大数据时代背景下档案精细化管理实践

陈宇娟

摘要：医疗质量精细化管理是公立医院高质量发展的必然要求，也是公立医院绩效考核背景下的必然举措。大数据时代，医疗机构结合公立医院高质量发展和三级公立医院绩效考核的要求对档案进行精细化管理，是保持医院核心竞争力的有力保障，也是当今医院发展建设的一个重要部分。本文探讨新形势下创新质量管理模式在医院档案精细化管理中的实践，为综合性公立医院档案精细化管理提供参考。

关键词：医院；大数据；档案；质量管理；精细化管理

档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片并辅以文字说明的历史记录，是显现历史印记的重要展现平台、形式。近年来，各级公立医院认真学习宣传贯彻习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神，积极创新档案智能化质量管理，不断推动档案管理工作提质增效。

一、大数据时代档案精细化管理的重要性

随着社会进步，大数据已成为重要的科技驱动力量。“大数据是指无法在一定时间内用传统数据库软件工具对其内容进行提取、管理和处理的数据集合。”[1]大数据背景下，全社会各方面的档案工作也沿着更规范化方向前进，但仍不同程度存在管理理念陈旧、管理手段简单、制度不够健全等问题。这些问题成为影响档案管理质量提升的瓶颈。在大数据时代，如何聚焦问题导向、运用智能化手段促进医院档案精细化管理、推动当前档案管理提质增效，已成为当今档案事业发展必须面对和解决的问题。

二、大數据环境下医院档案管理中存在的不足

医院是以医疗业务为中心的技术性事业单位，一直以来，医院普遍存在重医疗技术发展、重经济效益、重医疗质量而对医院档案管理比较忽略等现象，具体如下。

（一）缺乏完善的档案管理机制

“档案这项工作做好了，可以说是惠及亿万民众、利及千秋万代。”[2]新形势下档案管理工作的重要性已经凸显，但由于医院中医疗质量占据主导地位，因此仍然存在没有完善的档案管理体系来推动档案管理规范化管理的现象。因为缺乏健全的管理机制，在对档案工作人员进行管理时主体责任不明确，遇到问题时经常出现相互推诿的情况。同时，对各部门的档案收集管理缺乏统一的管理制度，不能进行有效规范，不能针对各科的实际情况进行有效评估，导致档案工作人员岗位职责只有宏观层面的内容，微观方面欠缺，在档案精细化管理方面呈现不细化、不全面的现象。部分科室由于缺乏专门的档案人员设置，不能自觉参与内部管理，内控意识不强，难以实现有效的制衡与监督。

（二）缺乏先进的档案管理理念

随着大数据时代信息的爆炸性增长，传统的档案管理方法难以实现最优化的效能，进而影响档案精细化分析与引导的科学性。因此，档案工作者应当创新工作方法，“力求紧跟大数据时代档案文化建设的新形势、新要求。”[3]由于医院中专业、高学历的档案管理人员普遍较少，大部分档案管理员缺乏理论基础指导，档案建设的 “外围理论”基础较为薄弱，尚未形成具有支撑功能的信息化档案知识理论构架，在日常档案管理工作中他们往往更倾向于通过实际经验来积累管理智慧，而非深入研究和创新管理理论。这使他们档案 “核心理论”呈现碎片化的特征且缺乏档案系统理论建构，无法及时把握人工智能、物联网等技术在档案管理中的传播趋势，无法将先进的管理理念渗透到各个档案具体业务内容中去，导致档案管理产生明显的局限性。而先进的档案管理理念是实现档案管理提质增效的前提和基础，医院必须要创新档案管理理念，对档案管理模式进行良好的改造，才能推动档案管理更好地适应时代的发展。

（三）高素质的档案人员缺乏，导致算法精细化与真实管理出现偏差

在实际应用中，大数据与人工智能背景下的档案精细化管理仍然存在盲区。由于传统观念的束缚，导致很多医院忽视档案工作人员素质能力在医院档案管理建设和发展中的重要性。社会的不断发展对档案管理岗位人员的要求也越来越高，要求借助大数据挖掘技术和人工智能语义、音视频等技术，拓宽档案精细化管理渠道并丰富档案收集的来源。然而，目前很多医院的行政管理人员数量相对不足，很多时候通过兼职在一定周期内使用，缺乏系统的人员培训及人员经验能力的持续累积，业务能力不高、信息化管理水平相对低下等现象严重阻碍了档案精细化管理的发展。

