基于数电发票应用的高校财务业务无纸化转型研究

2024-12-31李志君

财务管理研究 2024年7期

关键词：高校

摘要：随着数字化转型的推进和信息技术的发展和普及，数电发票应运而生。作为一种新型发票形式，数电发票具有开票便捷、数据安全、格式规范、节能环保等优势，同时也是财务业务无纸化转型的关键一环。高校财务管理引入数电发票可以显著提高效率、降低成本、促进无纸化转型。在此背景下，对基于数电发票应用的高校财务业务无纸化转型进行深入研究和分析，从数电发票的概念和架构、操作流程、方案设计等方面，探讨数电发票在高校财务管理中的可行性，以期为高校财务管理的数字化发展提供理论支持和实践指导。

关键词：数电发票；财务业务；无纸化转型；高校

0" 引言

当前，随着我国经济的稳定发展和税费改革的深入推进，电子凭证会计数据标准化试点工作已经展开。为加快全面数字化的电子发票（以下简称“数电发票”）应用和推广实施，助力国家数字经济发展和会计信息化建设，提升财政监管和税收征管效能，2023年4月，财政部、国家税务总局等9部委联合印发《关于联合开展电子凭证会计数据标准深化试点工作的通知》（以下简称《通知》）。2023年5月，财政部会计司发布根据《通知》研究制定的增值税电子发票、铁路电子客票、航空运输电子客票行程单、财政电子票据、非税收入一般缴款书、银行电子回单、银行电子对账单等9种电子凭证会计数据标准，开始试点推行电子凭证会计数据标准［1］。

为落实中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于进一步深化税收征管改革的意见》要求，全面推进税收征管数字化升级和智能化改造，降低征纳成本，国家税务总局发布了相关公告，提出推行数电发票。随着经济的发展和电子商务的普及，人们对发票的便捷性和高效性提出了更高要求。在此背景下，数电发票应运而生。数电发票可以实现一键开票、自动查验、信息透明、可追溯性、节能环保、快速报销等功能，大大提高了财务管理的效率和便捷性。随着数字化技术的不断发展，数电发票作为数字化转型的重要组成部分，必将得到更广泛的应用和推广，这也是经济数字化的必要条件和发展趋势［2］。

上述9部委发布的统一的会计电子凭证数据标准，有力地推动了电子凭证从开具、接收到处理、归档等各环节全流程标准化、无纸化处理。伴随着新一轮试点的深化，我国不仅要在数据标准、技术路线、推广路径上进行验证，而且将有序扩大试点电子凭证的种类和开具范围，稳步扩大接收端试点单位，进一步优化和完善技术路线，建立健全配套制度，加强平台能力建设，推动财务数字化。随着科技发展和互联网在各领域应用的日渐成熟，以及经济向数字化、信息化转型，用电子发票取代纸质发票，推行数电发票，已成为税费改革、强化监管及促进会计信息向数字化、规范化发展的必然趋势［3］。

1" 数电发票发展现状

1.1" 数电发票概念、架构及操作流程

1.1.1" 数电发票概念及架构

数电发票是与纸质发票具有同等法律效力的全新发票。它依托电子发票服务平台，以去介质、去版式、标签化、要素化、授信制、赋码制为基本特征，覆盖全领域、全环节、全要素。与纸质发票相比，数电发票具备领票流程更简化、开票用票更便捷、入账归档一体化的优点［4］。

数电发票的基本构架主要由4部分构成：

（1）发票基本信息。包括开票方、受票方、发票代码、发票号码、开票日期等。

（2）商品或服务信息。包括商品名称、型号、数量、单价、金额等，或者服务项目名称、服务内容、金额等。

（3）税款信息。包括税率、税额等。

（4）其他信息。包括开票人、复核人、收款人等。

数电发票的内容构架可以根据实际需要进行扩展和调整，如增加备注、发票状态、电子签名等信息。同时，由于数电发票采用电子化存储和传输方式，还应当考虑数据加密、电子签名等安全措施，以确保发票信息的真实性和合法性［5］。

1.1.2" 数电发票操作流程

数电发票破除特定版式要求，增加了XML（可扩展标记语言）的数据电文格式，以便利交付；同时保留PDF（可携带文件格式）、OFD（开放版式文档）等格式，降低发票使用成本，提升纳税人用票的便利度和获得感。数发电票样式根据不同业务进行差异化展示，为纳税人提供更优质的个性化服务。PDF是最常用的文件格式。事实上，PDF可供纳税人员预览。纳税人可以打印PDF文件，以纸质打印件作为报销入账的凭证。但是，PDF并不是源文件，不支持对发票监章和电子签名有效性的查验。OFD格式是报销入账归档的电子凭证，其样式跟PDF没有区别。二者最大的区别在于，OFD能在“增值税电子发票板式文件阅读器”中查验发票监制章和电子签名的有效性。XML是一种以可扩展标记语言存储和传输发票数据的格式，它可以将数据以结构化、可读性强的方式进行表示。

