大数据时代档案管理标准化、信息化与开发利用研究

摘 要：大数据技术给档案工作带来了新的机遇与挑战。本课题的创新性研究是利用大数据技术，实现档案资料的智能化与自动化，提高档案管理效率。在此基础上，文章重点分析了电子文档的保密和隐私保护问题，通过对电子文档的加密授权管理、安全性审核等方面的创新性研究，实现文档数据的公开与共享，实现协同与知识共享。以人工智能、机器学习等为手段，结合区块链、虚拟现实、增强现实等新技术，提高档案管理的智能化、自动化程度。本项目的研究成果将促进文档管理技术的进一步发展，为企业提供更加强大、智能、安全的解决方案。

关键词：大数据时代；档案管理；信息化；开发研究

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

档案具备重要的社会经济价值，其凭证和参考作用贯穿社会活动始终，正因如此，档案管理的标准化和规范化也备受瞩目。进入信息时代，大数据技术作为主要的技术手段逐渐融入各个行业领域之中。档案涉及的领域很广，内容也很丰富，且载体多样。传统档案管理模式显然已经无法满足信息社会多方面的需求。管理不够规范、收集不够充分、利用不够广泛以及开发不够深入等成为档案管理工作中的难题。因此，通过技术优势来开展高效管理和深层开发利用，必然成为一种趋势，要求有关部门要跟上时代的步伐，按照档案管理的规律，从多方面提高档案管理的标准化程度。

一、档案管理标准化概念

档案管理标准化就是控制资源，提高工作的效率和品质，是一个动态的进程，必须根据实际情况改进。首先，从宏观角度来看，档案管理的标准化主要是从管理制度、工作规范、操作规范和程序内容等方面来开展，同时，要结合工作的实际状况，及时获得相关的信息反馈；从微观角度看，就是要根据相关的标准，对档案管理实行规范化、标准化、合理化的管理与控制，使之达到总体效益的最大化。要实现这个目标，就是要实施规范化管理，一切政策、制度、规划、细则，都要有很高的一致性，且要彼此衔接，在内容上要互相配合，具有系统性。其次，适用性。在推动管理标准化的进程中，有关部门要结合自己的实际发展和客观要求，不断完善标准制度文件，这样才能跟得上时代的步伐，避免脱离实际，造成人力和物力的浪费。最后，传承。在今后的科技发展和应用中，一定要对有关的标准化体系适时修订，在这个过程中，要遵守传承原则，全面思考现有标准要点，避免由于思维偏差导致档案管理工作开展中出现问题。

二、大数据时代档案管理信息化的重要性

1.管理效率更高

在传统的档案管理方式下，档案管理人员必须详细归类每一份文件资料。在实践中，文件仍处于一种简单的状态，不能对其开展深层管理，而云存储技术能够在确保文件完整性与可靠性的前提下，有效保存并管理大量的文件信息。在大数据时代，通过档案管理信息化，可以实现文档的电子化、数字化，从而大大提高档案管理的自动化程度，减少人工干预，降低出错率，极大地提高了管理效率。信息化系统还可以实现快速检索和查询功能，无论是按关键词、日期、作者还是其他任何设定的条件，都能迅速找到所需档案，极大地节省了时间和人力成本。

2.管理技术更新

首先，云计算能够为文件数据的处理与存储提供更加有效、可靠的支持。利用云计算，将文件数据集中存储到云端，大幅提高了文件的可用性和扩展性。另外，云计算还能满足用户更灵活地运用与配置资源，以适应不同企业对档案的要求；其次，通过物联网的应用，实现文档的智能化管理。在物联网的帮助下，既能够追踪到文件的运动轨迹，又能实现文件的自动借阅，极大地提高了文件的利用率；最后，运用人工智能技术智能化地分析与使用档案。在档案管理中引入信息技术，能够深度挖掘档案，从而实现档案信息的高效、快速传递。

3.有利于提高档案的使用效率

档案是企事业单位的重要组成部分，利用先进的技术将纸质文件转变为数字文件，并与大数据技术相结合，可以有效集成、优化和共享档案信息。通过计算机、移动电话等设备设施以及网络等途径，在某种程度上打破了时空的局限，能够快捷共享档案信息。此外，通过数据分析，还可以更好地发掘与使用档案信息，为档案使用者提供更加精确、全面的服务，为档案资料管理提供全面支持。

