那一半。而完整意义上的档案价值.永远也不可能预先确定下来。这也就是档案工作实践中往往被认为价值很大的档案自保存之日起至其实体消亡时止却从未被利用过（实际上等于无价值），而有些被无意中保存下来的价值很小或认为无价值的档案却恰恰发挥了重要作用（实际上等于有价值）的深刻原因。

上述情况将使档案鉴定问题形成两个基本上是互相否定但又各自成立且相互推导的循环性结论；完整意义上的价值鉴定只能待实践验证后方能进行并形成确定性结论，这势必导致“有文必档”；而“有文必档”是档案管理和整个社会所不能接受的，而且它会使鉴定从根本上失去意义，鉴定工作必须“事先进行”。而“事先进行”的鉴定实际上永远也不可能真正将档案价值判定清楚，形成有保证的正确的鉴定结果；要想使鉴定结果正确并有保证就只能“事后进行”，而“事后进行”又等于否定鉴定工作的必要性，使鉴定工作失去根本意义。这种结论相互否定却又各自成立并互相推导的循环情况，虽还不能算是一种严格的悖论，却具有极强的悖论色彩。而在这种悖论阴影笼罩下的价值鉴定工作，实际上只是一种勉为其难的预测性判断。将其称为鉴定，从概念上讲是不准确的。因为一般意义上的鉴定，大都是在“事后”进行的，如司法鉴定、产品签定、技术鉴定等等。而档案价值的签定却是在“事先”进行的。因此笔者认为，将档案价值的签定称作“档案潜在价值的预测或预测性判断”似乎更恰当、更准确些。

（二）档案鉴定的困惑性

“悖论色彩”是导致档案价值鉴定困惑性的里要原因。但档案价值鉴定工作的困惑性还有一个原因。那就是它对档案的存毁具有决定性的重要意义。这种决定档案命运、决定档案生死存亡的重要性，加上其“悖论色彩”，就构成了档案价值鉴定工作特有的困惑性与疑难性，使其既关系很大，又矛盾深重。这也正是鉴定在档案管理工作的现实中往往被人们有意无意地淡化、忽略、回避的深刻根源。因此，可以毫不夸张地说，档案价值的鉴定是档案管理实践中最重要、最关键，同时也是难度最大的一项工作。并已确定了保管期限的档案，在保存中又有到期再坚定销毁或改变期限的问题。在提供利用和编研工作中，也会发现一些对鉴定有借鉴启发意义的问题，形成一些对鉴定工作有价值的经验、教训或看法，等等。

2 初始鉴定与后续鉴定——鉴定的过程与程序

（一）初始鉴定与后续鉴定

初始鉴定即最初的首次鉴定，实际上是指文件将要转化为档案时所进行的鉴定工作，它主要存在于文书立卷和征集、搜集零散档案文件的工作活动之中，一般就由文书立卷人员、从事征集、搜集工作的档案人员和档案部门、文书部门、业务部门具体承担。这也是鉴定组织往往要吸收文书人员、业务人员参加的原因所在。从档案室和档案馆的角度看，初始鉴定主要存在于档案室。档案馆只有在征集成搜集档案时才有初始鉴定问题。再就是个别情况下接收了未整理的档案时才有初始鉴定工作。初始鉴定在整个鉴定工作中具有先入为主的决定性意义，它是后续鉴定的基础。初始签定的质量及结果从根本上决定着后续鉴定的工作内容以至整个鉴定工作的质量与结果。所以，初始鉴定必须极为严肃认真地按规章制度进行。实践证明，初始鉴定搞不好，对后续鉴定以及整个档案管理工作遗患无穷，而如果搞得好，将会使后续鉴定和整个档案管理工作有事半功倍之有所考虑研究，作出原则性或程序性规定。

第二，具体鉴定程序和方法一般是：由一般鉴定人员按规定逐一对档案文件进行审阅、分析，提出初步鉴定意见。初步鉴定意见写在专门设计印制的鉴定工作单上。如档案数量较大且较重要，亦可在鉴定组织负责人审核拍摄之前.再增设一道初审程序。初审工作一般由经验丰富、水平较高的业务人员和档案人员承担。

第三，鉴定初步意见的提出必须建立在实际审问档案文件的基础上。初审和终审性的拍板定案则未必适合审阅档案文件。对拿不准的问题应先进行讨论研究，然后再拿出意见，形成结论。

第四，对鉴定中遇到的特殊情况及问题的处理应随手进行记录（登记），以积累鉴定工作素材，为总结工作经验教训和日后的再鉴定或其他鉴定工作提供借鉴。

第五，鉴定结论形成后，即从档案上撤下鉴定工作单，并将鉴定结论逐一标写在案卷封面上和案卷目录中。整个鉴定工作结束后，应对鉴定工作进行总结，并写出书面的鉴定工作

报告上报或备查。对确定销毁的档案则应单独编制销毁清册或清单，并撰写销毁申请报告报批，严格按销毁制度进行销毁。

参考文献

[1]李焕军.档案价值的鉴定——一项前提性工作[J].兰台世界，2002 （10）.

[2]王英玮.关于档案价值鉴定的理论与实践（九）—档案保管期限表研究[J].档案学通讯，2002（16）.