电子化时代高职院校文书档案的归档对策

电子化时代高职院校文书档案的归档对策

邱晓青

(福建商业高等专科学校，福建福州350012)

摘要：电子化时代，高职院校文书档案不再是单一的纸质文档，电子文件成倍增长。与纸质文书不同，电子化时代文书档案呈现出信息内容数码化、文档处理一体化、归档载体多样化、归档途径多元化、归档时间灵活化等特点，对文书档案归档提出了新要求。建议从修订文书档案及电子文档归档制度，归档实行电子和纸质文件双套制；归档纳入信息化建设方案并建立归档通道；利用专业技术来保障归档电子文档的安全；增强归档意识，提高专兼职档案人员素质等几个方面来保证电子化时代文书档案归档的顺利进行。

关键词：电子化时代；高职院校；文书档案；特点；归档研究

收稿日期：2015-03-05

作者简介：邱晓青(1982-)，女，福建罗源人，福建商业高等专科学校馆员，硕士。

中图分类号：C931文献标识码：A

高职院校文书档案详细而真实地记录了学校的发展历程，教学、科研、管理、学生活动等信息，可供后人查阅参考，提供凭证和依据。文书档案管理是高职院校档案工作的一个重要组成部分。随着电子计算机技术的发展和网络的普及，人们进入了电子网络时代，许多信息通过电子网络管理和传输。与传统的纸质文书不同，电子化时代文书档案出现了新的特点，因此，传统的文书档案管理模式面临着挑战。研究电子化时代文书档案的归档，具有理论价值和现实的意义。

一、电子化时代文书档案的新特点

(一)信息内容数码化

传统的文书档案通常是纸质的，随着电子计算机及各类电子设备的普及，大部分的文书档案都有电子版，或者将文字、图形、图像等信息，通过拍照、扫描等方式转换为数码或符号，进行存贮、传输，依靠相应的软硬件技术进行读取。数码化将成为今后文书档案的一个趋势，纸张、照片等形式的各类收发文、图表、文献、手册、科研成果等，都可以在计算机上以及其他数码设备上进行处理，甚至将来纸质文件将不再使用，直接以数码的形式进行流转利用。

(二)文档处理一体化

纸质档案在归档前的文件阶段，档案人员无须参与，不必知道其产生背景及印刷等有关技术，由文书形成部门的有关人员进行收集、整理、移交归档。而电子化时代由于电子文档的易变、易逝、易更改性，使得档案人员从文件形成阶段就要参与进来，对电子文件进行前端控制和全程管理，对电子文件的形成背景、软硬件环境、存取设备等进行了解，使产生的电子文件格式符合标准、规范，从而保证电子文件长期可读性、可用性。随着电子技术的发展，电子文件实行网上生成、网上修改、网上传输、网上签阅、网上批转，网络归档将成为主要归档方式，因此，在电子文件时代，文档一体化管理势在必行。

(三)归档载体多样化

当前，随着办公自动化、数码设备的广泛应用，文书档案除了有纸质的文档外，大量的电子文档都存储在光盘、硬盘、U盘、软盘、缩微胶片等电子设备上。归档的时候除了归档纸质载体的文书档案外，相关的电子文档也存储在光盘、硬盘等介质载体上进行归档，有的电子文档通过网络进行逻辑归档后，也需下载到相应的介质载体上进行保存备份。因此，电子化时代，文书档案的归档载体不再是单一的纸质文档，各种载体层出不穷，随着电子产品的发展，将来会出现更多新的载体和电子设备用于存储文书档案，呈现出载体多样化的特点。

(四)归档途径多元化

电子化时代，文书档案由于信息数码化、载体多样化等特点使得其归档途径也不再是单一的纸质文档的实物移交。为了实现文书档案收集齐全完整，可以通过多种途径、多种方法进行归档。主要有逻辑归档和物理归档。逻辑归档是指不改变电子文件原存储方式和位置，通过网络向档案部门移交的过程。主要方式有通过文档管理系统进行归档、通过电子邮箱接收、QQ接收等。物理归档是把电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。其又可以分为以网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种，无论哪种方式最终都要将文件存储在介质上进行归档保存。[1]

