浅谈施工企业工程档案管理

谭小勤

摘 要：施工企业工程档案是企业在施工活动中形成和积累的具有保存价值的各种形式的文件资料。施工企业工程档案有其自身的特点。本文针对大中型国有施工总承包企业（简称“企业”）工程档案管理方面存在的一些问题进行分析后，提出了几点改进的建议。

关键词：施工企业；工程档案；特点；问题与建议

施工档案是施工单位在建筑过程中形成的包括建筑、安全等资料，主要有施工前期文件、施工管理、技术、质量、验收，维修等资料。新时期，做好工程档案管理及档案的开发利用具有重要意义。

1 施工企业工程档案的特点

在建设工程活动中，施工单位与建设单位、设计单位、监理单位相互协作。施工企业形成的工程档案既与其他单位有关系，也有其自身特点。特点如下：

1.专业性和综合性。施工活动包括地基与基础，主体结构、装饰装修、钢结构、土石方和建筑新工艺、新技术等多种专业，从而形成了特定专业技术活动的档案资料。施工活动也是多种专业技术活动的系统工程，所以施工档案是多个专业和多个分部分项工程档案资料的集成，具有很强综合性。

2.阶段性和单一性。建设项目的施工是一个综合性的系统工程，可分为施工组织设计、变更设计、工程施工、工程试验、竣工验收等阶段。每一阶段的施工活动将产生不同的档案资料，这些档案资料之间既有联系又有阶段性特点。大型的建设项目将根据工程的功能、性质等以分部分项为单位进行施工，每个单项工程档案资料都是单独、唯一的，这是工程档案单一性特点。

3.动态性和复杂性。施工过程处于动态变化中，有建设单位对工程的设计变更，也有监理或上级主管部门对工程的整改要求，这些都需要施工单位对施工设计、施工技艺等做相应调整。这种动态性要求施工档案管理的动态性与工程状态保持一致性。由于工程建设施工技术和工艺复杂，建筑材料种类繁等特点，所以形成的工程档案资料具有复杂性。

2 施工企业工程档案管理存在的问题

1.档案保管的条件比较落后。大中型国营施工企业参与并建成了社会发展各个阶段所需的大量工程建筑和设施，从而形成了一系列数量庞大的社会和国家重要的技术档案和历史资料。作为重要资料的保管部门：档案室或档案馆，不在企业的主营业务范围内，长期处于企业从属和附带的部门，其受重视程度普遍偏低。这种不受重视以及企业自身条件的限制，导致档案管理所需的软硬件设施落后与不足。随着时间的推移，档案资料积压越来越多，很多企业连存放档案最基本的库房都不够，不得不将一些陈旧的档案进行分流，存放在离办公较远的临时库房中，没有专门的保管人员进行实时监管，导致这些档案受潮、发霉虫蛀的现象时有发生。

2.工程档案管理制度陈旧、不完善。工程档案具有专业性、综合性、复杂性等特点，导致工程档案管理制度在制定和更新过程中存在一定困难，更新不及时的情况。施工企业很多工程档案分类方案（如施工设计，仪器设备等）在实际工作中已经不存在，但目前的档案管理方案和制度中仍然存在，没有做出相应的调整。此外，在制度落实方面也存在较大问题。目前建设单位或业主在施工承包合同中明确规定了工程档案验收标准，然而档案管理人员很少将这些制度和要求更新到档案管理制度中。

3.工程档案信息化建设比较缓慢。大部分企业在档案信息化建设方面投入不足。很多企业使用单机版泰坦软件对文书，工程等档案进行管理，只是实现了档案目录的电子化，未能将电子档案实体进行系统管理。此外，一些企业形成的电子文件没有移交给档案室进行统一管理，也没有刻录成光盘。很少企业在施工过程中收集产生的声像档案，除非建设单位明确规定要移交电子档案和声像档案。工程档案的数字化程度很低，早期的工程纸质档案由于各种原因保管质量较差，数字化工作亟待开展。

4.工程档案管理人员素质和工作积极性不高。一般工程档案管理人员不是档案专业人才多由工程管理人员兼职。他们对工程方面的专业知识比较了解，但对档案管理知识与技术以及计算机信息技术、数据库等知识了解不深。工程档案管理人员职称评定也是按照工程系列标准执行，从而导致他们在档案专业知识、计算机技术等知识的再教育和培训积极性都不高。由于工程档案的产生和管理存在脱节现象以及工作积极性较低，导致档案管理人员很少到项目部实地检查，指导档案的收集、整理和归档。在档案移交签收过程中只是核对清点档案目录和册数，很少仔细认真检查档案的完整情况。

3 加强施工企业工程档案管理的建议

针对目前施工企业工程档案管理过程中存在的上述问题，作者认为，施工企业首先应该重视和尊重档案管理工作和人员，在此基础上加强档案管理的制度化建设，以制度管人，以制度管事，通过一段时间的信息化建设和人才培养可以在很大程度上改变目前工程档案管理的现状。

1.加强领导对档案管理工作的重视，改善工程档案保管条件。档案管理工作虽然不直接产生经济效益，但档案工作对企业的经营发展有重大贡献，如在企业投标，案件处理，新技术、新方法研究等方面发挥了积极作用。让企业领导能充分认识到档案工作的重要性，就要把档案工作纳入企业的发展规划和领导的考核范围。改善工程档案保管条件，企业需要投入部分资金改善档案库房的建设，增加密集架、抽湿机、空调、加湿器、灭火器、防盗、防火、防虫等档案库房的基本设施。安排专人对监管库房，保证工程档案资料完整、安全。

2.结合工程档案管理方面的新规定、新要求和企业实际完善工程档案管理制度。档案管理人员对每次的工程档案制度的修订都应该认真的调查和了解，了解国家、地方等上级单位或部门在工程档案管理方面的政策、法律法规。了解大多数建设单位或业主对工程档案方面的要求，以及资料员在工程档案收集、整理、归档过程中的实际情况完善档案管理制度。

3.增加档案工作的投入，加快工程档案信息化的建设。档案信息化建设包括硬件设施建设，也包括档案软件技术等方面。随着网络时代的到来，大部分政府、企事业单位都实行无纸化办公，纸质档案也产生于电子文件，工程档案要求纸质档案与电子档案同步归档管理。要进行工程档案的现代化管理，需要企业增加对档案工作的投入，升级相应工程档案管理软件，购买专门的数据库和服务器。利用高速扫描仪等先进设备，加强早期工程档案的数字化，并匹配专门的信息管理人员维护工程档案数据。

4.引进或培养综合素质强、热爱档案事业的专业人才。工程档案人员不仅要掌握档案专业、工程管理方面的知识和技能，也要掌握现代化信息等技术。企业可以引进有工程档案管理经验的档案专业人才，也可从企业内部培养适合工程档案管理岗位，热爱档案事业的人才。工程档案管理人员的工作重心是档案管理工作，要积极参加档案管理的培训与再教育学习。日常工作中多到工程现场与资料员沟通交流，了解他们在档案资料收集、归档过程中的实际问题，以便提出更好的建议、方法。

参考文献

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