（四）缺乏智能化的管理模式

档案管理质量是衡量档案管理水平、档案工作人员核心能力、档案服务工作效果的重要内容。档案精细化管理强调要建立完善的档案质量控制和持续改进机制，不断提高档案管理质量。在大数据时代，基于微信公众号、微博等产生的档案信息，需要安全有效的智能管理模式实现对数据信息进行挖掘、研判，深入分析数据之间的相关性，能够实现对档案信息的系统性收集。为解决大数据形势下档案精细化管理所面临的挑战，必须要更好地将档案管理实践引向深入，需要档案精细化管理模式的引导。然而，目前档案精细化管理模式众多，且尚无统一模式，如何构建一个适宜的档案管理模式，既能从理论高度有效指导档案管理工作人员，又能更系统性、条理性地开展档案管理工作，成为新的探索焦点。同时，档案信息化水平存在安全隐患。比如，有可能存在档案信息管理系统受到病毒攻击、泄密等隐患。

（五）对档案管理缺乏有效的智能化监督

随着档案事业的发展，档案管理在内部监督方面还需要进一步加强和完善。内部监督的全面性和监督力度存在不足，主要问题为自我监督持续性不强、自我监督不到位等问题。由于内部控制不完善，监督管理检查意识落后，医院往往在档案设备、设施上投入大量精力，却在执行过程中对政策落实不到位、执行力不足，致使档案管理内部隐患无法得到解决，不能切中要害，极大影响了档案管理事业的建设发展。

三、实现档案工作精细化管理的具体措施

（一）健全档案信息化管理质控体系

档案管理质量控制执行的效果主要取决于自身管理意识和管理水平的提高，在档案精细化管理体系构建中要充分宣传贯彻、全员参与，保障档案管理质量控制体系发挥最大效能。应坚持与时俱进的原则，不断提高档案管理的信息化水平，使其能够更好地适应时代发展，为医院发展提供可靠的信息服务。可定期组织召开档案管理专题办公会，对标对表上级档案管理部门对档案工作的要求，加强档案整改提升，让现代化档案管理理念注入医院档案管理体系，为档案精细化管理提供良好的环境。在强化档案管理质量控制意识的同时，要加强对档案精细化管理建设体系的宣贯工作，让每位员工认识到建立档案管理质量控制制度不仅是对其工作的要求，也是提升医院现代化管理的重要手段。同时，宣传部门应积极加大档案管理的宣传力度，加强对相关人员档案专业知识的培训，做好收集、整理的工作，使全院各层次工作人员充分意识到档案在医院发展建设中的重要作用，促进档案精细化管理的成功推进。

（二）完善规章制度建设

完善档案各项制度建设是治本之策、长远之举，也是推进档案精细化管理工作建设常态化、长效化的根本保障。因此，纵深推进档案精细化管理，必须把档案建章立制作为重点。要对已有的规章制度进行全面梳理，建立并完善档案信息化管理制度体系，如细化 《大数据时代档案信息化工作制度》 《档案 “AI+工作人员”岗位责任制》 《电子文件材料归档制度》 《档案智能化库房管理制度》 《档案保密制度》 《信息化档案借阅制度》 《档案销毁制度》等制度，坚持 “智能”“完善”与 “规范”相结合，充分运用人工智能的优势和学习算法进行倾向性分析，积极探索实践，建立健全行得通、做得实、科学完备且操作性强的制度机制。要坚持问题导向，认真梳理在档案管理过程中暴露出的突出问题和工作中的短板漏洞，进一步细化管控措施，补齐短板，夯实各项规章制度。以良好的机制驱动，形成靠制度激励约束，以制度建设激活档案管理干部队伍的精气神，确保档案精细化管理常态长效。