(五)归档时间灵活化

传统的纸质文件的归档时间一般是每年年初，而电子化时代不仅有纸质文档还有电子文档，随着文书档案采取以件为单位的整理方法后，以及文档一体化、办公自动化的应用，文书档案的归档时间不再是传统的以年度为周期进行归档，归档时间可依据各高职院校具体情况来灵活调整。比如纸质等实体类的文书档案可以依据各院校实际情况、文件数量等规定每三个月、半年或一年进行归档。而电子文件则可以进行实时或定期归档。实时归档是在电子文件形成后即时归档；定期归档是指电子文件在形成一段时间后周期性的向档案馆(室)移交。[1]

二、电子化时代高职院校文书档案的归档对策

(一)修订文书档案及电子文档的归档制度

长远来看，文书档案必定会实现电子化、数字化，因此，单位必须从长远发展的视角出发，加快规划文书档案工作。把文书档案信息化工作纳入全校有关的规划、计划，加大信息化建设的投入，提升文书档案管理的工作效率。各高职院校根据实际情况，结合本校中心工作，借鉴原有的文书纸制档案的管理标准进行合理取舍，对原有的文书档案归档制度进行修订，制订电子文件归档范围和保管期限表，对电子文件的归档格式、运行环境、存储方式等作出统一规定，制定标准，保证电子文件长期可读性，逐步建立电子档案的各项管理标准、法规、实施办法，以利于电子文件的长期保存。建立健全文书档案管理机制和工作流程，建立信息化条件下的文书格式规范化管理制度，积极构建科学的机关文书档案收集整理归档利用的实施标准。对电子文件实现前端控制、全程管理的原则，提前介入电子文件的形成过程，加强对电子文件收集、整理、归档、著录、利用等环节的监督、指导。[2]56对文档系统设置权限以及审批程序，对电子文档归档工作进行问责制等，使新时期文书档案归档工作有法可依。

(二)文书档案归档实行电子和纸质文件双套制

传统的文书档案的归档一般只要归档纸质类文件，随着电子化时代的到来，除了纸质文档，在同一活动中，还会生成电子文件，因此就出现了“双套制”归档的概念，就是在电子文件归档的同时，应归档相同的纸质文件。[1]目前计算机技术的发展水平还未达到完全成熟的地步，因此电子文件的法律凭证性、真实性、稳定性等方面存在诸多问题。因此，对于那些有法律凭证作用、法规性、有密级的电子文件，以及依托特定技术环境下的电子文件，则需将电子文件转换为纸质文件，并加盖公章或个人签名以保证其长期真实有效。由于电子文件易修改性以及对设备环境有依赖性的特点，重要的电子文件应进行备份，以保证数据的安全。另一方面，信息化时代人们对信息的需求越来越强，随着计算机的逐渐普及，电子文件必将成为未来的主要文件类型，而电子文件在利用和传输方面具有纸质文件无法比拟的优势，可以为人们提供更加快捷和高效的信息档案利用服务，这也是未来档案信息服务的一个主要途径。因此高职院校档案部门从现在开始就要着力加强对电子文档的收集管理，另外也不能放松对纸质文档的收集，实行“双套归档制”。

