汽车4S店内部控制存在的问题与对策研究

［摘 要］汽车4S店是汽车行业供应链中的销售方，以整车销售及其售后服务为主营业务。宏观经济变动影响了汽车4S店的整车销售业绩，其售后服务利润也呈现下滑趋势。与此同时，其运营管理风险也在逐渐加大。为实现对运营管理风险的有效防范与控制，越来越多的汽车4S店对内部控制进行了相应的探索与实践。然而，其实践效果远不如预期，仍存在诸多问题。本文首先阐述汽车4S店内部控制的意义，其次从内部控制五要素入手讨论了其在实践中存在的问题，最后针对问题提出了持续完善控制环境、加强风险评估与应对、提高控制活动成效、畅通信息沟通渠道、健全内部监督机制等策略，希望能够指导汽车4S店运用内部控制解决运营管理难题。

［关键词］汽车4S店；内部控制；风险评估；内部监督

［中图分类号］F27 文献标志码：A

在新时代背景下，随着新能源产业的发展，汽车行业面临着转型升级的机遇与挑战。一方面，一系列政策的出台与实施为汽车行业转型升级提供了有力支持，关键核心技术的突破推动国产替代化速度加快。另一方面，各要素成本大幅上涨，终端需求市场饱和，对新车销售造成了巨大冲击。如何通过加强内部控制来实现长期的稳定发展，是汽车4S店的“当务之急”。

1 汽车4S店内部控制意义

资产是汽车4S店运营管理与发展的重要物质基础，保障资产安全是内部控制的目标之一，汽车4S店需要通过资产管理责任的落实、资产风险的合理控制、管理问题的及时处理等策略，使资产安全得到有力保障。

汽车4S店运营管理中，各业务部门或多或少会出现违规操作问题，而汽车4S店实行内部控制的过程，就是规范管理的过程。企业应以《企业内部控制基本规范》及其配套指引为依据，创造良好的控制环境，动态监督各项业务操作，并要求关键岗位人员严格落实自身职责，进而加强规范管理［1］。

2 汽车4S店内部控制存在的问题

2.1 控制环境有待完善

在内部控制体系中，控制环境占据核心地位，可以说没有完善的控制环境，汽车4S店就无法有效开展内部控制工作。但从当前汽车4S店内部控制实践来看，不少4S店控制环境还有待进一步完善。在思想环境方面，管理者大多缺少对内部控制的深刻认知，未能认识到内部控制在4S店稳定、健康发展中的价值及作用，而是将运营管理重心放在销售上［2］。也有的管理人员将内部控制等同于财务管理，导致4S店内部尚未形成全员参与的内部控制氛围，只是由财务部开展内部控制工作。在组织环境方面，缺少基于业财融合的管理组织，现行组织运作效率低下。在制度环境方面，尽管汽车4S店在长期的发展过程中已经建立了一套特有的管理制度，但已有制度针对的往往是整车销售及售后服务，并未覆盖到4S店运营管理的方方面面。

2.2 风险评估与应对不足

内部控制的本质在于识别管理中的风险隐患，剖析其原因，将其降低到可承受范围。所以，风险评估与应对必不可少。目前，风险评估与应对不足的问题在汽车4S店中仍然及较为普遍。一是4S店管理者及职工风险意识薄弱，未能及时发现并处理4S店经营管理与发展中产生的风险隐患［3］。二是缺少专业的风控人员，对风险的评估与应对依赖管理者的主观经验及判断。三是风险应对滞后，没有采取合理的措施来应对已识别的风险。

2.3 控制活动成效不佳

汽车4S店中的控制活动成效不佳，主要表现在整车销售及售后服务方面。例如，某汽车4S店主要经营某品牌车辆，该4S店的销售顾问填写销售合同时总有漏填、错填的情况，如车辆信息填写不完整、付款金额填写不对、交款签字有空缺等，这就增加了财务舞弊的可能性。当出现合同变更时，销售顾问直接涂改原有合同，而4S店所属企业也没有进行错误合同的修正，易产生合同履约风险。就事故理赔车辆应收款管理而言，存在“与保险公司签订有直赔协议车辆赔付款项未到账，车辆已放行”“维修保证金不够实际维修款，车辆已放行”等情况，增加了坏账、呆账的发生概率。

2.4 信息沟通不到位

在汽车4S店内部控制中，信息沟通重要且必要。但现实情况是，不少汽车4S店信息沟通并不到位。在同级沟通方面，财务部门与业务部门各自独立，财务部门未能及时向业务部门提供市场推广预算及经营测算，业务部门也难以向财务部门提供准确的财务数据，极大阻碍了内部控制进程［4］。在上下级沟通方面，除日常会议与工作报告外，处于4S店组织结构下级的人员不会主动向上级反馈当前工作中的问题，而上级所制定的目标、制度等信息也难以及时传递给下级。在对外沟通方面，没有及时与供应商、客户等取得联系，导致机会成本、交易成本增加。

