新时代档案馆社会服务功能优化对策

摘 要：档案馆是我国文化事业的重要组成部分，是我国档案事业的主要载体，具有为社会公众提供档案服务的功能。档案馆馆藏是国家政治、经济和文化等方面的汇集，具有极强的社会、经济和历史价值，这些价值以及档案馆自身的性质和任务，只有通过档案馆的社会服务功能才能得以实现。随着信息时代的到来，以互联网为主的信息技术在各项民生服务中，尤其是信息传播中成为新的方式，传统档案服务模式已经无法跟上新时代信息化的要求。如何在新时代彰显档案馆的社会服务功能，为社会创造经济价值和社会效益，成为我国档案馆工作人员亟须思考的问题。

关键词：新时代；档案馆；社会服务功能；优化对策

中图分类号：G273.5 文献标识码：A

我国的档案馆是专门负责收集、保管与政治、经济、文化等领域档案资料的专门单位，同时肩负着档案资料面向社会、面向大众开放利用的责任。档案馆在我国有着悠久的历史，其重要作用和地位远超图书馆和博物馆。档案馆的社会服务功能是指档案馆面向社会、面向公众所具有的档案服务功能。进入信息化时代，随着数字化、网络化技术在各行各业的广泛应用，档案馆如何顺应时代潮流，加强档案服务信息技术的应用，以发挥自身社会化功能最大化，是每位档案馆工作人员需要考虑的问题。

一、档案馆的社会功能

档案馆的社会功能是指档案馆面向社会、面向广大公众的档案服务功能。其主要功能有以下几点：

1.档案馆的保管、存储功能

档案馆在我国有着悠久的历史，不论是唐宋元明清时代，还是民国时期或是新中国成立以来，都有着丰富的历史档案保管、储存于档案馆中，这些档案记录了不同时期我国政治、经济、文化以及科技发展等情况。因此，档案馆的基本功能就是档案的保管和存储。

2.档案馆馆藏的社会利用功能

档案馆中大量保存的珍贵的档案资料，具有极高的社会价值和利用价值，可为社会大众提供查询、利用等多项服务，满足了社会需求。档案馆馆藏的社会利用功能，是档案馆的重要功能。

3.档案馆的加工功能

档案馆可以通过加工、编纂、出版档案史料、编史修志以及史料等多种形式，推广、介绍馆藏中的档案史料和编研资料，满足单位和个人对档案资料的需求。

二、新时代对档案馆功能的要求

当前，我国政治、经济与文化等发展已经进入了一个全新的阶段，在新时代背景下，档案馆工作人员要创新思维，充分运用新的管理理念、战略规划来面对新时代的形势和挑战。针对新时代出现的新型管理理念、公众意识的新形态以及信息技术带来的新型信息传播方式等显著特点，档案馆要以社会与公众需求为出发点，改变传统行政管理思维，以全新的管理理念发挥档案馆的社会服务功能。面对多元化信息获取和传播渠道以及社会公众文化素质的日益提高，档案馆只有通过加强自身软硬件基础设施建设，加大档案开放力度，创新档案馆服务方式，提升社会服务质量，以满足社会和公众对档案资源的需求。

三、当前档案馆社会服务功能存在的问题

档案馆的社会功能是通过对馆藏的加工、编纂等行为，为社会和个人提供所需档案信息的方式体现的。进入新时代，我国档案馆的社会服务功能还存在着一定的问题。

1.档案馆在社会公众中认知度不高

受历史原因影响，档案馆在社会公众中的认知度不高。由于缺乏足够的宣传和对档案馆社会职能的了解，相当一部分人把档案馆作为历史资料的存放点，在需要获取相关档案资料时，首先想到的是图书馆，而不是档案馆。还有一部分人认为档案馆属于我国保密机构的一部分。多种原因导致档案利用效率低，其社会价值和用途未被社会公众认可，也导致人们对档案管理工作不重视，反而影响了档案工作的质量和水平，限制了档案事业的进一步发展。

2.档案馆馆藏结构不合理

就当前我国档案馆尤其是市级以下的区县级档案馆来看，馆藏结构不合理，是影响档案馆社会化服务功能发挥的重要原因。首先，从馆藏资源而言，收纳档案以党政机关为主，社会大众和企业档案少；其次，从文体格式来看，以文书档案为主，音视频、影像档案较少；再次，从馆藏内容上看，可供社会公众利用的档案较少；最后，老旧档案多，占据大量存储空间，导致新的档案无处可放。

