浅议企业应付账款管理中对账环节的优化

宋艳

摘要：应付账款的管理已成为企业加速资金周转、降低经营风险的重要手段，应付账款是企业财务管理甚至经营管理中的重点。这样一来，诚信的管理好应付账款，就显得尤为重要了，比如，按时付款，保证应付账款的及时性、准确性等。本文从应付账款管理流程中的对账环节入手，就经对账发现的问题，对账技巧、分类、调账处理、保存归档等方面加以探讨，并提出了相应解决的措施。

关键词：对账 应付账款 余额调节表 对账档案

应付账款是指因购买材料、商品或接受劳务供应等而发生的债务，这是买卖双方在购销活动中由于取得材料与支付款项在时间上不一致而产生的负债。应付账款是企业流动负债的组成部分，在笔者所在单位，应付账款余额平均占流动负债的31.9%，，相当于21.3%的流动资产，节约了融资利息费用，是企业短期筹资的主要方式之一。如何科学有效的管理应付账款呢？首先看看应付账款管理实务流程图：签订采购合同→收货通知→检验报告→入库单→会计审核制单→付款结算→对账。对账虽然是最后一个环节，但对于保障应付账款的准确性起着举足轻重的作用。建立良好的信誉，是有效管理的保证，而良好的信誉来源于付款的及时性和往来账务的准确性，账务准确性的保障又来源于对账工作的细化，而如何高质量的保证应付账款的准确性？对账的重要性又是如何体现的呢？本文将从对账环节展开讨论，阐述一下笔者对以上两个问题的一些观点。

一、在企业实例中通过往来双方对账发现的一些具体问题

某次，通过对账发现对方有开给我方发票，我方并未记录该笔业务，对方为隐藏收入，将企业的销售收入借记银行存款，贷记应付账款，致使库存商品账实不符，并且应付账款长期挂账，逃避税款。会计人员独吞企业的现金折扣、贪污货款等，如存在质量问题时发生的销售退回时，很容易出现会计人员隐藏红字退货发票，不冲减供货方的应付账款，待结算款项时，从中贪污货款。工作中由于会计人员疏忽，未给某某供应商挂上账款，待对账时发现，税款抵扣联已过期，给企业造成了损失等。当单位子公司、参控股公司较多时，经常发生一家供应商既给股份公司送货，又给参控股公司送货，供应商分不清亦或是图省事将应收科目全部都挂到鲁抗股份公司财务账户中，造成对方账面余额较高，管理较乱。5某些供应商完全是民营或者是私人企业，管理不严谨，比如：货款被老板或老板的儿子取走，并未交财务部门，对方账面挂账余额仍较高，通常，也要通过对账，查原始凭证、收据、签字等来调整账目。鉴于工作中实际出现的具体问题，因此，对账是管理应付账款的必要手段，是应付账款准确性的基本保障，因此，对账环节是必要的。

二、优化对账环节，掌握对账技巧，做到省事省力，有章可循

（一）将应付账款分类

按时间性质分为：紧急应付款，所供原材料市场紧俏，必须通过预付，否则会影响企业日常生产经营，如：采购的豆油、丙酮等物料，这种类型的应付账款每季度都要与供应商的对账单进行对账；普通应付款：此类应付款属于企业正常采购业务形成的，其业务量和金额占应付账款比重大，每年定期对账；长期应付款：及时转作收入，并缴纳相应税款。

同时，也可按采购品种分为：粮燃类、化工类、原料药类等，哪一类原材料上半年对账，哪一类下半年对账。

（二）严格对账要求，少反复

对账前，应对供应商提供的对账资料进行初步审核。只提供余额无明细账目的对账资料，不予对账。对于供应商依据其销售部门业务流水账而非财务部门账目的，不予对账。供应商销售部门账目可能与其财务部门账目不符，双方均以财务账目为准，且在纸质对账单上要加盖财务专用章。为方便对账，应要求供应商下次对账时携带本次的对账单或其复印件。

（三）掌握对账技巧，可以提高对账工作的效率

1、往来账自查

审查往来账余额的大小及方向，如出现异常情况，应重点审查相应的明细账。

将单位供应商应付账款明细账导出，逐笔浏览该账户借贷方有无不正常的发生额，如果存在异常，应审查相应的记账凭证及原始凭证，以确定往来账无错记金额等错误发生。

对于有异常的要记录日期、金额、发票编号等，以备在与对方单位对账时使用。

2、在往来账自查无误的基础上，与对方单位进行余额核对

如果双方余额一致，则表明双方的业务记录无误。

双方期末余额不一致时，则要计算两者差额，并对差额的方向和大小进行分析：查看是否有与差额相同金额的业务发生；判断是否存在未达账项，可以编制“余额调节表”进行调节；查看是否有与差额的二分之一相同金额的业务发生，判断是否账户方向记错业务。同时，还可分段核对余额，也就是按月度或者季度核对余额。如果期中某一时点的余额一致，则可以判断该时点之前的业务记录无误，只需核对该时点之后的明细账目。

3、发生额核对

核对双方的业务发生额，可不按时间顺序逐笔核对，而是分别核对合计数额。

核对单位往来账中的借方发生额或者贷方发生额，若此类业务对余额不产生影响，则问题可能存在与没有借贷对应关系的业务中。如此可缩小详细核对的范围，从而减少对账工作量。

除掌握以上技巧外，财务人员还应时常主动与供应商联系，通过电子邮件、信函、电话等方式对企业付款金额、时间、余额等明细事项进行核对，如有异议，应马上处理，把对账工作做到平时，以保证应付账款的准确性。

4、规范审核内容

在对账前，财务部门会计对供应商提供的对账资料应进行初步审核，不满足条件的对账资料应要求供应商补充完善。首先审核对账手续，是否经过有权人士的签批，其次审核如下内容：

（1）对于只提供余额无明细账目的对账资料，不予对账

供应商必须提供最后一次对账以来的全部账目资料；以前从未进行过对账的，必须提供自双方开始业务往来以后的所有账目资料。对于对方因财务决算审计发函要求核对账面余额endprint