(三)文书档案归档纳入信息化建设方案并建立归档通道

针对档案信息化的需求，为保证电子文档实时归档的顺利进行，把档案管理计算机化纳入高职院校信息化建设的总体方案，建立健全科学的管理机制和流程，建立文书档案网络归档通道，努力促成办公自动化和档案管理软件的对接，从文件形成、文件处理，文件归档三个阶段入手，制定科学合理的工作流程，构建一个科学规范的网络归档通道。把“归档”环节自然地嵌入到电子公文流程当中，与业务环节紧密联系，电子公文从生成、办理到归档、利用是连续的、不间断的，并最终实现电子公文长久保存。在电子公文管理过程中，实现自动流转、自动传输、自动监控、自动提示、自动催办到自动归档、自动组卷、自动著录乃至自动销毁等。各高职院校可利用信息化工具强化文书档案管理，如规定单位内部各部门出台的文书档案要在正式成文之日上传到信息化管理系统中，文书档案管理部门要对上传的内容进行审核，以解决文书档案保存滞后、管理不规范等问题，对电子公文的生成、流转、保存和利用过程实施全程跟踪与监控，及时发现和纠正失误，不断调整管理策略，从而保证电子公文网络归档顺利落实。

(四)利用专业技术来保障归档电子文档的安全

电子文档的易变性、易逝性、易更改性的特点，使得如何保障电子文档的安全成为主要问题。比如，电子计算机病毒的侵入，使得电脑瘫痪、系统崩溃；黑客入侵，盗取重要信息；窃取他人身份信息，侵犯他人权益，这些都严重威胁着电子档案的安全。因此要采取一定的措施，利用专业的技术手段来保证其安全。比如为了防止文件外流，可以设置隔离的路由器，用来屏蔽不在范围内的IP地址，也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为，[3]加强电子文件的原始性，采取身份验证、签署技术、消息认证、加密技术、防写措施等手段。在文件形成阶段，就要对其形成背景、元数据等信息进行监控，并记录案，设置文档处理，档案管理系统的权限。为了防止网络崩溃、系统瘫痪、硬盘损坏对电子文件造成的损失，对逻辑归档的电子文件要及时下载，并脱机保存。通常要对归档的电子文档进行拷贝，一式三份，一份用于检索利用，一份放于档案馆(室)保存，一份异地保存，这样更大程度上确保了电子档案的安全。另外，还要对文书档案归档的各类载体进行规范化保管，保证电子文档的安全和可读取性，定期进行抽查，及时进行转存、翻录。

(五)增强归档意识，提高专兼职档案人员素质

要保证电子化时代文书档案归档齐全完整，最重要的一点是提高全体人员的归档意识。一些部门和个人缺乏文书档案归档意识，纸质文档和电子文档未能做到及时全面归档。许多文稿通常在网上传来传去，历经几个人修改，许多电子文档仅保存最后一稿。[2]57因此，要树立现代的档案管理理念，提高电子文件的形成者和文档管理人员的责任心以及培养他们认真负责的工作态度，养成他们自觉主动归档的习惯。另外档案人员不能局限于电子档案的接收、保管、利用，要将更多的时间投在监控电子档案的生成及保障电子档案的可读性、安全性上，从技术上确保档案管理工作的安全性。这就对档案人员提出了更高的要求，既要具备档案管理基础知识，精通纸质文书档案管理方法；又要熟练掌握电子计算机软硬件技术、数字通信技术、各类输入输出设备操作等，熟练操作办公系统及档案管理相关软件。[3]509因此，有关部门要定期举办各类培训，让专兼职档案管理人员及时掌握最新的电子化管理方法，熟练操作办公系统以及档案管理系统，特别是计算机操作方面的技能，数据库知识等，进而在实际工作中保障电子文档的顺利归档保存以及为学校各部门和全体师生提供高效、快捷的档案信息服务。

正是由于电子文件呈现出与传统的纸质文件不一样的新特点，因此高职院校文书档案管理工作也应突破传统的管理模式，进行深刻的自我调整，与时俱进，对文书档案收集、整理、保管，利用工作进行改革，使之更加适应新时代信息利用的需求。

参考文献：

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京.中国人民大学出版社,2001.

[2]周玲.浅谈信息化条件下机关文书档案管理[J].档案人语,2011(12).

[3]刘颖.文书档案的电子信息化管理探讨[J].中国科技博览，2014(4).