3.档案馆基础设备设施不完善

保障档案工作顺利开展的前提条件，是档案馆各项功能齐全的基础设备设施。而我国当前相当一部分档案馆还处于由老旧建筑改造的情况，空间狭小，光线不足，缺乏文化韵味，有些地区档案馆甚至没有独立的阅览空间。新时代的来临，信息技术的应用要求有完善的基础设备设施建设，但档案馆缺乏先进设备设施的情况并不罕见，一些欠发达地区甚至连计算机都没有配备，还在采用人工检索、查找的传统工作模式。落后的的基础设备设施必将影响档案馆社会服务功能的发挥。

4.档案馆开放程度和服务能力有待提高

档案馆获取社会公众认可的最佳途径是提高自身开放程度和服务能力。从实际情况来看，级别较高的档案馆如国家级和省级档案馆，其开放程度是最高的，服务能力也最强。相较而言，地方基层档案馆的开放程度和服务能力较低，需要提高。导致的原因较为复杂，其中馆藏少、内容单一、信息不全面、可提供服务内容少以及可供查找、使用的档案资料少是重要原因。此外，档案馆过于注重档案的收藏，忽视了档案借阅、复制等利用功能以及缺少信息化的基础设备设施，导致出现公众查找、使用档案资料难度增加等问题，也应受到档案管理者的重视，并加以解决。

5.档案馆缺乏主动服务和人性化服务意识

信息技术的应用，提高了人们的服务体验质量和认知水平，对档案馆的服务也提出了新的要求。伴随社会的发展和进步，对档案的查找和利用的人越来越多，我国很多档案馆在管理理念和服务种类上有了不同的创新和进步，让受众享受到更加快捷、便利的服务。但一些档案馆在工作中仍存在“等、靠”等传统工作理念，被动地为用户服务，缺乏提供网上预约等便民措施。在人性化服务上，突出表现在陈旧狭小的档案馆阅览室，让查找、翻阅档案资料的用户感觉缺乏人文关怀。

四、档案馆社会服务功能存在问题的原因

档案馆出现上述问题的根本原因，主要由档案馆自身原因和社会原因而造成。

1.档案馆自身原因

就当前实际情况来看，档案馆自身因素是目前社会服务功能欠缺的主要因素，也是档案馆工作人员需要解决的主要问题。

（1）档案馆管理机制因素

目前，档案馆由当地档案局直接管理，属行政事业单位，受国家政策影响，在服务和管理上难有自主权利。档案馆的行政色彩影响了管理和服务的创新，在工作中自主工作较少，属于被动工作模式。作为行政单位的一员，缺乏与社会工作的有效沟通模式，无法获取广大用户的真实需求，影响档案馆对自身问题和缺陷的改正和弥补。这样的管理机制，必将导致无法获取社会公众的认同，从而影响社会服务功能的发挥。

（2）档案馆的馆藏资源单一、对公众无吸引力

档案馆管理机制浓烈的行政色彩，导致档案馆收集档案资料时以党政机关档案为主，忽视了社会公众所需的档案资料收集，形成馆藏资料的内容、形式、载体单一。而一些地方档案馆对档案资料的“只进不出”的工作方式，造成了广大受众对档案馆的疏离，更谈不上有何吸引力。

（3）档案馆基础设备设施陈旧、人才匮乏

一些地方档案馆陈旧的基础设备设施，缺乏文化气息的环境，对广大公众来说，服务体验感不佳。再加上档案馆所处的社会地位和重要作用未受到重视，档案馆管理工作中严重缺乏复合型高素质人才，影响了档案馆社会功能的发挥。

2.社会原因

档案馆受社会因素影响，主要体现在对档案馆资金投入不足和较低的社会认知度上。在新时代背景下，档案馆社会服务功能的提升，需要相应的软硬件基础设施建设，而资金投入的欠缺，影响了档案馆创新服务的落实。一些经济欠发达地区的档案馆甚至连基础的馆房改造、翻新以及设备维护都资金匮乏。档案经济价值和利用价值回报周期长，成为难以吸引社会资金关注的主要原因。资金投入不足，制约了档案馆社会服务功能的发挥。

五、新时代优化档案馆社会服务功能的对策

1.加强档案馆软硬件基础设备设施建设

（1）改善档案馆的硬件条件

关键是对档案馆自身整体建筑水平和馆内环境的提高和改善，让档案馆具有浓郁的文化气息和人文环境。作为收集、保管国家、地方历史、经济、政治、文化以及科技等领域档案资料的地方，档案馆建筑本身应和地方文化、经济特色相符，在外观建筑上让人有耳目一新的视觉效果，可以有效提升档案馆在社会的认知度。改善档案馆内部环境，尤其是阅览室和广大受众有着切身体会的地方，要在干净整洁的环境基础上，突出文化氛围，加强人文关怀。