数电发票PDF格式增值税专用发票样例见图1。

业务主体在实际发生交易后，发票开具方在税务

开票系统中开具数电发票。接收方获取数电发票文件后，通过税务开票信息系统解析数电发票的结构化数据，用于报销、入账。受票方在使用数电发票完成报销、进行会计入账时，依据《电子凭证会计数据标准——全面数字化的电子发票（试行版）》的要求生成入账端电子凭证结构化数据文件，并与开具端数电发票带有数字签名的XML文件一并进行会计归档。

数电发票开票与接收端流程见图2。

数电发票受票方收到数电发票后，通过税务机关的在线查验平台进行验证，确认其真实性和合规性。验证通过后，受票方可以将电子发票进行报销处理，并在支付款项后进行数据归档。

一般企事业单位受票方使用数电发票流程见图3。

综上所述，可以总结出数电发票从开票端、收票端

到入账和报销支付，再到归档的详细流程。

（1）开票端。开票人使用税务Ukey（加密设备）或税控发票开票系统开具数电发票，开票系统将数电发票信息以数据电文的形式上传至税务机关的电子发票系统。这些发票包含发票代码、发票号码、开票日期、购方信息、销方信息、商品或服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率等信息。

（2）收票端。收票人通过邮箱、二维码等方式接收数电发票。企业可以通过发票管理系统查收发票，并可打印、下载、转发和保存电子发票。

（3）入账。收票人将数电发票导入企业的财务系统进行入账处理。财务系统会根据电子发票的信息自动生成会计凭证，简化了入账流程。

（4）报销支付。入账后，财务部门对发票的真实性和合法性进行审核；审核通过后，可以将报销金额自动支付给报销人；同时，也可以生成相应的报销凭证，用于记录付款情况。

（5）归档。所有入账、报销支付和审计的信息将保存在企业自己的云端或本地服务器中，以便随时调阅查看。同时，这些信息也可以作为归档数据，供将来审计和查账使用。

1.2" 数电发票在国内外高校中的应用现状和发展趋势

数电发票在国外高校财务报销中的应用已经相对比较普遍和成熟。目前，除了哈佛大学（Harvard University）和斯坦福大学（Stanford University），还有一些知名高校也应用了数电发票。例如，麻省理工学院（Massachusetts Institute of Technology）的数电发票系统可以实现自动化的审核和审批流程，提高了财务管理的效率和准确性。加州大学伯克利分校（UC Berkeley）的数电发票系统可以与学校的其他系统进行集成，实现数据的实时交互和共享，提高了财务管理效率和数据治理水平。牛津大学（University of Oxford）的数电发票系统可实现电子化的发票开具、流转、报销和入账等操作，提高了财务管理效率和透明度。

随着数电发票应用逐渐普及，我国一些高校也开始试点实施数电发票系统，逐步实现财务无纸化转型。例如，北京大学推出了“北大票据通”系统，对票据开具、查验、报销和入账等环节进行了全面的数字化改造。该系统可以实现电子发票的批量导入、自动查验、快速报销等功能，大大提高了财务管理效率和准确性。同济大学自2023年3月28日起开始全面启用数电发票。该校的数电发票系统可以实现电子化的发票开具、流转、报销和入账等操作，提高了财务管理效率和透明度［6］。浙江大学推出了“浙大票据”微信小程序，方便师生员工随时随地开具、查验和报销电子发票。武汉大学也开发了自己的数电发票系统，并与学校的其他系统进行集成，实现数据的实时交互和共享。上海交通大学推出了“智慧票据”系统，对票据开具、查验、报销和入账等环节进行了全面的数字化改造。该系统可以实现一键开票、自动查验、快速报销等功能。南京航空航天大学推出了“南航e行”App，其中包含了电子发票开具和查验功能。该校的数电发票系统可以实现一键开票、自动查验、快速报销等功能，大大提高了财务管理效率和便捷性［7］。

总体来说，这些高校在数电发票应用方面都具有各自的特色和优势，为其他高校提供了借鉴和参考。随着技术的不断进步和应用经验的不断积累，数电发票还将继续发展和完善，为高校财务管理带来更多便利和效益。

