基于RFID技术的档案管理的应用与探索

摘要：随着我国科学技术的不断发展，智能化、数字化技术逐渐被广泛应用于各领域，从而显著提高工作效率。档案管理是高校、公司、企业实现系统化信息管理的重要方式之一，可以将大量信息按照一定的分类标准进行分区域管理。近年来，社会信息激增，相关档案管理部门向智能化管理模式转型成为必然趋势，其中，射频识别（radio frequency identification，RFID）技术广泛应用于档案管理领域，与传统档案管理方式相比，其具有更大的应用优势与更加广阔的应用前景。基于此，本文对现代档案管理过程中RIFD技术的应用进行了深入探究，简要介绍了RIFD技术的内涵，设计了基于RFID技术的智能化档案管理系统，并对系统的可行性进行使用效果测试，旨在提高学校的档案管理信息化水平。

关键词：RFID技术；档案管理；电子标签；高校图书馆

引言

随着信息化大数据时代的来临，信息渠道增多，互联网信息数量呈指数级增长，传统的档案倒排架、清点与整理等管理方式与管理流程已难以满足现代数字化时代档案管理的需求[1]，因此，对于档案管理人员来说，如何实现高效、准确、全面的档案信息识别与管理是现阶段档案管理领域亟须解决的问题。为此，近年来，人们开始将RFID技术应用于档案管理系统的建设中，通过无线射频技术对档案标签进行识别与智能分类，从而有效地提高了档案管理的效率。基于RFID技术的档案管理系统的构建，能够有效解决传统档案管理过程中存在的人工清点工作量较大、档案查找较慢、档案更新优化时效性不强等问题。基于此，本文设计了一种基于RFID技术的智能化档案管理系统，旨在实现对档案的系统化与自动化管理，提高档案管理的科学性。

1. RFID技术的概念

RFID技术是21世纪最具发展潜力的智能化技术之一，是一种集编码技术、识别技术、无线载体技术、通信技术为一体的数字化自动识别技术，在实际应用中又被称为无线射频识别技术[2]。RFID技术主要由三个核心部分组成，即读写器、射频电子标签、天线。其中，读写器主要用于对电子标签进行识别，在日常使用中分为固定式与手持式；射频电子标签具有唯一性，每个电子标签都对应一个电子编码，将其粘贴到物体表面，方便读写器进行信息的识别；而天线是指用于连接电子标签与读写器的射频信号，是实现远程数据采集功能的载体。在档案管理中应用RFID技术，是促进档案管理工作效率有效提升的重要方法，具体应用原理如图1所示。

2. 基于RFID技术的档案管理系统设计

基于RFID技术的档案管理系统设计主要包括整体的框架设计、硬件设计、管理流程设计三个方面。

2.1 整体的框架设计

基于RFID技术的档案管理系统的使用原理是利用RFID技术的无线射频信号，对存储了档案基本信息与历史查询使用记录的电子标签进行扫描与识别，从而实现对档案的自动化管理[3]。因此，在对基于RFID技术的档案管理系统进行整体的框架设计时，主要包括五个方面：（1）数据中心，即档案管理系统的核心，负责统领系统终端以及中心数据服务；（2）内务管理，负责新入档案信息的RFID标签的及时制作与装入，对设备终端进行管理，以及电子标签的打印与发行；（3）流通管理，负责实时追踪管理档案的借阅、归还以及异常流程，以便于及时处理相关档案的丢失与损坏情况，并采取有效措施；（4）查询系统，对相关档案进行具体位置与基本信息的查詢与定位，提高管理效率；（5）账号管理，主要对档案管理者与第三方用户身份账号的借阅、查询、归还等功能与权限进行设置和管理。

2.2 硬件设计

RFID技术功能的实现主要由射频电子标签、阅读器、天线等硬件设备共同完成[4]，因此，在对档案管理系统进行设计时，主要从以下几个方面进行：首先是射频电子标签的设计，通过电子标签录入档案基本信息（名称、编号、内容简介、标签定位等）、档案类别、档案级别、入库时间、档案保管时间、档案预存位置等。在档案管理过程中，射频电子标签的设计是后续开展管理工作的前提与基础性工作。其次是标签的安装设计，通常情况下，采用封装的方式将标签信息制成纸质不干胶或卡片的形状，并将其粘贴至对应的档案或档案盒表面，以便于管理人员对档案直接进行识别，从而提高档案管理的效率。再次是读写器的安装设计，固定式读写器一般安装在档案室的墙壁或天花板上，通过网线与主机服务器相连，实现网络覆盖范围内档案标签信息的传输。最后是天线的安装设计，须根据档案管理室的大小以及布局实际情况进行合理设计，从而保证档案信息准确及快速地传输。