（2）加强档案馆的软件建设

具体来说，就是要加强档案馆管理制度和人才培养两方面的建设。

首先，进入新时代，社会和公众对档案资料的需求有了更新的要求，档案馆原有的传统管理制度已无法适应和满足现代社会的要求，因此，档案馆要积极改变管理思路，转变管理理念，针对社会公众对档案馆服务功能、硬件建设水平的真实评价，对档案馆实行综合考评。收集社会对档案馆设施人性化程度、档案馆整体运行状况等方面的意见和建议，以此通过改进档案馆的评价体系，促进其管理方式的转变，提高档案馆的社会服务能力，创建真正的服务型档案馆。

其次，加强档案馆复合型高素质人才培养是促进档案馆发展的重要助力。信息化时代的来临，档案馆工作形式的变化需要一支高素质的人才队伍。对外，档案馆要通过硬件设备设施的建设，提高社会认可度，由此吸引社会人才的加入；对内，档案馆要从内部选拔人才展开培养。

最后，要通过合理的奖罚管理制度，留住人才，发挥人才自身创造性和主观能动性，为档案馆在新时代的发展出谋划策，贡献自己的力量。

2.转变管理模式是提高档案馆服务能力的重要手段

传统档案馆的管理模式已经无法满足新时代的需求，转变管理模式成为当前档案馆工作的重点。转变管理模式的前提，是要改变传统档案局和档案馆二合一的管理体制，将档案局与档案馆分开行使各自的职能。档案局负责行使统筹规划、组织协调以及统一制度和监督的行政职能。

3.档案馆要提高开放程度，转变社会服务理念

档案馆要树立开放的思维，按《档案法》和《档案法实施办法》的规定，定期向社会公众开放，做到该开尽开，绝不找各种借口拖延、变更开放时间和开放馆藏的项目内容，让社会公众充分享受档案开放的便利。在为社会公众服务的过程中，档案馆还要树立主动服务意识，工作人员要以饱满的热情接待社会公众的到访，解决和满足公众的需求。档案馆要定期考核工作人员的服务水平，通过建立合理的奖罚制度，激发工作人员的服务热情和工作积极性。

4.创新档案馆服务方式，提升社会服务质量

档案馆若想加强社会公众的认可度，仅靠先进的硬件设施和整洁宽敞的阅览环境远远不够，还应具备自身的特色和良好的服务态度，让来访用户留下深刻的印象。结合自身实际情况，打造具有特色的服务功能，提升档案馆社会功能质量。

（1）档案馆要加大宣传力度，向社会公布联系电话和服务网站，积极开展用户预约服务

档案馆要通过各种方式对社会服务功能开展宣传，打破社会公众对档案馆原有的错误认知，对档案馆能干什么有直接的认识。对于有档案查询需求的用户，要公布服务窗口的联系方式及开放时间，以方便用户提前预约，让用户真正体会到方便、快捷的服务。

（2）档案馆要积极开展档案编研活动，并向社会传播档案编研的成果

作为国家的文化事业单位，宣传历史文化是档案馆的责任所在。档案馆要结合自身馆藏内容和数量，有针对性地对具有历史价值和纪念意义的档案资料实行编研，并通过网络、电视、广播、期刊以及报纸等形式，向社会公众展开宣传，加强自身文化宣传的职能。

（3）档案馆要建立自己的门户网站，利用网络技术加强与公众沟通互动

当今的时代是信息化、数字化时代，是多媒体、网络技术普遍应用的时代。档案馆要适应时代发展，建立自己的门户网站，充分运用网络实现自我宣传，提升在社会公众中的认可度。档案馆要组建专门的网站维护、宣传部门，通过，某博、某信公众号等多种媒体形式宣传档案馆的社会服务功能。档案馆尤其要在网站上专门设置用户反馈功能，及时获取用户对档案馆服务的意见和建议，并通过用户留言等功能及时回应客户问题，以此来加强与公众的沟通互动。

六、结束语

进入社会主义新时代，档案馆作为我国文化事业重要组成部分，档案事业的主要载体要主动走进社会，面向市场需求，积极服务大众。还要充分认识到档案馆的历史作用和现实价值，更好地为社会发展提供决策支持和服务，提升档案馆社会服务功能，创建高水平、高质量的档案馆，是推进新时期档案工作快速、稳定开展的必由之路。

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作者单位：邹平市档案馆作者简介：高伟（1981—），女，汉族，山东邹平人，本科，馆员，研究方向：档案管理。