完善高校教材招标采购的对策探讨

陈 波

(湖南财政经济学院,湖南长沙 410205)

完善高校教材招标采购的对策探讨

陈 波

(湖南财政经济学院,湖南长沙 410205)

高校教材招标采购有益于保护学校和书商的合法权益、优化高校教材的管理、实现高校教材采购工作的规范化和减轻学生经济负担。目前教材招标采购存在操作流程不规范、评标指标不完善及学校、书商、出版社三者之间权益纠纷日益突出等弊端。可通过强化招标采购意识、精心编制招标文件、科学设计评标体系和强化监督约束机制等措施来完善高校教材招标采购工作。

高校教材;招标采购;对策

一、高校教材实行招标采购的益处

1、有益于保护学校和书商的合法权益。通过招标采购,学校可对书商的资质、信誉、售后服务、折扣比率进行综合比较,从中选取实力强、信誉好、服务优、折扣低的书商作为学校教材的供应商,这样不仅有利于降低采购成本,又有利于保证教材的质量,防止盗版教材流入学校。另外,还可依据合同的相关规定,及时更换错印、漏页、字迹不清等有质量问题的教材,更好地保证学校的正常教学和维护双方的合法权益。

2、有益于优化高校教材工作的管理。高校教材通过采取招标采购方式,既可以精简教材的管理人员,减少学校的人工成本,又能使教材管理人员能够从繁琐的教材供应、发放、结算、保管中解放出来,把更多的精力和时间投入到教材选用、教材编写、信息反馈等教材建设上来,更好的为教学服务,这种转变能更好地优化教材管理,有益于高校教材工作的发展和创新。

3、有益于实现高校教材采购工作的规范化、法制化

高校教材采购运用市场竞争手段是市场经济发展的必然趋势[1]。《招投标法》规定了招投标活动必须遵守的基本规则、程序及当事人应遵守的各项行为准则,并接受有关职能部门的全程监督。高校教材采取招标采购方式,有利于教材采购的规范化、法制化,有益于规范教材的“进口”环节,防范腐败现象的发生。

4、有益于提升管理效益和减轻学生经济负担。随着高校招生、转学政策的变化,教材经常因招生计划、转学人数的变动而不断地调整,这样就会出现追加的教材有时不能及时购回、有些教材因订购过多又造成积压。实行教材招标采购,可通过采购合同约定相关条款,使这些问题直接由中标书商来处理,可使学校实现教材的“零库存”管理,因此,教材招标采购,非常有利于提高学校教材管理的经济效益。另外,采用招标采购方式,选取折扣低、服务好的书商作为学校教材的供应商,就可以将更多的折扣让利给学生,降低教材的单价,更好地减轻学生的经济负担。

二、当前高校教材招标采购工作存在的主要弊端

1、操作流程不规范、管理机制不完善。各个学校在举行教材招标的时候,操作流程不规范,使得教材招标中出现了较多的问题。有的单位在招标过程中只看投标人的让利幅度,谁的折扣低就选择谁,不管其资质、信誉、服务等综合实力,其结果是恶性杀价,中标后无能力履行合同,出现不能按时送书等事故;有的单位存在着 “暗标”、“人情标”现象,招标方和投标方利益均分,产生违规操作和腐败现象。有的单位在教材招标中将外省市的投标人、新的经销商排除在外或只在原有经销商的范围内进行招标,这降低了招标的透明度,违背了招标工作“公平、公开、公正和诚信”的原则。

2、专业评委缺乏、成员构成不合理及评标指标不完善。我国《招投标法》中明确规定“评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济方面专家组成,成员人数为五人以上,总数为单数。其中技术、经济等方面专家不少于总人数的三分之二”。在操作中,参评人员往往来自学校不同的部门,对教材及教材市场缺乏了解,在整个评标过程中,对参与投标的经销商的选择往往凭主观印象或私人感情,从而使教材招标采购工作不科学、不规范,这降低了教材招标的实际意义,在一定程度上影响到了招标采购的效益和运作质量。评标是教材招标中的一个重要环节,但由于评标指标不够完善,给评标工作带来了困难。

3、价格与教材选用、服务内容的矛盾。现在大多数学校以“折扣定胜负”,忽略对经销商资质、信誉、服务等重要综合实力的考量,中标书商为了保证自己的利润空间或不亏本,往往不能按合同的规定向学校提供承诺的优质服务,经常出现教材不能如期、足量到货、退换不顺畅、追加订购困难等问题,影响教学工作。

4、学校、书商、出版社三者之间权益纠纷日益突出。近几年,教材市场的竞争日益激烈,学校作为买方,在市场买卖双方中的地位不断被提高,而书商往往处于弱势地位。譬如,有的学校抓住经销商揽业务的急切心里,在合同中忽略本应由学校履行义务的条款,为追求“零库存”,导致供应商经营成本增加,库存风险加大。加之有的学校教材货款给付慢,甚至拖欠,导致资金规模小、实力弱的书商不得已违规操作,如供应盗版教材、合同转包等问题屡见不鲜。在这种情况下,有的书商就借故拖欠出版社的教材款,这样使出版社也面临同样的困境。