2.5 内部监督有所欠缺

汽车4S店内部控制的有效执行离不开内部监督，内部监督欠缺易导致4S店经营管理中的风险隐患无法被及时发现和处理，严重时还会给4S店造成重大经济损失。例如，某4S店销售顾问邹某某私下联系有购车意向的客户，以代交购置税、购买保险为由让客户直接向其转账，在客户转账后，该人员以车辆合格证未到、车辆有瑕疵、企业系统升级等理由搪塞、推脱，延迟交车，直至收到下一客户所转的账款，最终挪用客户的部分购车款。这一事件中，涉事4S店缺少对资金支付、账户管理等方面的有力监督，如果监督到位，就会在涉事人员第一次要求客户向其个人转账时就发现这一问题。

3 汽车4S店内部控制存在问题的应对策略

3.1 持续完善控制环境

思想环境建设重点在于树立、巩固全员的内部控制意识，形成全员参与的管理氛围。4S店管理者要明确内部控制的内涵及其体系的构成要素，认识到内部控制在4S店稳定健康发展中的价值及作用，主动学习相关理论方法与实践经验，从问题出发，扎实推进4S店内部控制体系的建立健全。同时，利用新媒体工具、内部系统平台等渠道对内部控制相关政策制度进行宣传，提高全员的思想认知水平，使各层级、各岗位人员了解自身在内部控制中的责任与义务，鼓励其参与内部控制实践。

制度环境建设应考虑4S店当前及未来的发展需要，着重强化制度的约束力。一般而言，内部控制制度框架由人员控制、组织控制、财务控制、实物控制等构成，包括但不限于岗位责任制度、人力资源管理制度、预算控制制度、内部审计制度、内部会计控制制度、采购制度等制度内容。随着内外环境的变化，现有制度难以满足4S店的发展需要，4S店有必要结合最新政策文件要求来对制度内容进行更新。例如，国家税务总局发布的《关于修改〈中华人民共和国发票管理办法实施细则〉的决定》对《中华人民共和国发票管理办法实施细则》作出了修改，增加了发票数据安全管理的相关规定，并细化了发票违法行为的认定情形，4S店可以此为依据来更新内部会计制度中的发票管理内容，提升其适用性。

组织环境建设遵循内部控制权责性原则，注重不相容岗位职务相分离，避免一人身兼多职。对于重要岗位实行轮岗，可跨地区、跨门店轮换重要岗位负责人，以便有效监督相关人员行为，防止人为因素对4S店的经营管理与发展产生影响。在财务管理转型的背景下，业财融合是其转型的重要途径之一，4S店有必要在原有组织架构的基础上建立业财融合管理组织，以提高组织的运作效率。

3.2 加强风险评估与应对

风险评估与应对具有专业性特点，根据《企业内部控制基本规范》，4S店应建立专门的风险评估团队，负责对4S店内外风险进行识别、评估、预警与控制，并推动风险管理机制的形成。

在风险识别与评估过程中，除了关注外部环境中的宏观经济形势、市场需求、行业政策、消费者行为、技术进步等风险因素外，也要注重对内部管理风险进行有效识别与评估。当客户需要进行贷款购车时，4S店为客户办理相应的贷款服务，如果客户不能按约定时间还款，4S店可能遭遇一定的经济损失。所以，4S店应注重识别和评估贷款风险。除此之外，整车销售回款是4S店的重要资金来源，在库存积压严重的情况下，4S店流动资金会被库存占用，可能出现资金周转困难的情况，因此4S店应高度重视资金流动性风险。

4S店所处风险环境不断变化，4S店应建立风险数据库，并对数据内容进行不断更新，合理运用风险矩阵、风险清单等工具全面评估不同风险的可控性及其对4S店运营管理与发展可能带来的影响，划分风险等级。按照风险等级提前预警防范特大风险，重点管理重大风险。

为实现对风险的有效预警，4S店应设置风险预警指标。一方面，针对盈利能力、偿债能力、营运能力、发展能力等设置财务风险预警指标；另一方面，注重对非财务指标的管理。同时，将设置好的风险预警指标内置于风险管理系统，一旦所监测到的风险数据逼近指标临界值，则由系统自动发出风险预警信号，提醒相关人员进行处理。

不同风险的来源、成因、可控性、影响程度、危害范围等有明显差异，所适用的风险控制措施也迥然不同。4S店应根据风险的差异化特点采取有针对性的风险控制措施。比如，通过加强客户信用管理、实施客户回款进度追踪等控制贷款风险；通过制定灵活的购车政策及时清理库存，如降低首付额度、延长贷款期等，以减少资金流动性风险的发生。