2" 数电发票与传统纸质发票对比分析

随着社会的发展和科技的进步，方便、快捷、高效的数据交换显得愈加重要，人们对经济往来中票据交换效率的要求越来越高。传统的纸质票据越来越不能跟上当前经济发展的步伐。

2.1" 传统纸质发票的缺点

传统纸质发票存在以下缺点：

（1）时间和资源浪费。纸质发票上的数字和信息无法实现自动化，需要人工填写、盖章和传递。这既消耗时间，又浪费大量资源。另外，纸质发票领取需要到税务局大厅或通过邮寄方式，这个过程也会耗费一定的时间和资源。

（2）数据安全风险。纸质发票容易丢失，而一旦丢失，不仅会影响公司的财务流程，而且可能引发纠纷。此外，纸质发票也容易被篡改、伪造或盗用，造成税务风险。

（3）无法实现信息共享。纸质发票的信息无法实现数字化共享，不利于财务的数字化管理。另外，纸质发票的传递和保存都相对困难，容易造成发票丢失或被篡改，无法确保数据的真实性和完整性。

（4）对环境产生负面影响。纸质发票的生产和邮寄过程会对环境造成一定的影响，如纸张消耗、油墨使用和产生废弃物等。

随着时代的发展及国家税务总局关于数电发票试点工作的开展，传统的纸质发票已经越来越不适应现代财务管理的需求，电子发票应用成必然趋势，电子发票全面取代传统纸质发票已经为期不远。

2.2" 数电发票的优势

数电发票相较于纸质发票的优势如下：

（1）简化领票流程。数电发票实现了“去介质”和“赋码制”，纳税人不再需要预先领用税控专用设备，发票信息生成后，由系统自动分配唯一的发票号码；同时，通过“授信制”自动为纳税人赋予开具金额总额度，实现开票“零前置”。

（2）提高开票便捷性。纳税人登录电子发票服务平台，可以一站式完成发票开具、交付、查验及用途勾选等一系列操作，享受一站式服务。同时，数电发票破除特定格式要求，增加了数据电文格式便利交付，降低了发票使用成本。

（3）加强纳税服务。电子发票服务平台提供征纳互动相关功能，如智能咨询、智能答疑等，还增设了异议提交功能。此外，我国通过制发电子发票数据规范、出台电子发票国家标准，实现数电发票全流程数字化流转，进一步推进企业和行政事业单位会计核算、财务管理信息化。

（4）自动开具、传递和存储。数电发票可以实现自动开具和生成，不再需要手动填写发票信息，同时可以通过网络快速传递发票，减少发票传递时间和成本。此外，数电发票可以存储在电子系统中，方便随时查询和使用。

（5）提高信息透明度。数电发票可实现自动开具、传递和存储，提高财务信息透明度，加强财务管理和辅助决策的效率和准确性。

（6）提高支付效率。数电发票可以通过在线支付平台实现快速、安全、便捷的支付，降低了时间成本和人力成本，提高了支付效率。

（7）简化报销流程。数电发票的应用可以简化报销流程，实现快速审核和审批，同时可以通过电子签名等技术手段提高报销的安全性和可靠性。

（8）降低经营成本。使用数电发票，可以节省大量打印成本、快递成本及开具发票的人工管理成本，特别是对于开票量较大的行业来说，如电商、电信、快递、公用事业等，影响尤为突出。此外，数电发票的财务流程实现自动化，消除了纸质交易带来的不便，大大降低了企业的用票成本，避免了不必要的开支。

（9）提高财务工作效率。使用数电发票以后，企业可以通过软件直接从电子发票中提取信息，自动生成记账凭证及报表，大大减轻了财务人员的工作量，也减少了财务工作中的人为失误，有利于提高财务工作效率。

通过对比传统纸质发票和数电发票可以看到，

数电发票具有明显优势

。数电发票的使用可以实现全流程数字化，大大简化传统纸质发票的处理流程，提高数据信息的传递效率，是经济数字化的必由之路。随着数电发票的推广和普及，高校财务无纸化已成为必然趋势［8］。

3" 基于数电发票的高校财务业务无纸化转型方案设计

高校要将传统的纸质发票升级为无纸化的数电发票，首先要从思想观念上加以转变，秉持与时俱进的科学发展观。随着科技的进步和经济的发展，客观上要求财务便捷、高效运转。高校财务业务无纸化转型必须符合国家相关法规和政策要求，确保数字化平台和电子发票系统的合规性；同时，还要遵守相关税收法规和财务规定，确保数字化平台和电子发票系统的正确使用［9］。