2.3 流程设计

在档案管理过程中，RFID技术的应用流程设计主要包括档案信息采集、档案安全管理、系统管理等方面。其中，档案的信息采集内容包括档案标签的读取以及档案管理室门禁信号的采集等；档案的安全管理主要包括对档案的借阅、归还、门禁出入监控、档案室在线实时监控等档案安全问题的管理[5]；系统管理是指对档案日常管理的日志进行填写以及档案的定时盘点等。通过RIDF技术的应用，对相关的档案信息进行输入与校正，构建档案管理系统的数据模块，能够实现档案信息的查询与应用。基于RFID技术的档案管理系统的应用流程如图2所示。

3. 系统测试结果分析

3.1 测试环境构建

为验证上述基于RFID技术的档案管理系统在档案管理过程中应用的可行性，将采用测试系统对其使用功能进行测试，因此，首先对测试系统的环境进行构建，测试指标主要包括服务器系统、应用服务器、数据库服务器、网络环境、数据库管理软件等[6]，具体配置参数如表1所示。

完成测试环境搭建后，还需要对基于RFID技术的档案管理系统的客户端环境进行搭建与完善，主要配置项目包括网络环境、计算机配置、系统配置，具体配置参数如表2所示。

3.2 基于RFID技术的档案管理系统功能测试分析

系统测试环境与客户端环境搭建完成后，将对基于RFID技术的档案管理系统的功能进行测试分析，测试流程主要分为两个步骤：第一是档案的借阅管理，档案管理人员利用RFID读写设备对粘贴在档案表面的电子标签进行识别[7]，从而实现对档案基本信息的录入与借阅操作；第二是档案的归还管理，借阅者在使用完成归还档案时，通过档案管理系统客户端点击档案归还操作，对借阅出库的档案去向进行实时更新，完成档案的归还，从而形成连贯的管理记录，实现档案的高效管理。

3.3 基于RFID技术的档案管理系统性能测试分析

关于基于RFID技术的档案管理系统运行稳定性与安全性的具体情况，将采用分步测试的方式对系统性能进行测试与分析，通过7天24小时不间断的测试发现，上述构建的基于RFID技术的档案管理系统能够保持长期的稳定安全运行，对于档案管理水平的提升具有较大的促进作用。而关于系统的承载性能测试，主要通过使用多个用户管理系统同时操作的方式进行测试[8]。测试发现，基于RFID技术的档案管理系统能够同时承载多个用户进行档案的借阅与归还操作，且不存在异常行为，上述提出的管理系统在实际应用过程中具有可行性。

结语

综上所述，随着社会信息化建设水平的提升，智能化转型已成为各领域的发展趋势，在档案管理领域，数据信息数量激增，传统人工管理的工作效率严重制约了管理质量，基于RFID技术构建的档案管理模式可以有效解决传统方式存在的不足，实现档案的共享与动态化管理。

参考文献：

[1]何伟.浅析RFID技术及其在档案管理中的应用[J].卷宗，2021，11（4）：174.

[2]徐晓春.基于RFID技术的档案信息化管理模式探究[J].海峡科技与产业，2022，35（10）：79-81.

[3]相世强.基于RFID的智能档案管理系统设计及应用研究[J].电子技术与软件工程，2022（8）：239-242.

[4]Cui L.A Preliminary Study on the Management Strategy of University Personnel Files based on Artificial Intelligence Technology[J].Journal of Electronic Research and Application，2021，5（2）：1-4.

[5]王珊.RFID技术应用于高校档案智能化管理的现状与可行性分析研究[J].黑龙江档案，2021（1）：126-127.

[6]Xie W，Shan S.Library Archives Management Based on Electronic Technology[J].Journal of Electronic Research and Application，2022，6（2）：38-43.

[7]李永强.基于RFID技术的档案实体安全管理研究[J].通讯世界，2020，27（3）： 220-221.

[8]吳秀霞.档案管理应用RFID（电子标签）技术研究[J].兰台内外，2021（33）：25-26.

作者简介：索新玉，本科，馆员，研究方向：档案管理。