3.3 提高控制活动成效

对于整车销售业务，应加强销售合同管理。由财务部门负责对销售合同的审核把关，若发现车辆价格、包牌项目、分期项目、精品项目、签字等合同信息不准确、不完整，直接对合同予以退回。同时，由审计部门定期审查合同签订与履行情况。如果出现重大合同变更，则督促销售部门重新进行合同签订、重新走审批流程。就价格而言，销售合同中体现的价格包括整车发票金额及维修保养收据金额时，则不将维修保养视为销售内容，倘若其价格仅为整车发票金额，则将赠送的维修保养卡券在客户后续消费中作维修折扣处理。在账款支付方面，对账款结算、开票方式及流程加以规范，禁止销售人员要求客户向其私人账户转账。针对不同客户实施差异化的信用政策，并建立相应的信用档案，以便观察了解客户的贷款资信变动情况。在贷款购车客户账款没有及时到位的情况下，不应直接完成车辆交付手续。

对于售后服务业务，应优化维修结算控制。比如，在客户车辆维修过程中，客户提前垫付了维修费用，并要求4S店开具维修发票，而此时店内系统中并未生成维修工单，4S店无法确认实际所产生的维修费用。在这样的情况下，如果4S店按照客户要求开具了维修发票，按照相关规定4S店就要承担相应的纳税义务，并申报销项税金。为避免税务风险，同时做好对维修费用的有效控制，4S店在结算维修费用时，要把握款项收取及发票开具的先后顺序，尽可能避免提前开票与跨月结算。再如，对于一年以上的维修预收账款，要分析其具体情况，定期核查相应的会计科目，满足收入确认条件的，则转营业收入并计增值税。

3.4 畅通信息沟通渠道

信息化发展让信息的共享互通成为可能，4S店有必要顺应信息化发展趋势搭建一体化管理系统，以打破内外沟通中的“部门边界”与“信息孤岛”。在系统建设过程中，通过统一数据标准与口径、统一会计核算规则等对客户管理、维修服务管理、财务管理、库存管理、供应商管理等系统模块进行集成，在促进各部门沟通的同时，加强4S店与供应商、客户等供应链主体间的联系。

4S店也可搭建专门的内部沟通平台，上级管理者运用该平台发布4S店运营管理与发展相关信息，如阶段性战略计划、已更新的制度、销售及售后服务策略、绩效考核与评价结果等，让下级职工了解4S店的发展现状，下级职工在该平台中提出关于4S店管理改进的意见或建议，并反馈工作中的问题，以便上级管理者优化管理决策。

3.5 健全内部监督机制

内部监督是汽车4S店全体员工的共同责任，4S店可集成业务、财务、审计等监督力量来打造内部控制三道防线，以推进常态化监督。根据COSO三道防线理论，销售部、采购部、技术部等各业务部门作为第一道防线承担着一定的内部监督职责，在业务运作中控制风险；财务等职能部门作为第二道防线主要负责对业务运作中的风险进行持续监控，并为业务部门提供必要的服务；独立审计部门作为第三道防线主要弥补第一、第二道防线的管理漏洞。

在具体监督实践中，对内部控制关键风险点与风险多发的管理领域进行重点监督。比如，在整车销售中，销售顾问为业务发生人，展厅经理为主要责任人，财务部门、销售部门为监督主体，将销售顾问向客户收取整车销售及配套保险业务等结算账款作为主要监控点，动态监督账款支付流程，确保账款汇入企业账户。

4 结语

汽车4S店内部控制有利于其保障资产安全、加强规范管理。面对当前内部控制中存在的控制环境有待完善、风险评估与应对不足、控制活动成效不佳、信息沟通不到位、内部监督有所欠缺等问题，汽车4S店应从自身实际出发，持续完善思想、制度、组织等方面的控制环境建设，强调对内外风险的全面识别与评估，做好风险预警与控制工作，并围绕整车销售及售后服务业务提高控制活动成效，加强合同管理、客户信用管理、账款管理，同时顺应信息化发展趋势，通过搭建一体化管理系统与内部沟通平台来畅通信息沟通渠道，筑牢内部控制三道防线，重点监督内部控制关键风险点与风险多发的管理领域，从而有效解决内部控制存在问题，为自身稳定健康发展创造良好的条件。

参考文献

［1］孔一凌. 汽车4S店企业内部控制管理重点探析［J］. 中国集体经济，2023（32）：54-57.

［2］曹华. 汽车4S店内部控制缺陷及改善措施探讨［J］. 时代汽车，2023（21）：160-162.

［3］肖玉香. 汽车4S店内部控制存在的问题及对策分析［J］. 投资与创业，2023，34（17）：142-144.

［4］徐锦科. 汽车4S店内部控制探讨［J］. 质量与市场，2023（10）：61-63.