三、大数据时代档案管理信息化的现状

1.档案管理机制不完善

建立健全管理机制，并严格执行相关制度，能够使档案工作开展更加顺利，是推进档案管理信息化进程必不可少的环节。然而，当前档案管理工作缺乏规范性，是由于档案工作规范性意识薄弱、管理体系不严谨。另外，部分单位没有建立科学的评估体系和奖惩制度，导致档案管理机制不完善，频繁出现规格不统一的情况，也不能奖惩档案工作人员的实践结果。

2.基本设备设施配置滞后

目前，运用大数据技术开展档案管理，实行电子化办公仍存在许多问题尚未解决，由于设备设施落后的原因，导致计算机软件和文件管理软件无法并用，机器运行故障屡屡发生，现存的档案数据遭到破坏，使得档案信息化管理运作效果不佳。此外，如果打印机、扫描仪等办公设备设施不完善，会在某种程度上不利于档案管理信息化建设和发展。

3.档案管理信息化建设的标准和规范不统一

开展符合大数据时代规范的信息数据管理是确保档案数据信息化的标准趋势，然而一些单位缺乏建设标准，如某单位部门档案信息的格式和标准不一致，对档案信息的交流和共享产生了严重阻碍，进而使得大数据技术的联合运用举步维艰。

4.信息安全防护不到位

在大数据背景下，应实现档案信息的安全、完整、保密等功能。然而，许多单位在实施过程中，由于缺少有效的安全保护手段，致使数据信息的安全隐患较大。首先，人们对储存及网络平台的使用还存在大量问题，对网络平台的认识不足。部分单位在档案保存载体、网络平台等方面忽视了安全保护，造成档案资料信息被泄露。如果不尽快解决，将会造成很大的损失；其次，档案资料的规模越来越大，对档案资料的安全造成了很大的威胁。大数据时代，信息的集成和共享已是大势所趋，但随之而来的信息流动对档案管理信息化的安全性提出了新的要求。

5.思想观念陈旧

随着大数据技术的不断发展，档案管理也呈现出智能化的趋势。当前，各单位要结合自身实际，不断完善档案管理，做到与时俱进。档案管理信息化进入了一个新的时期，就目前所接触到的档案管理信息化进程来看，也出现了一些差错，大多是因为档案管理者将工作重点放在建立文件管理系统上，只是注重了对功能的改善，并没有想过怎样深层次的挖掘数据、为大众提供高质量的服务在一定程度上成为空谈。

6.数据整合不足

当前，许多档案管理系统仅认可来自特定部门或渠道的文档，导致档案数据单元不足以反映组织和个人情况。文档化信息的交互融合对高质量的数据起到支撑作用，而文档数据存在不完整、不准确和不统一的问题，造成了数据整合的结果不理想。整合与优化档案信息，要求高效处理与分析海量资料。现有的数据处理方法还不能很好地适应大数据环境下的数据处理要求。

四、大数据时代档案管理信息化的策略

1.完善档案管理机制

随着大数据时代的到来，档案工作变得越来越重要，也越来越复杂。一方面，要确定档案管理的目标与原则，并与之相适应，完善相关管理制度，详细规定文件的分类、归档、保存和使用，使档案工作更加规范和科学；另一方面，需要开发实用有效的监测和评估系统，实施有效的工作监督和管理，并实现现代化的档案管理，提高员工操作能力。同时，对工作强度和绩效做出标准判断，并对其展开奖励和惩罚，以确保档案管理信息化顺利开展。

2.不断完善基础设备设施的配置

大数据时代，随着大数据和网络技术的普及，档案管理离不开相应的设备设施。在此情形下，相关部门应该配置电脑、打印机、扫描器和服务器等基本设备设施。这是档案管理信息化建设的重要组成部分。还需要将档案信息化纳入国家信息化的总格局中，保持协调、同步发展，进一步加强档案部门的局域网与办公自动化的同步建设，确保文档一体化管理。建设好档案网站，提供便捷的档案网上利用服务。

3.加强档案信息安全保障

在大数据环境下，确保档案信息的安全成为档案管理工作顺利开展的前提。目前，我国档案部门对信息安全管理还不够重视，存在很多问题亟待解决。首先，是严格执行安全管理制度，各个机构都需要建立档案信息的安全风险评估体系，深入审查档案资料，以识别并处理现有的安全问题；其次，必须加强对先进技术应用的支持。为了确保档案资料的安全性和完整性，可以采用加密、备份等前沿的保密技术手段。档案库房应根据实际情况建立科学、有效的管理制度和操作规程。与此同时，必须确保存储载体和网络平台得到妥善维护。在工作中，要避免因人为错误操作导致的信息被泄露和损坏，加强档案管理人员的业务培训。此外，还必须高度重视对人才开展相应的培训。档案管理人员不仅要会使用计算机开展日常管理和利用，还要掌握现代化的信息技术，提高档案工作人员的专业能力和业务水平，努力提升服务质量；最后，需要增强档案管理人员的保密意识，确保他们在日常工作中严格遵守相关的保密规定，以确保档案资料的完整性和安全性。

