学校内部控制体系建设方法探讨

摘 要：要实现学校规范化管理，就必须建立一套行之有效的内部控制体系。文章结合技师类学院内部控制体系建设的实践，从现状调研，到风险评估;从流程设计到编号内部控制手册，阐述了技工院校内部控制体系建设的步骤与方法。

关键词：技工院校 内部控制 过程 方法

中图分类号：F234  文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2015）10-109-02

2012年，财政部发布《关于印发<行政事业单位内部控制规范（试行）>的通知》，旨在推动、指导行政事业单位进一步完善内部控制，提高内部管理水平，并要求自2014年1月1日起实施。为贯彻落实财政部内部控制建设的要求，进一步提高内部管理水平，规范内部控制，加强廉政风险防控机制建设，广州市工贸技师学院由财务处牵头，组织构建“以预算管理为主线，财务管理为核心，资金管理为重点”的学院内部控制体系。笔者结合学院内部控制体系建设的实践，阐述技工院校内部控制体系建设的过程与方法。

一、调查摸底，确定范围

学院经济活动涉及面广，内容复杂，且面临着各种风险，确定内部控制建设的范围是至关重要的，一方面确保学院经济活动能全面受控，保证内部控制无盲区，无空白点;另一方面正确界定经济业务内部控制边界，使各项经济活动得到有效控制。所以学院经过认真梳理各类重要的经济活动业务，分析其是否存在重大风险，根据重要性原则确定学院内部控制建设的内容。学院内部控制体系包括单位层面内部控制和业务层面内部控制。单位层面内部控制的主要内容是科学合理地设置组织架构，明确各部门的职责，保证决策权、执行权和监督权的三权分离，制定与学校规模、管理相适应的审批权限，符合规范的会计控制，完善的内部控制信息系统;业务层面内部控制的主要内容包括预算业务控制、收支业务控制、资产管理业务控制（包括固定资产管理控制、货币资金控制、教学实习耗材控制等）、采购业务控制、建设项目控制、合同管理业务控制和信息系统管理业务控制，增加具有学校特色的校企合作业务控制和对外培训业务控制，形成八大业务控制。

二、评估风险，抓住关键

学院在调研基础上，确定了学院内部控制单位层面和业务层面的内部控制建设框架，并对其进行风险评估。风险评估主要是采用风险清单法识别学校经济业务的主要风险，对风险发生的可能性和影响程度进行了分析，编写风险评估报告。

一是风险识别。首先设计了风险清单表，列举了各学校面临的主要风险，并组织风险评估专家和一线工作人员对风险清单进行讨论，确定了单位层面15个风险，八大业务层面48个风险，学校风险63个。

二是风险分析。根据风险清单所列举的风险，对各种风险发生的可能性和影响程度进行测试，得出各风险的大小。测试分成三个层次，即校领导、部门负责人和操作者，对不同层次的参与者的测试结果进行平均，得出不同层次参与者的测试结果;最后对三个层次的测试结果进行加权平均，得出各种风险的大小，并绘制成风险图。

三是风险应对。针对不同风险采取不同的应对策略，可以通过规避、降低、分散和承受等策略对风险进行管理，以降低风险对学校产生的影响，使各种风险得到控制。一般而言，对低风险可以采取承受的策略，对高风险可以采取规避、降低和分散的策略。

三、确定流程，明确措施

业务流程本身就是控制，通过业务流程的设计一是规范业务操作程序;二是保证业务活动受控;三是执行业务流程，保证内部控制有效实施。因此业務流程设计中。

业务流程是业务执行过程中各种活动的有机结合，业务流程可以由主流程、子流程组成，而子流程由业务环节组成，业务环节由各项活动组成。在设计业务流程图时，首先定义流程图符号;其次规定统一的画法。因此，要注意经济活动之间的衔接、部门之间的衔接，避免设计不合理，而起不到控制作用;要对现状进行充分的分析，结合学校经济业务特点和组织架构的设计，设计出具有单位特色的内部控制流程;要注意简化操作程序，以提高工作效率，降低控制成本。