（三）加强档案综合型人才队伍和设施的建设

医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，通过强基固本，强化人才能力建设，注重内部培训，不断提高档案工作人员在档案精细化管理中的知识和理念。一是优化提高档案管理人才效能。一方面，通过业务驱动支撑档案管理人才发展，确定精细化管理人才队伍建设目标，实现档案管理人才发展与医院发展的结构性协同及时序性协同；另一方面，引进优秀的档案信息化管理人才，为构建良性互动的档案业务布局提供坚实的人才和智力支撑。二是引进档案管理高级人才，满足档案精细化管理更为深入的管理需求，促进医院档案管理更加科学有效。三是加大内外部培训力度。将培训资源适度向档案管理的重要岗位倾斜，同时做到档案管理岗位的全覆盖，提升各部门档案管理专业的知识水平与技能水平，促进医院档案管理工作的高效运行。四是加强对档案信息化基础设施及设备的投入，配备必要的信息化数据采集设备，并对档案管理系统和软件进行及时更新。

（四）成立档案管理精细化质控工作小组

医院通过院科两级层级管理，积极推进全院相关的档案管理制度体系建设，进而达到专业、科学、高效、细致且个体化的精细化管理目的。全院设置档案管理质量管理监督小组，并进一步明确工作职责，统筹全院档案精细化管理工作；整合全院力量将档案管理质量责任落实到各科室，每个科室指定一名档案管理质控组长，在科室层面成立科室档案精细化质控工作小组。每个科室档案精细化质控工作小组负责把控科室内部档案质量管理工作，推动科室档案质控水平提升。进一步细化规章制度，建立档案管理质控小组成员的工作职责，定期在院内举办档案业务分层培训，进一步提升管理人员专业技术能力。严格按照制度执行，通过一系列相关制度的出台、培训的实施等措施，促使档案的精细化管理工作得到规范有序地推行，从而助推档案的精细化管理。在此基础上，医院设立可行性档案管理智能化考核指标，开展档案质量管理规范自查自纠。每年年末进行检查评比，对各项考核数据指标进行整理，实现对数据信息的有效统计和分析，确保精细化质控管理成果常态长效。

（五）优化技术升级，创新档案质量控制监督信息化模式

医院要扎实开展档案管理质量控制工作，将数据库等信息化技术应用到档案质量控制管理中，及时实现档案质量控制管理數字化，为医院档案精细化管理提供坚实的基础。充分发挥质量控制信息化作为档案管理 “保险锁”的功能，创新档案精细化管理质量控制模式。一是强化激励与考核机制。建立档案精细化管理责任制，进一步增强全体档案管理工作者意识，压实责任，强化对医院各项档案的管理。同时，配套相关的激励与考核机制，对一些复杂程度较大、处理难度较高的档案管理工作可纳入专项的激励，提高全院档案管理团队的工作积极性与主动性，提高档案精细化管理成效，实现医疗机构档案管理的提质增效。二是通过多元主体进行智能识别，进一步优化档案利用服务流程来提升档案管理。医院业务部门与档案部门加强协作，确保年度收发文件、记录、纪要、合同签订等文件建档完整、准确、真实，做到规范细致。三是充分运用信息背后的隐性关联，促进信息资源的传递及共享，使档案质量控制数据在医院发展中的价值有效体现出来。依托档案利用服务过程中的满意度测评信息化平台开展监督，抓取相关信息数据档案，对其进行 “精准画像”，既可以发挥各部门档案管理工作人员的主观能动性，又可以调动全院各科室广泛参与的积极性，更好推动档案精细化管理的贯彻落实。

四、结束语

近年来，各级公立医院现代医院管理正在加快推进，大力开展绩效考核、狠抓精细化管理，并明确了高质量发展的方向和内涵。随着现代社会科技迅速发展，用人工智能技术建设成熟的质量管理模式有利于提升医院档案精细化管理的水平。作为强有力的信息化手段，大数据技术为档案精细化管理工作提供全新的技术手段和治理方式，增强档案精细化管理的效能。利用智能质量控制促进档案精细化管理，实现向档案利用人群进行更加精准化的服务推送，提供及时的信息和数据服务，既可以对常见的、多发的档案管理问题进行前瞻式管理，也可以对已经发生的档案管理问题进行反思、复盘、整改，提升档案精细化管理的质量，实现后馈式档案管理。引导医院进一步档案精细化管理，持续推动档案管理质量的进步。

参考文献：

[1] 田世明，栾文鹏，张东霞，等.能源互联网技术形态与关键技术[J].中国电机工程学报，2015（14）：348-349.

[2] 丁薛祥.在中央档案馆国家档案局调研时的讲话[J].中国档案，2018（5）：16-18.

[3] 薛梅.名城历史传承中的档案文化建设[J].档案与建设， 2016（10）：72-74.