4.形成档案管理信息化意识

在大数据环境下，加强对档案管理工作的认识，是提高档案工作效率的重要保证。在这一点上，有关部门应利用各种途径，加强对职工档案管理信息化的宣传，使其认识到档案管理信息化是一种必然的趋势，也是提高档案管理工作水平的重要手段。需要学习档案管理信息化知识，通过参加相关培训课程，了解信息化档案管理的原理、技术和操作流程。阅读专业文献：阅读档案管理信息化方面的书籍、期刊和论文，不断更新知识，还可以采用扫描仪等设备设施将纸质档案转化为电子档案，并妥善保存原始档案。

5.深度融合数据，打破信息孤岛

在新技术广泛运用的时代，档案馆资料的采集、储存与计算变得更加便捷、高效，可以发掘出不同来源、不同种类档案资料间的联系，不断扩展数据源和增加存档数据的丰富度。通过自动识别，匹配与判断多种来源的文档内容，使档案资料的完备性、准确性、统一性大为提高，突破了“信息壁垒”与“信息孤岛”，以数据资产的利用价值最大化为目的，深入开展大数据智能化分析，并依据其相关程度，将不同种类、来源的文档数据展开有效整合，从而提高档案管理的效率与准确性。

6.提高专业化管理队伍水平

首先，为了促进大数据时代档案管理工作顺利开展，必须夯实人才基础，提高其专业能力，形成兼具高业务素质和高信息素质的档案管理队伍，对于档案管理工作开展有着极为关键的意义。作为企事业单位领导，最重要的任务就是要加大对人才的吸收力度，优化档案管理队伍组成。可以采取有针对性的招、选、评办法，提高人才选聘门槛，优先选择既熟练掌握档案管理知识，又熟练掌握大数据技术运用的复合型人才，给予其适当福利与奖励，吸引优秀人才还要保证其能够留下；其次，要加强现有人才培养。各部门负责人需结合单位具体发展需求与业务需求展开相应的人员调整，对全体档案管理人员开展周期性的继续培训教育，培训内容包括理论研究、专家授课、技能比拼以及实际操作，加深理论认识，通过不断更新实际技能，健全其知识体系，从而保证档案管理人员可以利用信息技术开展档案资料管理。

五、档案管理创新研究的挑战和展望

首先，大数据技术可以推动档案管理的革新，但也给档案管理创新带来了新的挑战。档案资料来源多样、格式多样，因此，必须对其有效整合与搜集。另外，跨平台、跨系统间的互用性也是一项非常重要的课题。为了实现文档数据在不同应用场景下的流转与共享，迫切要求研发出一套适用于不同数据来源、跨平台整合的解决方案；其次，文档的智能化、自动化还在摸索之中。将人工智能与自然语言处理相结合，可以有效提高档案的管理效率与精度。但是，现有的数据分析方法在实际应用中还存在着大量的问题。例如，数据结构不明确、信息可信度判定困难等。因此，加强对这一问题的研究和讨论，对于推动我国档案工作向智能化和自动化的方向发展将起到积极的作用。随着科学技术的进步，对数据的处理能力会逐渐提高，越来越多的功能、安全性和智能化的数据分析工具也将应运而生。虚拟现实与增强现实将使档案的检索和浏览更加具有沉浸感和互动性。同时，随着协作、分享等观念的兴起，企业之间、跨产业之间的协作，也将促进档案数据的公开和共享，从而推动社会与科技的发展。

六、结语

综合来看，档案所具有的证据性和参考性往往会为社会和单位带来极大的收益，基于这样的背景，应按照标准化和信息化开展档案管理，大力推动档案管理的时代化规范进程，竭力挖掘档案管理标准化的价值。同时，相关部门也不能墨守成规，要坚持档案管理与时俱进的原则，从而为中国的美好蓝图贡献力量。

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作者单位：济南市城肥清运管理二处作者简介：刘洁（1980—）女，汉族，山东莱州人，本科，馆员，研究方向：档案管理。