控制措施是对业务风险所采取的应对措施，控制措施可概括为“5W+H”。即什么样的经济业务（what），在什么时点（when），在什么环节（where），由谁执行、谁审批、谁监督（who），以减少风险的发生（why）。

四、编写手册，完善制度

经过流程设计，并对不同风险制订不同的控制措施后，就可以撰写手册，并对学校现行的管理制度进行修订。

一是编写内部控制手册。内部控制手册结构一般包括主要风险、控制目标、流程图及流程描述、控制矩阵、控制文档等。主要风险是指具体业务所面临的风险，可能造成学校利益的受损;主要风险可由一个或若干个风险组成。控制目标指学校每项具体业务的内部控制制度所要求达到的具体目标，确保学校日常教学和管理活动正常运行。流程图是用图示表示业务操作程序，也是业务操作控制的一种手段。在业务操作过程中必须严格遵循的操作程序，防止舞弊和失控。流程描述是对流程图的文字描述，以文字描述形式反映业务操作过程。控制矩阵是指将业务过程中所涉及的风险点和对应风险所采取的控制措施，控制文档和适用的管理制度，以识别控制缺陷的一种矩阵表格。控制文档是记录指内部控制过程中形成的各类单据、账表、合同、协议等记录，它作为控制证据，能从一定程度上反映内部控制的整个过程。

二是修订和完善管理制度。对现有制度中与内部控制要求不符的内容、或与内部控制手册内容不符的内容进行修订，使内部控制手册与管理制度一致，保证控制手册在学校能得到有效的执行;对原有的管理制度中没有的管理制度进行制订和完善，确保内部控制落地。因此在内部控制建设过程中修改了19个程序文件，新增了12个制度，修订了20个制度。

五、内部控制建设中应注意的问题

一是与现有的管理相融合。学校管理涉及到教学管理、学生管理、科研管理、后勤管理;涉及到物资管理、资金管理、信息管理;在多年的管理实践中积累了丰富的经验，形成了一套完善的管理制度和办法。而内部控制重点是经济活动的管理，是对经济活动中的风险加以控制，以达到降低风险的目的，保证学校的经济活动符合国家、部门和学校的管理要求，保证学校各项工作順利开展。内部控制不是在学校管理的基础上另搞一套管理制度，而是在原有的管理基础上，梳理业务管理流程，明确责任和权限，采取控制措施，提升管理水平。二是与现有的质量管理体系相融合。目前技师类院校内部控制与ISO质量管理在管理理念、管理方法上有很多相同点，但在管理范围、侧重点却存在不同，ISO质量管理体系重点关注管理质量的完成，而内部控制体系关注的是风险点的控制。把内部控制体系和ISO质量管理体系有效地融合在一起，既可以降低管理成本，又可以提高工作效率。目前学院已实施了ISO质量管理体系，ISO包括四级文件，其中程序文件、作业指导书和质量记录与内部控制手册中的流程控制、控制措施和控制文档是一致的，因此，内部控制建设与ISO的融合应坚持“优化流程、规范管理、高度融合、持续改进”的原则，实现“四个统一”，即制度统一、流程统一、文档统一和审核统一。从内控的角度修订、补充和完善学校相应的管理流程和管理制度、办法，真正实现与ISO质量管理体系整合，有效避免学校管理“两张皮”，实现“四个同步”，即同步设计、同步实施、同步改进、同步审核，减少重复工作，降低管理成本，提高工作效率，实现学校的管理目标。

参考文献：

[1] 财政部.行政事业单位内部控制规范（试行）[Z].2012

[2] 方周文，张庆龙，聂兴凯.行政事业单位内部控制规范实施指南[M].上海：立信会计出版社，2013

[3] 陈留平.企业内部控制理论与实务[M].镇江：江苏大学出版社，2009

[4] 刘为.健全和完善高校内控制度的思路[J].财务与会计，2014（6）

（作者单位：广州市工贸技师学院 广东广州 510425）

[作者简介：莫海珊（1974—），女，海南琼海人，广州市工贸技师学院财务处长，会计师，研究方向：财务管理、内部控制]

（责编：若佳）