电子文件档案化管理刍议

高 俊

摘要:随着人类的进步、科技的发达,越来越多的电子文件需要进行科学管理。本文就电子文件的特性及电子文件实行档案化管理做些探讨。

关键词:电子文件 特性 档案 管理

近几年,电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、网络化渐趋完善,随着计算机技术的普及,许多日常工作可以直接在计算机和网络上办理,各种文件从产生到处理归档几乎可以不使用纸和笔,先进技术的发展和管理方式的变化产生了大量的电子文件,电子文件管理就成为我们新时期档案管理工作者值得思考的问题。

一、电子文件的特性

电子文件是指在数字设备与环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。电子文件档案化管理,就是在传统档案管理经验和形式基础上,结合电子文件自身的特点,采用先进的计算机和网络技术,对电子文件实行社会化、自动化、网络化管理,从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式。

电子文件随时产生,随时更改,存储在计算机硬盘、磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。要保存归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,还包括该文件的读取软件及相应的操作系统。而现有的计算机存储设备容量虽然很大,但面对快速发展的电子文件,总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快,许多早期形成的文件在新的软件环境下不能读取,即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力。保留旧的设备和多种应用软件,显然从人力和物力上都是一种浪费。所以,电子文件归档工作要走社会化管理这条路,由专业的档案部门去管理。

电子文件管理模式应采取先进的技术和理念,以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案管理部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对电子文件信息进行集中统一的管理,并对其进行鉴定、分类、整理、编目、存储,必要时可进行计算机硬盘、磁盘、光盘或打印等方式多重备份,避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息采取维护以保证电子文件的原始性。档案部门进行用户确认后提供信息查询功能,以确保档案的完整与安全。

二、电子文件应由档案部门实行档案化管理

1.电子文件应由档案部门实行档案化管理,从电子文件形成的过程和特点看,电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处理阶段。根据文件生命周期理论,电子文件的处置阶段(归档)仍应由档案部门集中统一管理。这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求,也是电子文件形成部门的必然选择。

2.电子文件有别于传统的档案文件,它必须通过复杂的编码和解码过程,才能提供利用,与载体没有必然的联系,它可以复制并存储于不同介质之中,利用者只要获得允许,就可以随时随地调出并查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式,传统的档案管理方式和方法已经无法适应,因此,适应现代管理制度和信息社会的发展,加强电子文件归档工作,对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。

三、电子文件管理的实际运用

1.根据各单位的实际情况建立健全有效的、规范的、程序化的电子文件管理制度,对电子文件从形成到归档进行规范化管理,以确保其信息的原始性、真实性和完整性。比如:对每份电子文件的修改、存取、传输等任何操作都进行实时登记,以密码形式存储,以防止被删改,从而为随时印证该电子文件的原始性提供完整、细致的查考信息。

2.由于现今的电子文件多以磁盘的形式存在,就必须建立磁盘文件登记记录,这可以从两方面入手:首先,要分类接收,先按照电子文件是否有必要归档为原则进行初步鉴定,然后再分别依据电子文件性质进行分类,分别拷入磁盘,并在磁盘上贴标签,统一登记入册,计算机硬盘只是作为临时存储的媒介,为防止磁盘损坏我们也有必要打印备份。对中途需要修改的文件,必须同时建立严格的部门审批、登记制度。其次,档案部门对已归档的电子档案要进行严格的移交、鉴定、分类、登记、备案制度。

3.要开发利用。档案部门要积极发挥职能优势,利用计算机等数字设备对电子文件进行处理,并定期把已归档并可供传阅的电子文件信息在网络上传送,让有关部门能及时了解本单位的信息,同时,要与相关部门密切配合,保证电子文件的安全性。

4.对生成和读取电子文件的应用软件及相应的操作必须一同记录归档,以确保软件更新后原来保存的电子文件随时能读取;对已归档的电子文件的管理,要设置规范化的制度和有效的管理措施,确保其信息的安全;长期保存的电子文件应做到计算机硬盘、磁盘、光盘和打印等多重备份,并一起归档。

电子文件管理对档案部门、对电子文件形成部门都具有现实意义。随着办公自动化的普及,电子文件档案化管理势在必行,同时,应和技术部门、法律界和文件形成部门等各行各业人士密切配合,保证电子文件的原始性、真实性和准确性,共同推进电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理,加强电子文件的档案管理工作,进一步提高电子文件档案化管理水平。