高校财务数据属于敏感信息，必须采取措施保护师生的个人隐私和数据安全。数字化平台和电子发票系统应具备数据加密、访问控制、权限管理等安全功能，确保数据的安全性和保密性。数字化平台和电子发票系统应与高校其他管理系统进行集成，实现信息共享和数据交流。高校应选择兼容性强的系统集成方案，确保数字化平台和电子发票系统与其他系统的顺畅对接和数据传输。无纸化转型应关注用户体验和服务质量，确保数字化平台和电子发票系统的易用性和服务质量。高校应优化系统界面、操作流程、查询功能等，提高用户满意度和忠诚度。数字化平台和电子发票系统应具备审计和监督功能，能够记录和跟踪财务数据的处理、审批、报销等操作，确保数据的真实性和合法性。同时，高校应定期对数字化平台和电子发票系统进行审计和监督，确保系统的正常运行和使用效果。无纸化转型方案设计需要综合考虑法规遵从、数据隐私保护、系统集成、用户体验、服务质量、审计监督、绿色环保等多个方面，以确保转型顺利进行和系统正常运转［10］。

3.1" 高校财务业务无纸化转型方案设计

高校财务业务无纸化转型方案设计可以按照以下步骤进行：

（1）制订详细的转型计划。在转型前制订详细的计划，包括时间表、预算、资源分配等，确保转型顺利进行。

（2）建立数字化平台。高校应建立数字化平台，实现财务数据的在线处理、审批、报销等操作。该平台应具备高可用性、高可扩展性、高安全性等特点，以满足高校财务管理的需求。

（3）引入电子发票系统。高校应在数字化平台上引入电子发票系统，实现发票的电子化开具、存储、查询、报销等操作。电子发票系统应符合国家相关政策法规，具备法律效力。

（4）建立发票管理制度。高校应建立发票管理制度，规范电子发票的开具、使用、审核、报销等流程；同时，应明确电子发票的保管和存档要求，确保电子发票的真实性和合法性。

（5）集成其他管理系统。数字化平台应与高校其他管理系统进行集成，实现信息共享和数据交流。例如，与校园卡系统、学生管理系统、人事管理系统等进行集成，方便各部门之间协作和信息共享。

（6）优化报销流程。高校通过数字化平台和电子发票系统的结合，优化报销流程；实现自动审核、自动记账、自动支付等功能，提高报销效率和管理水平。

（7）加强安全保障措施。数字化平台和电子发票系统应加强安全保障措施，确保数据的安全性和系统的稳定性。例如，采用加密技术，保障数据安全；定期备份数据，防止数据丢失等。

（8）培训和管理。高校应加强培训和管理，提升师生对数字化平台和电子发票系统的使用能力和意识；同时，应定期对数字化平台和电子发票系统进行管理和维护，确保系统正常运行。

（9）加强沟通和协调。高校应加强各部门的沟通和协调，确保数字化平台和电子发票系统使用顺畅。

（10）加强人员培训和管理。高校应加强相关人员培训和管理，提升他们的专业技能和使用意识，确保数字化平台和电子发票系统得以有效利用。

（11）持续优化和完善。在转型完成后，高校应持续关注数字化平台和电子发票系统的使用情况，及时发现和解决问题，不断优化和完善相关功能。

（12）加强风险控制。高校应制定相应的风险控制措施，防止数字化平台和电子发票系统在使用过程中出现安全漏洞或数据泄露等问题。

（13）建立反馈机制。高校应建立师生和员工对数字化平台和电子发票系统的反馈机制，及时收集他们的意见和建议，不断改进系统功能和服务质量。

（14）评估转型效果。高校应定期评估数字化平台和电子发票系统在提高财务管理效率、降低成本等方面的效果，为后续改进提供参考。

综上所述，基于数电发票的高校财务业务无纸化转型方案设计，需要从建立数字化平台、引入电子发票系统、建立发票管理制度、集成其他管理系统、优化报销流程、加强安全保障措施等方面进行综合考虑。这将有助于提高高校财务管理效率和管理水平，同时也符合当前社会对环保和可持续发展的要求［11］。数电发票无纸化转型完成后，高校可以实现更便捷的在线操作。随着移动支付的普及，学生和教职工可以随时随地进行在线开票、验真和报销操作，无须再到财务部门进行线下办理，提高了报销的便利性。高校通过人工智能技术和大数据分析，可以对电子发票数据进行智能化处理，如自动提取关键信息、自动审核报销金额、自动生成报销记录等，提高了财务管理效率。高校通过区块链技术的应用，可以确保电子发票数据的真实性和可信度，防止发票被伪造和篡改。未来，高校可以利用区块链技术建立电子发票的分布式存储和验证机制，提高报销的安全性。高校可以将数电发票与其他校园卡、校园App等进行整合，实现自动推送报销金额、自动审核等功能，进一步简化报销流程［12］。