三、完善教材招标采购工作的对策

1、强化招标采购意识,采用政府采购方式。政府采购有一套完善的采购法规体系和采购程序作为保障,以此为参照,可以提高教材采购的公开性、公平性、公正性,减少教材采购中的腐败现象。当前,政府采购主要有公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价和国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式等六种形式,可以满足不同学校各类教材招标采购的需要。根据政府采购组织规模的不同,可以将政府采购方式分为集中采购和分散采购。政府采购中的协议采购即分散采购形式较适合高校的实际情况。分散采购主要有招标采购、竞争性谈判、询价、单一来源、简易采购等方式。

2、精心编制教材招标文件,严格资质审核,维护学校的合法权益。标书是具有法律约束力的文件,是进行招投标工作的依据。所以在编制标书时一定要认真、细致。标书格式要规范,内容表达要准确,能全面、完整、准确地体现招标方的招标目的及具体要求。招标文件应当包括:对招标教材的时间要求、技术要求、质量要求、投标报价要求、服务要求、评标标准等所有实质性的要求和条件,以及拟签订合同的主要条款和违约责任及争端解决条款[2]。招标人须对投标人提供的有关资信证明文件和业绩资料进行审查。具体包括:投标人企业税务登记证(国税或地税)复印件、投标人依法缴纳税收承诺书原件、投标人社会保险登记证或缴纳社会保险的凭证复印件、投标人依法缴纳社会保障资金承诺书原件、投标人《中华人民共和国出版物经营许可证》复印件、国务院新闻出版行政部门核发的图书教材出版发行资质文件、国务院新闻出版行政部门核发的年检合格文件、审计部门出具的近 3年财务及经营状况等情况的审计报告等。

3、科学设计评标体系,完善评标方法,规范操作程序。根据教材招标文件要求,科学设计评标体系。依据层次分析法设计招标评标体系,主要有四个步骤:第一,教材评标指标的设计,确定评标指标是评标工作的关键,评标指标设置要结合教材的特点,将评标指标分为商务指标和技术指标两部分。商务指标一般包括:报价、教材采购要求、质量要求等。技术评标因素一般包括:财务状况、信誉、资信证明、经验、业绩、售后服务等。第二步,权重的确定,教材招标采购的评价指标往往很多,所以,评标指标的权数分配,对评标起着决定性的作用。实践中,一般采用层次分析法(AHP)来确定指标的权重值[3]。第三步,综合打分,权重确定之后,专家要根据自己的经验和判断对投标对象进行公正、独立的打分。第四步,综合评定,招标组织工作人员根据每一个专家的打分,计算出每个投标者的综合得分,选择得分最高者中标。

评标之前,要开评标预备会,组织评标人员认真学习评标规则,掌握评分标准。开标要按招标文件确定的时间、地点公开进行。由招标人主持,所有投标人参加。开标过程应安排记录员记录,会后存档备查。评标人员应当严格遵守评标准则。评标结果出来后,招标人向中标人发出中标通知书,并告知其他投标人,然后公示中标结果,公示无异议后方可签订书面合同。

4、认真编制教材招标合同,严格履行合同条款。教材招标采购合同的签订、履行是整个招标工作的最后环节。合同所列条款要符合评标会议纪要的内容。要明确规定教材的质量、折扣、交货时间和地点、服务内容、教材退换保证、付款时间、付款方式、违约责任等。还应把书商的服务承诺、质保金留取比例、留取时限、是否有赠送服务等一并写进。合同条款的拟订及合同草签,由教材采购部门与书商共同完成。经学校审核,由监察、审计、财务部门签阅后报主管校领导签字,方可签订教材采购合同。甲乙双方必须按照合同的约定,全面履行合同。为了保证合同的正常执行,在合同文本中必须详细规定有关违约追究处理条款。学校招标部门要对合同的执行情况进行监督检查。合同执行完毕后,要组织有关专家和部门对合同的履行结果进行验收,以确定所提供的教材和服务是否符合要求。从以往合同执行情况看,教材的质量、到书的时间是合同执行的难点。因此,在订立合同时,要明确规定详尽的验收标准和方法。

5、强化监督约束机制。教材招标不但要完善内部监督机制,还要积极配合纪检、监察、审计、财务等部门加强监督,完善外部监督机制,使得内部和外部的监督有效的结合起来。首先,可以通过公开发布招标信息、抽取专家、采购合同备案、信息报告、采购资金集中支付等制度和程序对教材采购进行约束和监督;其次,在组织机构和操作规程上建立相互分离、相互制约的监管机制,实行管、采分离,做到采购、付款、验收等环节相互分离,逐步形成相关部门相互制约的监督机制;再次,坚决按照招标采购法规定的“三公”原则,对采购信息、采购流程、采购结果公告、采购纠纷仲裁等彻底公开,促进全校对教材采购的监督;第四,教材采购机构建立严格的内部控制制度,加强对相关人员的法制和相关知识的学习和培训,严肃工作纪律,建立并执行岗位考核体系。

(编辑:芝山;校对:朱恒)

[1]于 华,方小玉.高校教材采购招标工作初探[J].科技情报开发与经济,2008,(2):18-21.

[2]鲍日元.高校图书教材招标采购工作探讨[J].重庆科技学院学报(社会科学版),2007,(3):60-61.

[3]杜 栋.论 AHP的标度评价[J].运筹与管理,2000,(4):42-45.

G423.3

A

1009-4148(2010)04-0079-02

2010-07-12

陈 波(1973-),男,湖南衡东人,湖南财政经济学院经济师