干部人事档案管理，人防不如技防

自干部人事档案出现以来，“凭证”功能一直是其最主要的功能。无论是作为选拔人才的重要依据，还是作为普通干部退休的重要参考，干部人事档案都至关重要。因此，保护干部人事档案的凭证属性不受破坏，成为干部人事档案管理工作的核心内容。一直以来，部分高校对干部人事档案的安全防护完全依靠“人防”，如对火情的防范仅依靠工作人员的每日巡察，对库房的外部入侵（如人、鼠等）依靠事后的调阅监控。实践中发现，人防方式在环境调控上不灵活，在消防措施上有漏洞，在防范外部入侵上很被动。而随着每个高校管档数量的不断增加，人防方式已越来越不适应数字社会的发展。在大数据、人工智能等技术迅猛发展的背景下，干部人事档案管理迫切需要技术手段的介入，以迅速提升管档效率和服务水平。

数字化转型的制约因素

●信息化建设可持续性投入

建设之初的大投入，多数高校容易做到，难的是之后持续稳定的投入。在调研中了解到，部分高校举全校之力进行信息化建设，建设初期进展很快，然而随着数字技术的发展，后期的软硬件更新换代以及维护成本高，导致信息化建设的持续性不强，造成资源的严重浪费。

●管理人员信息素养与主观能动性

在对已完成信息化建设的部分高校管理人员的访谈中，我们发现管理人员对档案数字化建设的前景普遍看好，在主观愿望上对新技术的应用持积极态度，但在实际工作中对新设备、新系统的使用频率并不高，表现出较为消极的态度。经综合分析，当前部分高校档案管理人员普遍年龄较大，信息素养较差，在智能系统的使用上有畏难情绪。同时，管理人员“守档人”思想严重，缺乏使用智能系统解放自己、开发自己潜能、拓宽服务范围的主观能动性。

A大学干部人事档案管理数字化转型探索

●领导层统一认识，提前部署，统筹推进

2019年7月，A大学专门调配计算机专业技术人员进入党委组织部管理人事档案，为未来干部人事档案的数字化转型提前储备人才。按照中组部和省委要求，A大学党委组织部在认真学习贯彻上级要求的基础上，加快了干部人事档案数字化转型的步伐，主要从制度建设、平台建设和队伍建设这三大方面进行了统筹谋划。

●赋予管理人员双重身份，对角色重新进行定位

首先，赋予档案管理人员专业技术人员身份，从而使其具备了双重身份。专业技术人员身份的获得，使得档案管理人员加入了技术研究人员的行列，看到了钻研技术、研究技术与档案工作的深度融合所带来的美好愿景，突破了“守档人”这一传统角色定位，发现了自身职业发展的新道路，激发了工作积极性和研究的主观能动性。

其次，学校在对管理人员的角色定位上，不再局限于“守档人”角色，而是提出了“知识服务者”这一新的角色。学校要求管理人员深入开发档案信息资源，为干部精准画像，为学校人才选拔与发展提供全方位的专业知识。这从根本上提升了管理人员的社会地位，也为干部人事档案的数字化建设工作提供了强大的人才队伍保障。

●遵循国产化要求，以安全为目标，搭建智能档案系统

1.建设要求

（1）要基于安全可靠应用完成国产化建设工作；（2）应达到电子内网涉密信息系统相关要求，符合行业相关规范；（3）要严格执行统一标准，规范合理设计；（4）项目设计要具有前瞻性和可扩展性。广泛采用当前先进的技术，既要充分考虑各项功能的实用性，也要引入先进的设计理念；（5）应通过良好的设计、先进的技术体系，保证系统和数据的安全、可靠及稳定；（6）应以保护项目所在建筑（市级不可移动文物）为前提，尽量减少对墙体的破坏。

2.系统搭建

A大学干部人事档案数字化解决方案，融合自动化控制、软件应用、人工智能等技术，统一整合数据，实现档案电子信息、实体档案、环境管控、数字孪生一体化，最大限度发挥智能系统的整体效用，增强干部人事档案管理能力，提高干部人事档案管理效率。