3.2" 数电发票与高校财务系统信息集成

数电发票与高校财务系统信息集成可以通过以下渠道实现：

（1）API（应用程序编程接口）。高校财务系统可以开发API，与数电发票系统实现对接。通过API，两个系统可以相互调用数据和功能，实现数据交互和集成。例如，数电发票系统可以通过API将发票信息自动传输到财务系统中；财务系统也可以通过API将报销申请、审批等操作自动化。

（2）数据格式转换。数电发票可以与财务系统之间的数据格式进行转换。例如，数电发票系统可以将发票数据转换成财务系统所需的格式，然后自动导入财务系统；财务系统也可以将报销申请、审批等操作的结果转换成数电发票系统所需的格式，然后自动传输到数电发票系统中。

（3）电子档案系统。高校可以建立电子档案系统，将数电发票的电子文件和纸质文件都存储在系统中，并实现与财务系统的集成。例如，数电发票的电子文件可以通过电子档案系统自动传输到学校财务系统中，并自动进行归档和备份；同时，纸质文件也可以通过电子档案系统进行扫描、上传和存储，方便后续查询和管理。

综上所述，数电发票可以通过API、数据格式转换和电子档案系统等渠道实现与高校财务系统的信息集成，从而发挥数据交互和集成、流程自动化和信息透明化等方面的优势［13］。

4" 数电发票对于高校财务业务无纸化转型的价值

（1）提高财务管理效率和精度。在引入数电发票之前，纸质发票的开具、传递、审核和归档等环节都需要人工操作，流程烦琐且容易出错。引入数电发票后，发票的开具、传输、查验和归档等流程都可以通过数字化平台自动完成，大大提高了发票管理效率［14］。传统纸质发票容易出现填写错误、遗漏和损坏等问题，影响财务信息的准确性，而引入数电发票可以避免这些问题。因为数电发票信息的录入和传输都需经过系统自动检查和校验，能够及时发现并纠正错误，提高了财务信息的准确性［15］。

（2）简化报销流程。使用数电发票后，报销流程得到了简化。受票方可以通过数字化平台直接接收发票信息并完成报销，无须再手动填写发票信息或提交纸质发票。这不仅减少了报销环节的人工操作，而且提高了报销效率和准确性。

（3）促进财务管理数字化转型。数电发票的引入是财务管理数字化转型的重要一步。通过数字化平台和电子发票系统的应用，高校可以实现财务管理的全面数字化，包括发票管理、报销审核、财务分析等环节。这有助于提高财务管理效率和精度，推动高校数字化转型［16］。

（4）增强信息安全保障。数电发票采用电子签章等技术进行防伪，可以避免纸质发票容易出现的伪造、篡改等问题。同时，数字化平台具备加密技术、访问控制等安全功能，可以保护师生的个人隐私和数据安全。这增强了信息的安全保障，降低了风险［17］。

（5）实现大数据分析与应用。数电发票将票面信息全面数字化，并自动流转交付，为大数据分析与应用提供了基础数据。通过对这些数据的挖掘和分析，可以得到有关高校行为的全网、全流程、全行为的分析和判断，进而为高校提供更精准的决策支持。

（6）降低对环境的负面影响。使用数电发票可以减少浪费，降低能源消耗和碳排放，符合环保和可持续发展的要求。

综上所述，数电发票的应用可以提高财务管理效率和精度、简化报销流程、促进财务管理数字化转型、增强信息安全保障、实现大数据分析与应用、降低对环境的负面影响等。随着数电发票的推广和应用范围的扩大，其优势将更加明显［18］。

5" 结语

基于数电发票应用的高校财务业务无纸化转型，是财务管理现代化的重要趋势。高校通过完善制度建设、加强技术支持、强化人员培训、保障数据安全等措施，可以推动财务业务无纸化转型的顺利实现，提高财务管理效率，降低财务成本，促进环境保护［19］。同时，高校也要持续优化与改进财务管理活动，以适应不断变化的发展需求。数电发票在高校财务管理中具有广阔的应用前景和发展潜力。未来，随着数字化技术的不断进步和应用，数电发票将为高校财务管理带来更多机遇和挑战。高校需要积极应对数字化转型的需求，加强技术投入和管理创新，以适应新的发展趋势和管理要求［20］。

参考文献

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