（1）干部信息管理系统。干部信息管理系统是干部信息日常管理基础业务系统，实现干部信息建库及日常查询、统计、信息输出等功能，包括单位管理、人员管理、信息查询、统计分析、表格管理、统计年报管理及系统管理7个功能。

（2）移动分析系统。移动版的干部信息查询分析系统，基于平板APP，可实现随时随地、快速准确地查阅干部详细信息。

（3）干部档案信息采集工作平台。通过多种类型扫描仪实现纸质档案向数字档案的转换与入库，包括收集、整理、挂接、审核等日常工作的数字化管理。

（4）干部档案信息管理平台。实现日常业务管理的数字化，包括档案查借阅申请审批、案卷及目录查询与管理、档案转递、档案审核、材料转递、综合查询、组织架构管理、档案回溯、档案统计分析、用户权限控制及档案监督管理等功能。

（5）智能档案柜管理系统。实现实体档案的自动存取、统计分析、自动盘点及系统管理。

（6）档案库房环境管控系统。按照国家档案局标准建立档案库房环境管控系统，对档案室环境做到精准控制，实现信息化管理。通过智能环境主机和智能水车，实现对温湿度和空气质量数据的实时监测与调整；通过24小时实时监控的多功能库房防护监控主机，实现对消防警情、漏水、有害生物、外部入侵等情况的及时发现、警告发出与报警提示，全方位立体保护库房资料的安全。

3.数字化转型突破

项目遵循国产化相关技术标准，立足干部工作业务引领，夯实档案系统管理，对干部信息管理及档案工作实现了平台化管理与监督管控，形成了基于线上业务的组织工作协同机制，实现了干部人事档案工作智能一体化集成式管理、档案库房无人化智能管控和智能盘库。

（1）解放管理人员，实现库房智能环境管控与智能盘库。

智能系统依靠轨道机器人、机械手、定位装备及各种传感器，实现档案存取的全自动运行；通过各类环境传感器、工控计算机、空调及消毒净化一体机实现库房环境的恒温恒湿，保持正常的空气质量环境；通过探测器、报警器及七氟丙烷灭火装置实现对火情的即时监测与自动处理。支持24小时任意时间段自动盘点档案，保证盘点的准确性及可靠性。盘库时各机械手同步盘点，每机械手盘库平均速度为0.5秒/本，档案识别准确率≥99.999%，大大提升了档案盘点效率。

（2）权限分级管理，操作过程全程留痕，全面筑牢安全防线。

根据工作实际，设置管档人员、分管领导、其他领导、单位内部人员、外单位人员等角色，按照《干部人事档案数字化技术规范》建立三员分离机制，三员角色分别是系统管理员、安全保密管理员、安全审计员。通过权限管理控制三员权限、用户权限、查看电子档案材料权限等，为不同的用户账号设置不同的权限信息，实现三员分离、数据隔离和自动规避。此外，在实体档案管理方面，档案入库、出库到档案的盘库操作过程全部留痕，确保档案管理中各个环节信息都处于准确掌控之中，杜绝档案夹带等情况，能有效保证档案规范化管理及档案安全。

（3）开发二维码标签，提升识别精度，增加识别稳定性。

学校在实体档案识别方面没有使用传统RFID标签，而是创新性地使用了二维码标签。具体流程是首先根据教职工工号这一唯一信息，制作二维码标签粘贴到档案盒背脊，而后智能装备采用机器视觉识别技术识别该二维码，完成档案信息的识别及定位。相较传统的RFID标签，使用纸质二维码的优势在于，可通过算法优化持续提升识别精度，同时能降低标签成本，还避免了射频干扰问题。

数字社会转型为干部人事档案工作的发展提供了新的机遇，高校干部人事档案管理的数字化转型势在必行。数字社会背景下，高校干部人事档案工作应时刻牢记为选拔人才服务的本质，解构服务，用新的理念、新的技术和新的结果去充实服务。高校干部人事档案管理的数字化转型不会一蹴而就，而是一个漫长的过程，需要理念的转变与技术在干部人事档案管理工作中的落地生根。

作者单位 山东农业大学